Quy định về các trường hợp không được công chứng

1. Quy định về các trường hợp không được công chứng:

1.1. Công chứng viên có quyền được từ chối công chứng không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Luật Công chứng 2014 sửa đổi bổ sung 2018, công chứng viên có các quyền sau đây: 

– Công chứng viên sẽ được pháp luật bảo đảm về quyền hành nghề công chứng;

– Được quyền tham gia thành lập các Văn phòng công chứng hoặc làm việc theo chế độ hợp đồng cho tổ chức hành nghề công chứng;

– Được quyền thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch dựa theo quy định Luật Công chứng 2014 sửa đổi bổ sung 2018;

– Được đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan trực tiếp thực hiện cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện việc công chứng;

– Được quyền từ chối thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội;

– Được thực hiện các quyền khác theo quy định Luật Công chứng 2014 sửa đổi bổ sung 2018 và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Như vậy, căn cứ theo quy định nêu trên thì công chứng viên có quyền được từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội.

1.2. Các trường hợp nào công chứng viên được quyền từ chối công chứng?

Tại Luật Công chứng 2014, công chứng viên được quyền từ chối công chứng nếu thuộc các trường hợp dưới đây:

– Thứ nhất: Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 56 Luật Công chứng 2014 đối với trường hợp công chứng viên đang có nghi ngờ về việc người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc có căn cứ để cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu đang bị lừa dối, đe dọa hoặc bị cưỡng ép thì công chứng viên sẽ đề nghị người lập di chúc làm rõ, trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng di chúc đó.

– Thứ hai: Tại Khoản 5 Điều 40 Luật Công chứng 2014 cũng nêu rõ trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng đang có vấn đề chưa rõ cần xem xét, việc giao kết hợp đồng, giao dịch đang có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên sẽ đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; Nếu trường hợp không làm rõ được các căn cứ nêu trên thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

– Cuối cùng, tại Khoản 6 Điều 40 Luật Công chứng 2014 Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong trường hợp dự thảo hợp đồng, giao dịch có các điều khoản vi phạm quy định của pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

Như vậy, các quy định nêu trên sẽ là căn cứ để công chứng viên từ chối thực hiện quyền công chứng.

2. Thời hạn công chứng tại các Văn phòng công chứng hiện nay là bao nhiêu?

Căn cứ theo quy định tại Điều 43 Luật Công chứng 2014 sửa đổi bổ sung 2018 quy định về thời hạn công chứng như sau:

– Thời hạn để thực hiện việc công chứng được xác định kể từ ngày thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian cho việc xác minh, giám định những nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch, niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, dịch giấy tờ, văn bản không tính vào thời hạn công chứng.

– Thời hạn để thực hiện việc công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch mà có nội dung phức tạp cần phải xác minh thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Như vậy, căn cứ theo quy định hiện nay thì thời hạn công chứng là không quá 02 ngày làm việc. Nếu trường hợp các hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp cần xác minh thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.

3. Bản chính văn bản công chứng phải được lưu trữ bao nhiêu năm?

Căn cứ theo quy định tại Điều 64 Luật Công chứng 2014 sửa đổi bổ sung 2018 quy định chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng như sau:

– Tổ chức đang hành nghề công chứng cần phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.

– Bản chính văn bản công chứng và những giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng sẽ phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; nếu trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì cần phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

– Nếu trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản đối với việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng sẽ phải có trách nhiệm cung cấp thêm bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính sẽ chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.

– Việc thực hiện kế hoạch kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng cần phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.

– Trong trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng sẽ do Văn phòng công chứng được chuyển đổi quản lý.

– Trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng sẽ phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng được Sở Tư pháp chỉ định.

– Đối với trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó sẽ phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận về hồ sơ công chứng; nếu trường hợp không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.

Như vậy, căn cứ theo quy định nêu trên thì bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm theo quy định trên.

4. Tiêu chuẩn để trở thành công chứng viên hiện nay:

Căn cứ theo quy định tại Điều 8 Luật Công chứng năm 2014 sửa đổi bổ sung 2018 quy định về tiêu chuẩn công chứng viên như sau:

– Công dân Việt Nam có địa chỉ thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đầy đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:

– Công dân có bằng cử nhân luật;

– Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các đơn vị cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;

– Tốt nghiệp khóa đào tạo về hành nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này;

– Đạt yêu cầu kiểm tra về kết quả tập sự hành nghề công chứng;

– Bảo đảm về sức khỏe để hành nghề công chứng.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

Luật Công chứng 2014 sửa đổi bổ sung 2018.