Quy định thủ tục xin con dấu của ban quản trị nhà chung cư

1. Quy định thủ tục xin con dấu của ban quản trị nhà chung cư:

Quy định về quy trình, thủ tục công nhận, xin con dấu của Ban quản trị nhà chung cư được thực hiện theo quy định tại Thông tư 02/2016/TT-BXD. Theo đó, căn cứ theo quy định tại Điều 22 của Thông tư 02/2016/TT-BXD (sửa đổi tại Điều 1 Thông tư 06/2019/TT-BXD), có thể khái quát thủ tục xin con dấu của Ban quản trị tòa nhà chung cư như sau:

Bước 1: Trong thời gian 10 ngày làm việc được tính bắt đầu kể từ ngày được Hội nghị nhà chung cư bầu (trong đó bao gồm trường hợp bầu Ban quản trị nhà chung cư lần đầu, bầu Ban quản trị trong trường hợp hết nhiệm kỳ hoặc trong trường hợp bị bãi nhiệm, thay thế; bầu ban quản trị nhà chung cư mới khi tách, sáp nhập Ban quản trị hoặc bầu thay thế trưởng Ban quản trị, phó Ban quản trị tòa nhà chung cư), Ban quản trị tòa nhà chung cư cần phải có trách nhiệm và nghĩa vụ nộp thành phần hồ sơ đề nghị công nhận Ban quản trị căn cứ theo quy định tại Điều 23 của Thông tư 02/2016/TT-BXD, nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện nơi có tòa nhà chung cư.

Bước 2: Trong khoảng thời gian 07 ngày làm việc được tính bắt đầu kể từ ngày nhận đầy đủ thành phần hồ sơ đề nghị của Ban quản trị tòa nhà chung cư, cơ quan có thẩm quyền đó là Ủy ban nhân dân cấp quận cần phải có trách nhiệm và nghĩa vụ kiểm tra hồ sơ, ban hành Quyết định công nhận ban quản trị tòa nhà chung cư. Trong trường hợp Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện trước đó đã ban hành Quyết định công nhận Ban quản trị tòa nhà chung cư thì cần phải thu hồi Quyết định này trước khi ra quyết định công nhận mới cho Ban quản trị tòa nhà chung cư. Cần phải lưu ý thêm, nội dung trong quyết định công nhận Ban quản trị tòa nhà chung cư sẽ bao gồm một số vấn đề cơ bản như sau:

• Tên Ban quản trị tòa nhà chung cư, mô hình hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư;

• Số lượng thành viên trong Ban quản trị;

• Họ và tên, chức danh của trưởng Ban quản trị, phó Ban quản trị;

• Nhiệm kỳ hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư;

• Trách nhiệm, nghĩa vụ thi hành quyết định của các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Bước 3: Sau khi có Quyết định công nhận Ban quản trị nhà chung cư của Ủy ban nhân dân cấp quận hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn, ban quản trị được công nhận cần phải có trách nhiệm và nghĩa vụ lập tài khoản hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư. Trong trường hợp tòa nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu khác nhau thì ban quản trị nhà chung cư cần phải lập tài khoản quản lý kinh phí bảo trì đối với phần sở hữu chung theo quy định của pháp luật về nhà ở, cùng với đó là thực hiện thủ tục đăng ký con dấu của Ban quản trị nhà chung cư theo quy định của pháp luật về đăng ký quản lý con dấu (tên ban quản trị nhà chung cư sẽ được khắc trên con dấu, cần phải trùng khớp với tên Ban quản trị nhà chung cư đã được cơ quan có thẩm quyền công nhận), ngoại trừ trường hợp Ban quản trị nhà chung cư đã có con dấu riêng và có tài khoản riêng được lập trước đó theo quy định của pháp luật. 

Đồng thời, Ban quản trị tòa nhà chung cư có một chủ sở hữu được hoạt động kể từ khi được Ủy ban nhân dân cấp quận hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã công nhận trên thực tế, Ban quản trị tòa nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu sẽ được hoạt động bắt đầu kể từ khi có con dấu riêng được đăng ký theo quy định của pháp luật, và có các tài khoản hợp pháp được lập theo quy định của pháp luật.

Riêng đối với Ban quản trị tòa nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu khác nhau, đã có con dấu riêng, có tài khoản riêng độc lập theo quy định của pháp luật tuy nhiên không thuộc trường hợp đổi tên Ban quản trị thì cần phải có văn bản thông báo cho tổ chức tín dụng nơi đã mở tài khoản kèm theo bản sao có chứng thực đối với Quyết định công nhận Ban quản trị để thực hiện các giao dịch có liên quan với tổ chức tín dụng theo quy định của pháp luật.

