Quản trị hàng tồn kho là gì? Vai trò của quản lý hàng tồn kho?

1. Quản trị hàng tồn kho là gì?

Quản trị hàng tồn kho là quản lý nhằm đảm bảo mức tồn kho tối ưu về nguồn lực đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất, thỏa mãn yêu cầu của khách hàng và giảm tối đa chi phí tồn kho cho doanh nghiệp.

Quản trị tồn kho là công việc phức tạp là luôn có hai mặt trái ngược nhau. Một mặt doanh nghiệp cần tăng lượng tồn kho để đảm bảo quá trình sản xuất liên tục, không bị gián đoạn và đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng. Mặt khác, lượng tồn kho tăng kéo theo các chi phí liên quan đến tồn kho như chi phí lưu kho, quản lí… cũng tăng theo. Vì vậy, các doanh nghiệp tìm cách xác định điểm cân bằng mức độ đầu tư cho lượng tồn kho và lợi ích thu được từ việc thỏa mãn nhu cầu sản xuất và nhu cầu khách hàng với chi phí thấp nhất.

2. Phương pháp quản trị hàng tồn kho:

Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh hoặc sản phẩm được phân tích, một công ty sẽ sử dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau. Một số phương pháp quản lý này bao gồm sản xuất đúng lúc (JIT), lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu (MRP), số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) và số ngày bán hàng tồn kho (DSI) .

– Just-in-Time Management (JIT) – Mô hình sản xuất này bắt nguồn từ Nhật Bản vào những năm 1960 và 1970. Toyota Motor ( TM ) đã đóng góp nhiều nhất cho sự phát triển của nó. Phương pháp này cho phép các công ty tiết kiệm một lượng tiền đáng kể và giảm lãng phí bằng cách chỉ giữ lại hàng tồn kho mà họ cần để sản xuất và bán sản phẩm. Cách tiếp cận này làm giảm chi phí lưu kho và bảo hiểm, cũng như chi phí thanh lý hoặc loại bỏ hàng tồn kho dư thừa. Quản lý hàng tồn kho của JIT có thể gặp nhiều rủi ro. Nếu nhu cầu đột ngột tăng đột biến, nhà sản xuất có thể không tìm được nguồn hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu đó, gây tổn hại đến uy tín của họ với khách hàng và thúc đẩy hoạt động kinh doanh của họ đối với các đối thủ cạnh tranh. Ngay cả những sự chậm trễ nhỏ nhất cũng có thể là vấn đề; nếu đầu vào chính không đến “đúng lúc”, có thể dẫn đến tắc nghẽn.

– Lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) – Phương pháp quản lý hàng tồn kho này phụ thuộc vào dự báo bán hàng, có nghĩa là nhà sản xuất phải có hồ sơ bán hàng chính xác để có thể lập kế hoạch chính xác về nhu cầu hàng tồn kho và thông báo những nhu cầu đó với nhà cung cấp nguyên vật liệu một cách kịp thời. Ví dụ: một nhà sản xuất đồ trượt tuyết sử dụng hệ thống kiểm kê MRP có thể đảm bảo rằng các vật liệu như nhựa, sợi thủy tinh, gỗ và nhôm có trong kho dựa trên các đơn đặt hàng được dự báo. Không có khả năng dự báo chính xác doanh số bán hàng và lập kế hoạch mua hàng tồn kho dẫn đến việc nhà sản xuất không có khả năng đáp ứng các đơn đặt hàng.

– Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) – Mô hình này được sử dụng trong quản lý hàng tồn kho bằng cách tính toán số lượng đơn vị mà một công ty nên thêm vào hàng tồn kho của mình với mỗi đơn đặt hàng theo lô để giảm tổng chi phí hàng tồn kho trong khi giả định nhu cầu của người tiêu dùng không đổi. Chi phí tồn kho trong mô hình bao gồm chi phí nắm giữ và chi phí thiết lập. Mô hình EOQ nhằm đảm bảo lượng hàng tồn kho phù hợp được đặt hàng mỗi đợt để một công ty không phải đặt hàng quá thường xuyên và không có lượng hàng tồn kho dư thừa. Nó giả định rằng có sự cân bằng giữa chi phí giữ hàng tồn kho và chi phí thiết lập hàng tồn kho, và tổng chi phí hàng tồn kho được giảm thiểu khi cả chi phí thiết lập và chi phí nắm giữ đều được giảm thiểu.

