Quản trị là gì? Lấy ví dụ minh họa? Sự khác nhau với quản lý?

1. Quản trị là gì?

Như đã biết thì quản trị là một trong những khái niệm rất phổ biến. Tuy nhiên, thuật ngữ “Quản trị” là danh từ được biết đến rất khó để định nghĩa. Đối với mỗi góc nhìn khác nhau của những tác giả khác nhau thì sẽ đưa ra được khái niệm về quản trị tương đối khác nhau. Theo như sự tìm hiểu của tác giả thì khái niệm về quản trị được định nghĩa như sau:

Thứ nhất, theo Harold Koontz và Cyril O’Donnell thì khái niệm về quản trị được hiểu: “Quản trị là thiết lập và duy trì một môi trường mà các cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả.”

Thứ hai, theo Robert Albanese thì lại định nghĩa về quản trị là: “Quản trị là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức.”

Thứ ba, theo James Stoner và Stephen Robbins quản trị lại được biết đến là: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”.

Suy cho cùng, thì quản trị nên được hiểu một cách đơn giản nhất đó chính là phối hợp hiệu quả các hoạt động của người cùng chung trong tổ chức. Để có thể phối hợp nguồn lực của tổ chức lại với nhau trong mà quá trình nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra thì đó cũng được xem là một phần của quản trị. Các thuật ngữ như: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra, được biết đến là nội dung mà các nhà quản trị thực hiện trong qua strinfh làm việc của mình.

Theo một định nghĩa rộng hơn và được sử dụng phổ biến hơn thì quản trị được nói một cách tổng quan nhất là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm thành đạt những mục tiêu chung. Từ nhận định này về định nghĩa quản trị, có thể khẳng định chắc chắn một điều rằng khi cá nhân tự mình hoạt động thì không cần phải làm những công việc quản trị. Trái lại, công việc quản trị lại cần thiết khi có các tổ chức.

Tại sao tác giả lại đưa ra nhận định trong khái niệm này? Bởi lẽ, thuận theo tự nhiên thì trong một tổ chức mỗi người mỗi ý và không ai muốn nghe ai thì sẽ thành ra trong tổ chức đó mỗi người, thì mỗi người, mỗi bộ phận trong cùng một tổ chức sẽ không biết phải làm gì, và mục tiêu chung sẽ không bao giờ đạt được. Cũng chính vì vậy mà cần có những kế hoạch, có những tổ chức, hay thậm chí là những sự kích thích động viên nhau trong công việc của mỗi người mỗi bộ phận và kết thức nó bàng sự kiểm tra là vô cùng cần thiết.

2. Bản chất và chức năng của quản trị:

Quản trị giúp tìm ra phương thức phù hợp để công việc hiệu quả cao nhất, chi phí ít nhất. Tuy có nhiều khái niệm khác nhau về quản trị là gì nhưng bản chất của quản trị chỉ có một.

Quản trị cần ba yếu tố điều kiện cơ bản sau.

– Phải có chủ thể quản trị.  Đó là các nhân tố tạo ra các tác động quản trị, đối tượng quản trị tiếp. Đối tượng bị quản trị phải chịu tiếp nhận sự tác động đó. Tác động có thể diễn ra một hoặc nhiều lần liên tục.

– Phải có mục tiêu đặt ra cho chủ thể quản trị và đối tượng.  Đây là căn cứ để chủ thể tạo ra các nhân tố tác động. Chủ thể quản trị gồm một hoặc nhiều người. Đối tượng là một tổ chức, một tập thể hoặc thiết bị, máy móc.

– Phải có một nguồn lực. Nguồn lực giúp chủ thể quản trị khai thác trong quá trình quản trị.

Khi tìm hiểu quản trị là gì, bạn sẽ được biết đến 4 chức năng cơ bản bao gồm: 

Thứ nhất,  hoạch định: Hoạch định bao gồm: Xác định rõ mục tiêu, phương hướng dự thảo chương trình hành động tạo ra các lịch trình hành động đề ra biện pháp kiểm soát cải tiến, phát triển tổ chức chức năng hoạch định giúp phối hợp hoạt động giữa các nhân viên, giúp tổ chức hoạt động hiệu quả.

Thứ hai,  tổ chức: Quản trị có vai trò tổ chức.

Thứ ba, lãnh đạo: Quản trị bao gồm hoạt động lãnh đạo tổ chức. Đó là tác động của các nhà quản trị với cấp dưới của mình. 

Thứ tư, kiểm soát: Quản trị là hoạt động kiểm soát. Quản trị phải cố gắng đảm bảo tổ chức đang vận hành đúng theo mục tiêu, phương hướng đề ra.

3. Lấy ví dụ minh họa:

Ví dụ: nếu một người nghệ sỹ tự mình chơi đàn thì không cần đến người chỉ huy người nhạc trưởng. Nhưng một dàn nhạc thì cần phải có người chỉ huy, người nhạc trưởng.

