Mẫu báo cáo tình hình quản trị công ty đại chúng

1. Mẫu báo cáo tình hình quản trị công ty đại chúng:

Mẫu báo cáo tình hình quản trị công ty đại chúng hiện nay đang được quy định tại Phụ lục V ban hành kèm theo Thông tư 96/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn công bố thông tin trên thị trường chứng khoán. Cụ thể như sau:

BÁO CÁO

Tình hình quản trị công ty đại chúng

(… tháng/năm)

Kính gửi:

– Ủy ban chứng khoán Nhà nước;

– Sở Giao dịch chứng khoán. 

– Tên công ty: …

– Địa chỉ trụ sở chính: …

– Điện thoại: … Fax: .. Email: …

– Vốn điều lệ: …

– Mã chứng khoán: …

– Mô hình quản trị công ty: …

+ Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát và Tổng Giám đốc/Giám đốc: …

+ Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc/ Giám đốc và có Ủy ban kiểm toán thuộc Hội đồng quản trị: …

– Về việc thực hiện chức năng kiểm toán nội bộ: Đã thực hiện/ chưa thực hiện.

I. Hoạt động của Đại hội đồng cổ đông:

Thông tin về các cuộc họp và Nghị quyết/Quyết định của Đại hội đồng cổ đông

II. Hội đồng quản trị:

1. Thông tin về thành viên Hội đồng quản trị:

2. Các cuộc họp hội đồng quản trị: 

3.  Hoạt động giám sát của hội đồng quản trị đối với Ban Giám đốc: …

4. Hoạt động của các tiểu ban thuộc Hội đồng quản trị: …

5. Các Nghị quyết/Quyết định của Hội đồng quản trị: …

III. Ban kiểm soát/Ủy ban Kiểm toán:

1. Thông tin về thành viên Ban Kiểm soát:

2. Cuộc họp của ban kiểm soát/Ủy ban Kiểm toán:

3. Hoạt động giám sát của ban kiểm soát/ủy ban Kiểm toán đối với hội đồng quản trị, Ban Giám đốc điều hành và cổ đông: …

4. Sự phối hợp hoạt động giữa ban kiểm soát/Ủy ban Kiểm toán đối với hoạt động của hội đồng quản trị, Ban Giám đốc điều hành và các cán bộ quản lý khác: …

5. Hoạt động khác của ban kiểm soát/Ủy ban Kiểm toán (nếu có): …

IV. Ban điều hành:

V. Kế toán trưởng: 

VI. Đào tạo về quản trị công ty:

Các khóa đào tạo về quản trị công ty mà các thành viên hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm soát, giám đốc (hoặc tổng giám đốc) điều hành, các cán bộ quản lý khác và thư ký công ty đã tham gia theo quy định về quản trị công ty.

VII. Danh sách về người có liên quan của công ty đại chúng và giao dịch của người có liên quan của công ty với chính công ty:

1. Danh sách về người có liên quan của công ty: …

2. Giao dịch giữa công ty với người có liên quan của công ty; hoặc giữa công ty với cổ đông lớn, người nội bộ, người có liên quan của người nội bộ: …

3. Giao dịch giữa người nội bộ công ty, người có liên quan của người nội bộ với công ty con, công ty do công ty nắm quyền kiểm soát: …

4. Giao dịch giữa công ty với các đối tượng khác: …

VIII. Giao dịch cổ phiếu của người nội bộ và người liên quan của người nội bộ:

1. Danh sách người nội bộ và người có liên quan của người nội bộ: …

2. Giao dịch của người nội bộ và người có liên quan đối với cổ phiếu của công ty: …

IX. Các vấn đề cần lưu ý khác:

2. Công ty đại chúng phải công bố thông tin về báo cáo tình hình quản trị trong thời gian nào?

Theo quy định của pháp luật hiện nay, công ty đại chúng phải có nghĩa vụ công bố thông tin về báo cáo tình hình quản trị công ty định kỳ. Căn cứ theo quy định tại Điều 10 của Thông tư 96/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính, có quy định về công bố thông tin định kỳ của công ty đại chúng. Cụ thể như sau:

– Công ty đại chúng bắt buộc phải công bố báo cáo tài chính năm đã được kiểm toán bởi các tổ chức kiểm toán độc lập;

– Công ty đại chúng bắt buộc phải lập báo cáo thường niên theo mẫu do pháp luật quy định, hiện nay đang được thực hiện theo mẫu tại phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư 96/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính, và công bố báo cáo này trong khoảng thời gian 20 ngày được tính bắt đầu kể từ ngày công bố báo cáo tài chính năm, tuy nhiên không vượt quá 110 ngày được tính bắt đầu kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Đồng thời, thông tin tài chính trong báo cáo thường niên bắt buộc phải phù hợp vào trùng khớp với báo cáo tài chính năm đã được kiểm toán;

– Công ty đại chúng phải có nghĩa vụ công bố thông tin về cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên. Cụ thể như sau:

+ Tối thiểu 21 ngày trước ngày khai mạc cuộc họp Đại hội đồng cổ đông nếu điều lệ của công ty cổ phần không quy định cụ thể về thời hạn dài hơn, công ty đại chúng bắt buộc phải công bố trên trang thông tin điện tử của công ty và trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Ủy ban Chứng khoán nhà nước, Sở Giao dịch chứng khoán về việc tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông, trong đó cần phải nêu rõ thông tin và đường dẫn đến toàn bộ tài liệu được sử dụng trong cuộc họp đại hội đồng cổ đông, trong đó bao gồm: văn bản mời họp, chương trình họp, phiếu biểu quyết trong cuộc họp, giấy tờ tài liệu sử dụng trong cuộc họp, dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề cụ thể trong chương trình họp;

+ Biên bản họp, nghị quyết của đại hội đồng cổ đông thường niên, các loại giấy tờ và tài liệu kèm theo trong biên bản/nghị quyết bắt buộc phải được công bố theo thời hạn do pháp luật quy định.

