Phòng ban nào chịu trách nhiệm lập hồ sơ mời thầu trong công ty? Hồ sơ mời thầu gồm những gì?
Đấu thầu chính là việc đưa ra các điều kiện và yêu cầu và thông qua giao dịch đặc biệt mà chọn ra nhà thầu thực hiện dự án, công trình phù hợp với khả năng của nhà thầu đó, việc đấu thầu thực hiện theo quy định mà pháp luật đề ra và lập hồ sơ mời thầu theo quy định. Thủ tục đầu tiên của đấu thầu chính là mời thầu vậy thì phòng ban nào chịu trách nhiệm lập hồ sơ mời thầu trong công ty? Dưới đây là thông tin chi tiết về nội dung này.
Cơ sở pháp lý:
Luật đấu thầu 2013
Luật sư tư vấn pháp luật miễn phí qua điện thoại 24/7: 1900.6568
1. Phòng ban nào chịu trách nhiệm lập hồ sơ mời thầu trong công ty?
Tóm tắt câu hỏi:
Tôi muốn hỏi trong công ty thì phòng ban nào chịu trách nhiệm lập hồ sơ mời thầu? Công ty tôi chỉ có phòng Hành chính Nhân sự, Phòng Kế toán và Phòng Kỹ thuật. Mong Luật sư giải đáp giúp tôi. Trân trọng cảm ơn!?
Luật sư tư vấn:
Theo quy định pháp luật, không có quy định cụ thể giao cho phòng, ban nào lập hồ sơ mời thầy tuy nhiên đối với người đứng ra lập hồ sơ mời thầu phải đảm bảo điều kiện nhất định của Luật đấu thầu 2013 và
“Điều 16. Điều kiện đối với cá nhân tham gia hoạt động đấu thầu
1. Cá nhân tham gia hoạt động đấu thầu phải có chứng chỉ đào tạo về đấu thầu và có trình độ chuyên môn, năng lực, kinh nghiệm, ngoại ngữ phù hợp với yêu cầu của gói thầu, dự án, trừ cá nhân thuộc nhà thầu, nhà đầu tư.
2. Cá nhân tham gia trực tiếp vào việc lập hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; đánh giá hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất thuộc tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp, doanh nghiệp, đơn vị hoạt động tư vấn đấu thầu, ban quản lý dự án chuyên nghiệp phải có chứng chỉ hành nghề hoạt động đấu thầu.”
Vậy, đơn vị của bạn cần lưu ý các nội dung về điều kiện nêu trên để thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Khi tiến hành các hoạt động mời thầu thì việc ký kết giữa nhà thầu và chủ đầu tư phải thực hiện theo các Mẫu hợp đồng được pháp luật quy định cụ thể để có thể đúng thủ tục và có giá trị về mặt pháp lý. Đối với từng lĩnh vực mời thầu thì pháp luật có quy định chi tiết riêng cho từng mẫu, theo đó nên khi lập hồ sơ mời thầu, công ty bạn phải lập hồ sơ trên căn cứ quy mô, tính chất của gói thầu và điều kiện của thị trường mà đưa ra các yêu cầu trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế; không được đưa ra các điều kiện nhằm hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc nhằm tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng. Khi lập hồ sơ mời thầu công ty bạn tham khảo một số mẫu hồ sơ cụ thể như:
+ Đối với việc mời thầu trong lĩnh vực mời thầu quan tâm dịch vụ tư vấn bạn có thể tham khảo Mẫu hồ sơ số 02 Ban hành kèm theo
+ Đối với hồ sơ mời thầu xây lắp bạn có thể tham khảo Mẫu 01, Mẫu số 02, Mẫu số 03 Ban hành kèm theo Thông tư 03/2015/TT-BKHĐT cho từng hạng mục cụ thể.
+ Đối với hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa thì bạn có thể tham khảo các mẫu số 01, Mẫu số 02 ban hành kèm theo
Kết luận: Như vậy, đối với câu hỏi bạn đua ra chúng tôi xin kết luận theo quy định của pháp luật rằng việc lập hồ sơ mời thầu do bên mời thầu tự lập, chỉ cần đảm bảo đủ điều kiện phát hành hồ sơ mời thầu theo quy định tại Điều 7 – Luật đấu thầu 2013 theo quy định thì có thể phát hành hồ sơ mời thầu cho các nhà thầu khác tham gia đấu thầu, lựa chọn nhà thầu.
2. Hồ sơ mời thầu gồm những gì?
Có thể nói mời thầu là một trong những yếu tố căn bản quyết định chất lượng và hiệu quả của gói thầu trên thực tế đối với các dự án, công trình…. Theo đó mà công việc lập hồ sơ mời thầu cần được đặc biệt quan trọng. Nhu vậy với những gói thầu mà bên mời thầu chưa đủ kinh nghiệm. Ví dụ như Công ty sản xuất giày da thuê xây dựng nhà xưởng của mình thì bên mời thầu có thể lập tổ chuyên gia hoặc thuê tư vấn để giúp lập hồ sơ mời thầu.
