Phụ lục hợp đồng có phải đóng dấu và giáp lai không?

1. Phụ lục hợp đồng có phải đóng dấu và giáp lai không?

Hiện nay, văn bản cần được đóng dấu giáp lai đang được quy định một cách chi tiết tại Điều 49 của Văn bản hợp nhất Luật công chứng năm 2018. Cụ thể như sau:

– Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì theo quy định của pháp luật, từng trang của văn bản đó sẽ phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có số lượng từ 02 trang trở lên sẽ cần phải được thực hiện hoạt động đóng dấu giáp lai giữa các tờ;

– Dấu của các cơ quan, tổ chức được trình bày theo quy định của pháp luật. Dấu giáp lai sẽ được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, hoặc phụ lục của văn bản đó, bao trùm lên một phần của tờ giấy, mỗi dấu giáp lai sẽ đóng tối đa 05 trang văn bản.

Bên cạnh đó, căn cứ theo quy định tại Điều 13 của Thông tư 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, có quy định, trường hợp loại chứng được quy tại tờ liền sau của trang có chữ ký thì cần phải tiến hành hoạt động đóng dấu giáp lai giữa các tờ giấy, văn bản chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng đó.

Ngoài ra, căn cứ theo quy định tại Điều 20 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (hướng dẫn tại Thông tư 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch), có quy định: Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu giáp lai của các cơ quan tổ chức thực hiện thủ tục chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối cùng, nếu bản sao có từ 02 tờ trở lên thì sẽ phải thực hiện hoạt động đóng dấu giáp lai trên thực tế. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực giống nhau.

Về vấn đề phụ lục hợp đồng, căn cứ theo quy định tại Điều 403 của Bộ luật dân sự năm 2015 có quy định về phụ lục hợp đồng như sau:

– Hợp đồng có thể có phụ lục hợp đồng kèm theo để quy định chi tiết một số điều khoản của hợp đồng. Phụ lục hợp đồng có hiệu lực giống như hợp đồng;

– Nội dung của phụ lục hợp đồng không được trái với nội dung của hợp đồng;

– Trong trường hợp phụ lục hợp đồng có các điều khoản với nội dung trái với điều khoản được quy định trong hợp đồng thì điều khoản đó sẽ không có hiệu lực, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác;

– Trong trường hợp các bên chấp nhận phụ lục hợp đồng có những điều khoản trái ngược với điều khoản được quy định trong hợp đồng thì coi như điều khoản đó trong hợp đồng đã được sửa đổi bởi phụ lục hợp đồng.

Như vậy có thể nói, trong quá trình giao kết phụ lục hợp đồng có nhiều trang, thông thường các doanh nghiệp và công ty sẽ đóng dấu giáp lai trên phụ lục hợp đồng đó. Tuy nhiên, không có quy định bắt buộc nào phải đóng dấu giáp lai trên phụ lục hợp đồng. Phụ lục hợp đồng có hiệu lực hay không có hiệu lực sẽ phụ thuộc vào nội dung của phụ lục hợp đồng, phụ lục hợp đồng có hiệu lực phụ thuộc vào hợp đồng gốc. Việc đóng dấu giáp lai chỉ nhằm mục đích bảo toàn tính với anh tròn của văn bản, tránh trường hợp sửa chữa và thay đổi nội dung trong phụ lục hợp đồng đó. Nếu phụ lục hợp đồng không có dấu giáp lai thì cũng không ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của phụ lục hợp đồng, trừ trường hợp các cơ quan quản lý chuyên ngành có hướng dẫn cụ thể bắt buộc phụ lục hợp đồng phải cần dấu giáp lai. Vì vậy cho nên, trong trường hợp các bên tham gia hợp đồng lập phụ lục hợp đồng để bổ sung chi tiết một số điều khoản trong hợp đồng đó, các bên đã ký và đóng dấu vào cuối trang của phụ lục hợp đồng, phụ lục hợp đồng được lập với hình thức giống với hợp đồng gốc và có nội dung phù hợp với hợp đồng gốc, như vậy thì phụ lục hợp đồng đó sẽ có giá trị.

2. Hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai đúng quy định pháp luật: 

Căn cứ theo quy định tại Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, có quy định về việc sử dụng con dấu và các thiết bị lưu khóa bí mật. Theo đó, việc sử dụng con dấu, đóng dấu giáp lai trên hợp đồng nói chung và trên phụ lục hợp đồng nói riêng cần phải tuân thủ theo quy định sau:

– Đóng dấu phải rõ ràng, phải ngay ngắn, phải đúng chiều theo quy định của pháp luật, quá trình đóng dấu phải dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định của pháp luật;

– Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải bao trùm với khoảng diện tích một phần ba (1/3) chữ ký về phía bên trái;

– Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục hợp đồng, dấu sẽ được đóng lên trang đầu và bao trùm một phần tên của các cơ quan và tổ chức hoặc bao trùm một phần tiêu đề phụ lục;

– Việc đóng dấu treo, đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên các văn bản giấy tờ sẽ do người đứng đầu các cơ quan và tổ chức quy định cụ thể;

– Đóng dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép bên phải của văn bản hoặc phụ lục của văn bản, bao trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu sẽ được đóng tối đa 05 tờ văn bản theo quy định của pháp luật.

Như vậy có thể nói, trong trường hợp đóng dấu giáp lai thì cần phải tuân thủ theo cách đóng dấu nêu trên.

3. Tại sao cần phải đóng dấu giáp lai cho hợp đồng có nhiều trang?

Việc đóng dấu giáp lai có vai trò vô cùng quan trọng. Nhìn chung, việc đóng dấu giáp lai cần phải đảm bảo con dấu có đầy đủ trên các trang, chúng được xếp chồng lên nhau bởi những lý do cơ bản sau:

– Cần phải được đảm bảo các trang trong hợp đồng đều có giá trị pháp lý tương đương;

– Nghiêm cấm các hành vi sửa chữa bổ sung trái quy định pháp luật, tránh trường hợp có hành vi xấu cố tình tráo đổi nội dung hợp đồng và trên các văn bản;

– Đối với các hồ sơ thầu sẽ được sử dụng dấu giáp lai nhiều hơn trên thực tế hiện nay. Bởi xét về mặt tính chất chung, tất cả các loại hồ sơ khi tham gia gói thầu thông thường sẽ có nhiều tài liệu chung nhau. Hơn thế nữa, đối với các bộ hồ sơ thầu cũng cần phải đảm bảo giống nhau tuyệt đối về mặt nội dung đến hình thức thể hiện bên ngoài. Vì vậy đóng dấu giáp lai để tránh trường hợp gian lận trong quá trình tham gia các giao dịch.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư;

– Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2018 Luật Công chứng;

– Thông tư 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

– Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.