Ví dụ như công trình vĩ đại Kim Tự Tháp ở Ai Cập. Dù đã trải qua ngàn đời nhưng nó vẫn tồn tại đến tận ngày nay. Để xây dựng nên công trình mang tầm vóc thế giới này thì hẳn cần đến hoạt động quản trị. Hoạt động quản trị được nhận định và biết đến ở đây là các hoạch định, các bản dự kiến công việc cần làm. Ngoài ra còn cần đến tổ chức, điều động nhân sự, vật liệu xây dựng. Dĩ nhiên không thể thiếu những người điều khiển, kiểm soát để hoàn thành đúng tiến độ công việc.

4. Sự khác nhau giữa quản trị với quản lý:

Quản trị và quản lý là hai khái niệm bị hầu hết mọi người đều hiểu nhận nó có nghĩa giống nhau. Trên thực tế hiện nay vẫn chưa có sự thống nhất hoàn toàn nào để phân biệt hai thuật ngữ trên. Tuy nhiên thì quản trị và quản lý sẽ có những chức năng khác nhau trong việc phát triển của một tổ chức. Ở nhiều nơi, hai thuật ngữ này được tráo đổi và dùng với ý nghĩa giống nhau. Quản trị (Administration) là toàn bộ quá trình đưa ra các quyết định về chính sách, quy tắc, mục tiêu. Đây là các hoạt động cấp cao. Quản lý (management) là tiếp nhận, kết nối, thi hành điều phối để hướng tới mục tiêu của quản trị.

Khái niệm:

– Quản trị là việc thành lập các mục tiêu, chính sách quan trọng của các tổ chức.

– Hành động hoặc chức năng của việc đưa vào thực hành các chính sách, kế hoạch đã được quyết định thực hiện bởi người quản trị thì lại được biết đến là nội dung của quản lý.

Về đối tượng: Quản lý là quản lý công việc. Quản trị là quản trị con người.

Về bản chất:

– Đưa ra quyết định được biết đến đó chính là chức năng của quản trị. Bởi vì quản trị thành lập ra mục tiêu, chính sách cho tổ chức.

– Thi hành lại được xem là chức năng của quản lý. Quản lý là hành động để thực hành chính sách đã được quyết định bởi quản trị.

Về quá trình: Quản lý quyết định ai, như thế nào? Quản trị quyết định trả lời cho câu hỏi cái gì và bao giờ?

Về cấp bậc: Quản trị là cấp cao nhất, Quản lý là hoạt động cấp trung

Về chức năng:

– Quản lý có chức năng thi hành. Người quản lý hoàn thành công việc của mình dưới sự giám sát nhất định. Chức năng quan trọng nhất của quản lý là thúc đẩy và kiểm soát nhân viên.

– Quản trị có chức năng tư duy.Các kế hoạch và chính sách được quyết định dựa theo các tư duy. Chức năng quan trọng nhất của quản trị là lập kế hoạch.

Về mức độ ảnh hưởng:

– Các quyết định quản lý đưa ra bị ảnh hưởng bởi quyết định, quan điểm của nhà quản lý.

– Quản trị đưa ra quyết định bị ảnh hưởng bởi cộng đồng, chính phủ, phong tục…

Về tổ chức:

– Quản trị thường thấy ở các cơ quan chính phủ, quân sự, tôn giáo, giáo dục, doanh nghiệp

– Quản lý thường thấy ở các doanh nghiệp.

Về các vấn đề xử lý:

– Quản trị thường xử lý các khía cạnh kinh doanh, chẳng hạn như tài chính. Nó là một hệ thống các tổ chức có hiệu quả để quản trị con người và nguồn lực. Đồng thời nó giúp cho nhân viên nỗ lực đạt được các mục tiêu chung. Quản trị phải kết hợp cả lãnh đạo và tầm nhìn.

– Quản lý là một tập hợp con của chính quyền. Quản lý xử lý các vấn đề về hoạt động, vận hành của một tổ chức. Dù là quản lý hay quản trị thì đều cần tuân thủ theo nguyên tắc, quy định, phương pháp, luật lệ và các quy chế nhất định. Đây đều là công việc mang tính khoa học.

Như vậy, có thể thấy rằng quản trị và quản lý sẽ có những tiêu chí khác nhau để phân biệt như: các vấn đề xử lý, về đối tượng, về bản chất, về tổ chức, về mức độ ảnh hưởng, về quá trình, về cấp bậc, về chức năng.Nhưng đối với một tổ chức thì cấp bậc của quản trị cũng được nhận định là cao nhất và chức năng của nó cũng ảnh hưởng rất lớn đến các thành viên khác khi nhận được công việc từ người quản trị.