– Công ty đại chúng bắt buộc phải công bố thông tin về báo cáo tài chính tình hình quản trị của công ty đại chúng, hiện nay đang được thực hiện theo mẫu tại phụ lục V ban hành kèm theo Thông tư 96/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính trong khoảng thời gian 30 ngày được tính bắt đầu kể từ ngày kết thúc sáu tháng đầu năm và kết thúc năm dương lịch.

Tóm lại, công ty đại chúng cần phải có nghĩa vụ công bố thông tin về báo cáo tình hình quản trị công ty đại chúng trong khoảng thời hạn 30 ngày được tính bắt đầu kể từ ngày kết thúc sáu tháng đầu năm và kết thúc năm dương lịch.

3. Công ty đại chúng phải lưu giữ báo cáo tình hình quản trị công ty trong thời gian bao lâu?

Căn cứ theo quy định tại Điều 4 của Thông tư 96/2020/TT-BTC, có quy định cụ thể về nguyên tắc công bố thông tin. Theo đó:

– Việc công bố thông tin bắt buộc phải đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, kịp thời theo quy định của pháp luật. Quá trình công bố thông tin cá nhân phải bao gồm các nội dung như sau: Căn cước công dân, chứng minh thư nhân dân, chứng minh quân dân, hộ chiếu còn hiệu lực, địa chỉ liên lạc, số điện thoại liên hệ, thư điện tử, địa chỉ thường trú, số tài khoản giao dịch chứng khoán, số tài khoản lưu ký chứng khoán, số tài khoản ngân hàng, mã số giao dịch của các nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài sở hữu với tỷ lệ trên 50% vốn điều lệ, tuy nhiên chỉ được công bố thông tin nếu được các cá nhân đó đồng ý;

– Đối tượng công bố thông tin cần phải có nghĩa vụ chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung mà mình đã công bố. Trong trường hợp có sự thay đổi nội dung thông tin đã công bố thì đối tượng công bố thông tin cần phải thay đổi đầy đủ nội dung và ghi rõ lý do thay đổi thông tin so với thông tin đã công bố ban đầu;

– Trước khi công bố thông tin thì cần phải báo cáo cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Ủy ban chứng khoán nhà nước và Sở giao dịch chứng khoán nơi chứng khoán đó được niêm yết công khai, đăng ký giao dịch và nội dung công bố thông tin, trong đó phải bao gồm đầy đủ các thông tin theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp thông tin công bố bao gồm các thông tin cá nhân, các đối tượng công bố thông tin không đồng ý về việc công khai các thông tin đó thì cần phải gửi Ủy ban chứng khoán nhà nước và Sở giao dịch chứng khoán tài liệu, trong đó bao gồm 01 bản đầy đủ thông tin cá nhân và 01 bản không bao gồm thông tin cá nhân để Ủy ban chứng khoán nhà nước thực hiện thủ tục công khai sao cho phù hợp;

– Việc công bố thông tin của tổ chức bắt buộc phải do người đại diện theo pháp luật của tổ chức đó hoặc người được ủy quyền công bố thực hiện. Quá trình công bố thông tin của cá nhân cần phải do cá nhân tự thực hiện hoặc ủy quyền cho các chủ thể khác thực hiện thay. Quá trình công bố thông tin sẽ cho người thực hiện công bố thông tin thực hiện căn cứ theo quy định tại Điều 6 của Thông tư 96/2020/TT-BTC;

– Các đối tượng công bố thông tin cần phải có trách nhiệm và nghĩa vụ bảo quản, lưu giữ thông tin đã công bố và báo cáo. Cụ thể như sau:

+ Các thông tin công bố định kỳ, thông tin về việc đăng ký công ty đại chúng bắt buộc phải được lưu giữ dưới dạng văn bản hoặc lưu giữ dưới dạng dữ liệu điện tử tối thiểu trong vòng 10 năm. Các thông tin này cần phải được lưu giữ và truy cập được trên Trang thông tin điện tử của đối tượng công bố thông tin tối thiểu trong vòng 05 năm;

+ Các thông tin công bố bất thường, công bố theo yêu cầu hoặc các hoạt động khác bắt buộc phải được lưu giữ và truy cập được trên Trang thông tin điện tử của các đối tượng công bố thông tin trong khoảng thời gian tối thiểu là 05 năm.

Tóm lại, báo cáo tình hình quản trị công ty đại chúng bắt buộc phải được lưu giữ và truy cập trên Trang thông tin điện tử của cơ quan đại chúng đó tối thiểu trong khoảng thời gian 05 năm.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Thông tư 96/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn công bố thông tin trên thị trường chứng khoán.

THAM KHẢO THÊM:

• Nội dung, nguyên tắc quản trị công ty áp dụng với công ty đại chúng
• Quy định về việc công bố thông tin của công ty đại chúng
• Quy định về quyền và nghĩa vụ của công ty đại chúng