– Số ngày bán hàng tồn kho (DSI) – là một tỷ số tài chính cho biết thời gian trung bình trong ngày mà một công ty cần để chuyển hàng tồn kho của mình, bao gồm cả hàng hóa đang làm dở, thành hàng bán. DSI còn được gọi là tuổi trung bình của hàng tồn kho, số ngày tồn kho (DIO), số ngày tồn kho (DII), số ngày bán hàng  trong  hàng tồn kho hoặc số ngày tồn kho và được hiểu theo nhiều cách. Cho biết tính thanh khoản của hàng tồn kho, con số này đại diện cho lượng hàng tồn kho hiện tại của một công ty sẽ tồn tại trong bao nhiêu ngày. Nói chung, DSI thấp hơn được ưa thích hơn vì nó cho biết thời gian giải phóng hàng tồn kho ngắn hơn, mặc dù DSI trung bình khác nhau giữa các ngành.

Quản trị hàng tồn kho trong Tiếng Anh là “inventory management“.

3. Vai trò của quản lý hàng tồn kho:

Vai trò của quản lý hàng tồn kho được thể hiện:

– Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại vật tư có tác động mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

– Đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành kiên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch.

– Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

– Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp vật tư, đối chiếu với tình hình sản xuất, kinh doanh và tình hình kho tàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khắc phục kịp thời.

– Đảm báo có đủ hàng hóa thành phẩm để cung ứng ra thị trường.

Ý nghĩa của hoạt động quản lý hàng tồn kho:

– Công tác quản trị hàng tồn kho có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình hoạt đồng sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại vật tư, năng lượng đủ về số lượng, kịp về thời gian. Đúng về quy cách phẩm chất, chất lượng. Đó là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm được.

– Doanh nghiệp sản xuất cần phải có vật tư, năng lượng mới có thể tồn tại được. Vì vậy đảm báo nguồn vật tư năng lượng cho sản xuất là một tất yếu khách quan, mộ điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội.

– Doanh nghiệp thương mại cần phải có hàng hóa thì mới tồn tại được, chính vì vậy cần phải đảm bảo có đủ hàng hóa để cung ứng cho thị trường và xã hội.

Những thách thức về quản lý hàng tồn kho

Những thách thức chính của việc quản lý khoảng không quảng cáo là có quá nhiều hàng tồn kho và không thể bán được, không có đủ hàng tồn kho để đáp ứng các đơn đặt hàng và không hiểu bạn có những mặt hàng nào trong kho và vị trí của chúng. Những trở ngại khác bao gồm:

– Nhận thông tin chi tiết về kho hàng chính xác: Nếu bạn không có thông tin chi tiết về kho hàng chính xác, không có cách nào để biết khi nào nên nạp thêm hàng hoặc cổ phiếu nào di chuyển tốt.

– Quy trình kém: Quy trình thủ công hoặc lỗi thời có thể khiến công việc dễ xảy ra lỗi và làm chậm hoạt động.

– Thay đổi nhu cầu của khách hàng: Thị hiếu và nhu cầu của khách hàng thay đổi liên tục. Nếu hệ thống của bạn không thể theo dõi xu hướng, làm thế nào bạn biết được khi nào sở thích của họ thay đổi và tại sao?

– Sử dụng Không gian Kho Tốt: Nhân viên lãng phí thời gian nếu các sản phẩm tương tự khó định vị. Thành thạo quản lý hàng tồn kho có thể giúp loại bỏ thách thức này.

Hàng tồn kho của một công ty là một trong những tài sản có giá trị nhất. Trong bán lẻ, sản xuất, dịch vụ thực phẩm và các lĩnh vực sử dụng nhiều hàng tồn kho khác, đầu vào và thành phẩm của một công ty là cốt lõi của hoạt động kinh doanh. Việc thiếu hàng tồn kho khi nào và ở đâu cần thiết có thể cực kỳ bất lợi.

Đồng thời, hàng tồn kho có thể được coi là một khoản nợ phải trả (nếu không phải theo nghĩa kế toán). Một lượng lớn hàng tồn kho có nguy cơ bị hư hỏng, mất cắp, hư hỏng hoặc thay đổi theo yêu cầu. Hàng tồn kho phải được bảo hiểm và nếu không được bán kịp thời, nó có thể phải được xử lý theo giá thông quan — hoặc chỉ đơn giản là bị tiêu hủy.