2. Chung cư có một chủ sở hữu thì Ban quản trị nhà chung cư có con dấu riêng không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 17 của Thông tư 02/2016/TT-BXD, có quy định về ban quản trị nhà chung cư. Theo đó:

• Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu khác nhau mà cần phải thành lập Ban quản trị nhà chung cư theo quy định của pháp luật về nhà ở, thì Ban quản trị nhà chung cư là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, hoạt động dựa trên mô hình quy định tại khoản 1 Điều 18 của Thông tư 02/2016/TT-BXD; Ban quản trị do Hội đồng nhà chung cư bầu, thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm được quy định cụ thể tại Điều 41 của Thông tư 02/2016/TT-BXD;

• Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu hoặc nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu khác nhau tuy nhiên có dưới 20 căn hộ, thì Hội nghị nhà chung cư được tổ chức để đưa ra quyết định thành lập Ban quản trị hoặc quyết định không thành lập Ban quản trị nhà chung cư. Trong trường hợp đưa ra quyết định thành lập Ban quản trị nhà chung cư thì nguyên tắc hoạt động, mô hình tổ chức của Ban quản trị đó sẽ được thực hiện theo quy định như sau: 

+ Trong trường hợp tòa nhà chung cư chỉ có một chủ sở hữu duy nhất thì Ban quản trị nhà chung cư sẽ không có tư cách pháp nhân, không có con dấu riêng, Ban quản trị hoạt động theo mô hình được quy định tại khoản 3 Điều 18 Thông tư 02/2016/TT-BXD, thực hiện các quyền và trách nhiệm được quy định tại khoản 2 Điều 41 của Thông tư 02/2016/TT-BXD;

+ Trong trường hợp tòa nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu khác nhau thì mô hình hoạt động, nguyên tắc hoạt động của Ban quản trị tòa nhà chung cư sẽ được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 17 của Thông tư 02/2016/TT-BXD.

• Ban quản trị tòa nhà chung cư theo quy định của pháp luật sẽ có nhiệm kỳ hoạt động 03 năm, được bầu lại tại Hội nghị tòa nhà chung cư thường niên của năm cuối nhiệm kỳ, ngoại trừ trường hợp họp Hội nghị nhà chung cư bất thường để thực hiện thủ tục bầu thay thế Ban quản trị nhà chung cư.

Như vậy, trong trường hợp chung cư chỉ có một chủ sở hữu duy nhất thì Ban quản trị nhà chung cư sẽ không có tư cách pháp nhân, không có con dấu riêng.

3. Quy chế hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư có bao gồm việc quản lý con dấu không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 28 của Thông tư 02/2016/TT-BXD, có quy định về quy chế hoạt động, quy chế thu/chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư. Theo đó, quy chế hoạt động, quy chế thu chi tài chính, chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư sẽ do Hội nghị nhà chung cư thông qua, đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, vô tư, khách quan, tuân thủ theo quy định tại Thông tư 02/2016/TT-BXD, pháp luật về nhà ở và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan. Quy chế hoạt động của Ban quản trị tòa nhà chung cư sẽ bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:

• Mô hình hoạt động của Ban quản trị tòa nhà chung cư, mối liên quan giữa các thành viên trong Ban quản trị nhà chung cư và các tổ chức khác có liên quan trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư;

• Nguyên tắc tổ chức cuộc họp Ban quản trị, trong đó bao gồm quy định về: người triệu tập cuộc họp, điều kiện tiến hành cuộc họp, người chủ trì cuộc họp, nội dung biên bản họp, cách thức biểu quyết trong cuộc họp, quyết định các vấn đề thuộc trách nhiệm và quyền hạn của ban quản trị tòa nhà chung cư, hiệu lực các quyết định của Ban quản trị nhà chung cư;

• Quyền và nghĩa vụ của Ban quản trị nhà chung cư, trách nhiệm cụ thể của từng thành viên trong ban quản trị, trong đó cần phải nêu rõ: trách nhiệm ký văn bản, ký kết hợp đồng với các đơn vị quản lý vận hành, các đơn vị bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư, trách nhiệm điều hành hoặc ký kết văn bản trong trường hợp vắng mặt trưởng Ban quản trị hoặc phó Ban quản trị nhà chung cư, trách nhiệm quản lý con dấu của Ban quản trị nhà chung cư (trong trường hợp ban quản trị có con dấu riêng);

• Quyền được cung cấp các thông tin có liên quan, trách nhiệm cung cấp thông tin giữa các thành viên trong Ban quản trị nhà chung cư;

• Cơ chế báo cáo, thông qua các khoản thu/chi của Ban quản trị nhà chung cư, người chịu trách nhiệm quản lý thành phần hồ sơ, giấy tờ trong quá trình hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư;

• Quá trình tiếp nhận ý kiến, phản hồi các ý kiến của chủ sở hữu, người sử dụng căn hộ chung cư, xử lý các trường hợp liên quan đến vấn đề bãi nhiệm, miễn nhiệm thành viên trong Ban quản trị nhà chung cư, trách nhiệm bồi thường thiệt hại của những người có hành vi vi phạm pháp luật;

• Một số nội dung khác tùy theo đặc điểm của từng tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư.

Như vậy, quy chế hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư sẽ bao gồm vấn đề quản lý con dấu của Ban quản trị, trong trường hợp Ban quản trị nhà chung cư có con dấu riêng

THAM KHẢO THÊM:

• Điều kiện để được ứng cử vào ban quản trị nhà chung cư
• Quy trình và quy chế bầu ban quản trị nhà chung cư
• Trình tự, thủ tục thành lập ban quản trị nhà chung cư