Theo quy định của pháp luật thì về nội dung hồ sơ mời thầu phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu phù hợp theo quy định. Hồ sơ mời thầu được lập ra càng rõ ràng càng tốt bao gồm các yếu tố như loại hàng hóa đặt mua, địa điểm và thời gian giao hàng hoặc lắp đặt, yêu cầu bảo hành, bảo trì, yêu cầu bảo hành, bảo trì, mô tả chi tiết về kỹ thuật, tiêu chuẩn của tất cả những đặc điểm chủ yếu của hàng hóa, dịch vụ mua sắm, phải có khuyến cáo rằng bất kỳ sự không tuân thủ nào với những đặc điểm chủ yếu này sẽ làm cho hồ sơ dự thầu bị coi là không đáp ứng yêu cầu đặt ra.
Ngoài ra để hồ so mời thầu đầy đủ nội dung và hiệu quả hơn thì pháp luật quy định hồ sơ mời thầu phải có những phương pháp đánh giá hồ sơ và điều kiện xét thầu và hải có những yếu tố, cơ sở sẽ được dùng để so sánh các hồ sơ dự thầu với nhau để chọn ra nhà thầu phù hợp nhất, Nếu như bên mời thầu sửa đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu bên mời thầu phải gửi nội dung đã sửa đổi bằng văn bản tới các tất cả các bên dự thầu trước thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu ít nhất là 10 ngày để các bên dự thầu có thể căn cứ vào đó để hoàn thiện hồ sơ dự thầu của mình được tốt hơn và phù hợp hơn.
Căn cứ theo quy định tại Điều 218 Luật thương mại 2005 quy định Hồ sơ mời thầu bao gồm:
– Thông báo mời thầu
Do yêu cầu đảm bảo tính cạnh tranh trong đấu thầu mà tất cả các gói thầu đều phải thông báo công khai. Tùy vào hình thức đấu thầu rộng rãi hay hạn chế mà thông báo rộng rãi hay hạn chế. Thông báo mời thầu nhằm đưa đến cho các nhà thầu đầy đủ thông tin liên quan đến gói thầu để các nhà thầu chuẩn bị điều kiện tham dự. Thông báo mời thầu được quy định cụ thể tại khoản 1 điều 219 Luật thương mại như sau:
“1. Thông báo mời thầu gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ của bên mời thầu;
b) Tóm tắt nội dung đấu thầu;
c) Thời hạn, địa điểm và thủ tục nhận hồ sơ mời thầu;
d) Thời hạn, địa điểm, thủ tục nộp hồ sơ dự thầu;
đ) Những chỉ dẫn để tìm hiểu hồ sơ mời thầu.”
Thông báo mời đăng kí dự thầu có thể gửi trực tiếp, gửi qua Fax, qua đường bưu điện hoặc các phương tiện khác tới các nhà thầu trong danh sách đã được chọn.
– Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu
Nội dung của hồ sơ mời thầu phải được cung cấp đầy đủ và chi tiết, các thông tin cần thiết để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu phù hợp với tiêu chí của bên mời thầu đưa ra. Theo đó, mức độ chi tiết về thông tin các hàng hóa, dịch vụ đấu thầu càng chi tiết thì càng thuận lợi cho nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu cũng như cho việc xem xét nhà thầu nào phù hợp với dự án, công trình.
– Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu sẽ giúp các nhà thầu chuẩn bị tốt nhất để có thể tham gia dự thầu.
– Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu đó là việc chỉ dẫn cho bên mời thầu những thông tin cần thiết và cách thức để tham gia đấu thầu.
Kết luận: Theo như trên chúng ta có thể thấy hồ sơ mòi thầu phải đầy đủ theo quy định về nội dung lẫn hình thức vì hồ sơ mời thầu đóng góp quan trọng trong việc thiết lập gói thầu đảm bảo và hiệu quả, thông qua hồ sơ mời thầu các bên có thể biết được những thông tin cơ bản nhất về gói thầu để tham gia dự thầu, để có thể lựa chọn ra nhà đầu tư hợp lý và phù hợp nhất với gói thầu thì hồ sơ mòi thầu được xem là dữ liệu quan trọng để đánh giá chính xác gói thầu và từ đó có những kết quả trong đấu thầu như mong đợi. để thực hiện những dự án và công trình một cách tốt nhất có thể.
Trên đây là thông tin chúng tôi cung cấp về nội dung ” Phòng ban nào chịu trách nhiệm lập hồ sơ mời thầu trong công ty” và các thông tin pháp lý khác dựa trên quy định của pháp luật hiện hành.
