Trong quản lý tài chính doanh nghiệp, việc xác định các khoản chi phí và xác định liệu chúng có được coi là chi phí hợp lý và có thể được khấu trừ khi tính thuế là một vấn đề quan trọng. Vậy, hoá đơn xăng có được ghi vào chi phí doanh nghiệp không?
Mục lục bài viết
1. Hoá đơn xăng được ghi vào chi phí doanh nghiệp không?
Căn cứ Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN được quy định như sau: Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
– Chi phí thực tế phát sinh liên quan đến các hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
– Các chi phí được hỗ trợ bằng hóa đơn và chứng từ pháp lý theo quy định của pháp luật.
– Trong trường hợp có hoá đơn mua hàng hoặc dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm cả thuế GTGT), phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt. Các chứng từ thanh toán này phải tuân thủ theo quy định của các văn bản pháp luật liên quan đến thuế giá trị gia tăng.
Khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ với mỗi giao dịch có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên, nếu vào thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán, thì chi phí đó được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trong trường hợp không có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt khi thanh toán, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ không có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt. Việc này được thực hiện trong kỳ tính thuế mà việc thanh toán bằng tiền mặt được phát sinh, kể cả trong trường hợp đã có quyết định thanh tra hoặc kiểm tra từ cơ quan thuế và các cơ quan chức năng.
Các hóa đơn mua hàng hóa hoặc dịch vụ đã được thanh toán bằng tiền mặt trước khi Thông tư 78/2014/TT-BTC có hiệu lực thi hành sẽ không phải điều chỉnh lại theo quy định tại Điểm này.
Trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có hóa đơn được in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn, nếu giá trị của hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn này cùng với chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có hóa đơn được in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn, nếu giá trị của hóa đơn dưới 20 triệu đồng và đã thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn này cùng với chứng từ thanh toán bằng tiền mặt của mình để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Do đó, ngoài các khoản chi không được trừ, doanh nghiệp có thể trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên.
Theo quy định tại điểm b, khoản 2 của Điều 6 trong Thông tư này, các khoản chi không được trừ liên quan đến tiền lương, tiền thưởng cho người lao động trong các trường hợp sau:
Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được cụ thể hóa về điều kiện và mức độ được hưởng trong một số tài liệu như sau: hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của công ty, tổng công ty, tập đoàn; quy chế thưởng do chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc quy định theo quy chế tài chính của công ty, tổng công ty.
Như vậy, khoản phụ cấp xăng xe này được xem như là một phần của tiền lương hoặc tiền công. Để được trừ chi phí phụ cấp này, doanh nghiệp cần ghi rõ điều kiện và mức độ được hưởng, cũng như phải có một trong các tài liệu sau: hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của công ty, tổng công ty, tập đoàn,… và phải đáp ứng được các điều kiện được nêu tại khoản 1 của Điều 6 như đã đề cập trước đó.
2. Xử lý chi phí xăng xe để tính vào chi phí hợp lý:
2.1. Trường hợp xe ô tô là sở hữu của doanh nghiệp:
– Để chi phí xăng xe được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, cần có những chứng từ sau:
+ Bản đăng ký sử dụng xe đi công tác;
+ Lịch trình hoạt động xe;
+ Cuối tháng tổng hợp số KM xe chạy. Từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ cho một tháng;
+ Định mức sử dụng nhiên liệu;
+ Bản xác nhận giao hàng bằng xe;
+ Hóa đơn GTGT tiền xăng.
2.2. Trường hợp xe ô tô đi mượn/thuê:
– Trường hợp 1: Nếu doanh nghiệp đi thuê xe của Công ty vận tải: Doanh nghiệp cần cung cấp những chứng từ sau:
+ Hợp đồng thuê xe;
+ Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của việc thuê xe;
+ Chứng từ thanh toán;
+ Mục đích của việc thuê xe phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
– Để chi phí xăng xe của xe đi thuê được tính là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cung cấp thêm các chứng từ:
+ Lịch trình hoạt động xe;
+ Định mức sử dụng nhiên liệu;
+ Cuối tháng tổng hợp số KM xe chạy.Từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ cho một tháng;
+ Hóa đơn GTGT của xăng.
– Trường hợp 2: Doanh nghiệp dùng xe của Giám đốc. Trong trường hợp này, bạn có 2 cách xử lý:
+ Cách 1: Làm hợp đồng mượn xe: Cách này doanh nghiệp không phải đóng thuế giống như hợp đồng thuê xe, nhưng không được tính chi phí thuê xe, chỉ được tính chi phí xăng xe. Căn cứ xác định chi phí xăng xe gồm có:
Hợp đồng mượn xe
Lịch trình hoạt động xe
Định mức sử dụng nhiên liệu
Cuối tháng tổng hợp số KM xe chạy.Từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ cho một tháng
Hóa đơn GTGT của xăng
+ Cách 2: Làm hợp đồng thuê xe: Doanh nghiệp phải nộp các loại thuế liên quan đến hợp đồng thuê xe: Thuế GTGT, Thuế TNCN nếu trị giá thuê lớn hơn 100 triệu/năm; Doanh nghiệp được tính chi phí thuê xe và chi phí xăng xe. Các chứng từ cần có giống Trường hợp 1
3. Chi phí được trừ khác sau khi xác định thu nhập chịu thuế:
Căn cứ Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, ngoài các khoản chi phí được trừ như trên thì tại quy định về các khoản chi phí được trừ cũng có một số quy định lưu ý trong đó nêu rõ những khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, cụ thể:
– Nếu doanh nghiệp phát sinh chi phí liên quan đến tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn hoặc các tình huống bất khả kháng khác mà không được bồi thường, thì chi phí này sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, theo các điều sau đây:
+ Doanh nghiệp cần tự xác định tổng giá trị của tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và các tình huống bất khả kháng khác theo quy định của pháp luật.
+ Phần giá trị của tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và các tình huống bất khả kháng khác không được bồi thường được tính bằng cách trừ đi phần giá trị mà doanh nghiệp được bảo hiểm hoặc phải được bồi thường bởi tổ chức, cá nhân khác theo quy định của pháp luật.
– Đối với tài sản cố định phục vụ cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp, chi phí khấu hao của chúng sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, bao gồm những trường hợp sau đây:
+ Các công trình như nhà nghỉ giữa ca, nhà ăn giữa ca, nhà thay quần áo, nhà vệ sinh, phòng hoặc trạm y tế để khám chữa bệnh, cơ sở đào tạo, dạy nghề, thư viện, nhà trẻ, khu thể thao và các thiết bị, nội thất đủ điều kiện lắp đặt trong các công trình nêu trên;
+ Các cơ sở như bể chứa nước sạch, nhà để xe;
+ Các phương tiện như xe đưa đón người lao động, nhà ở trực tiếp cho người lao động;
+ Chi phí liên quan đến xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm máy móc, thiết bị cần thiết cho việc tổ chức hoạt động giáo dục nghề nghiệp.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2008, sửa đổi năm 2023;
– Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành;
– Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 218/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành;
– Thông tư 111/2013/TT-BTC Hướng dẫn Luật thuế thu nhập cá nhân và Nghị định 65/2013/NĐ-CP do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.
THAM KHẢO THÊM:
