Điều kiện và hồ sơ ký kết hợp đồng thông qua đấu thầu mới nhất

Đấu thầu là một trong những hoạt động thương mại phổ biến, được hiểu là quy trình mà chủ đầu tư áp dụng để lựa chọn nhà thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm thực hiện gói thầu cung cấp hàng hoá, dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, xây lắp, hỗn hợp. Bước cuối cùng của quy trình lựa chọn nhà thầu thông qua đấu thầu là bước ký kết hợp đồng. Đây cũng là văn bản pháp lý có giá trị ràng buộc về quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ thương mại. Vậy điều kiện ký kết hợp đồng thông qua đấu thầu theo quy định của Luật đấu thầu và các văn bản hướng dẫn như thế nào? Qua bài viết này, chúng tôi sẽ làm rõ các điều kiện này.

1. Hồ sơ hợp đồng thông qua đấu thầu

Khác với các loại hợp đồng khác như Hợp đồng dân sự, hợp đồng kinh doanh, thương mại thông thường, Hợp đồng được ký thông qua đấu thầu ngoài việc phải tuân thủ các quy định của pháp luật về hợp đồng còn chịu sự điều chỉnh của pháp luật về đấu thầu. Do đó, khi giao kết hợp đồng sau khi thực hiện quy trình đấu thầu, các bên trong quan hệ hợp đồng phải lưu ý tuân thủ các điều kiện để hợp đồng có hiệu lực. Đồng thời đáp ứng những điều kiện này còn đảm bảo việc thực hiện công việc, dự án, việc thanh toán, quyết toán đúng pháp luật, không gặp khó khăn, vướng mắc. Trước hết, cần phải đề cập đến những tài liệu được coi là tài liệu hợp pháp của Hợp đồng.

Tại Điều 63 Luật đấu thầu năm 2013 quy định về hồ sơ hợp đồng bao gồm các loại tài liệu sau:

Hợp đồng được giao kết bằng văn bản;

Phụ lục hợp đồng được giao kết bằng văn bản bao gồm danh mục chi tiết về phạm vi cung cấp hàng hoá, công việc, đơn giá, tiến độ cung cấp hàng hoá, thực hiện dịch vụ…. hoặc các thay đổi phát sinh (nếu có);

Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Ngoài ra, tuỳ theo tính chất, yêu cầu của từng gói thầu, hồ sơ hợp có thể bao gồm các loại tài liệu khác như Biên bản hoàn thiện hợp đồng; Văn bản thoả thuận về nội dung điều kiện chung, điều kiện cụ thể của hợp đồng; Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và các tài liệu làm rõ trong quá trình đánh giá; Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và các tài liệu làm rõ trong quá trình mời thầu; các tài liệu liên quan khác.

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

2. Các điều kiện ký kết Hợp đồng thông qua đấu thầu

Điều kiện đầu tiên phải đáp ứng để Chủ đầu tư ký kết Hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn đó là tại thời điểm các bên thoả thuận ký kết hợp đồng thì HSDT, HSĐX của nhà thầu được lựa chọn phải còn hiệu lực. Hiệu lực của HSDT, HSĐX là số ngày được quy định trong HSMT, HSYC và được tính kể từ ngày có thời điểm đóng thầu đến ngày cuối cùng còn hiệu lực theo quy định tại HSMT. Thời gian này được tính từ thời điểm đóng thầu đến hết hai tư giờ của ngày đóng/mở thầu được tính là một ngày. Trường hợp HSDT, HSĐX của nhà thầu hết hiệu lực trước khi ký kết hợp đồng thì chủ đầu tư phải yêu cầu nhà thầu gia hạn thời gian có hiệu lực của HSĐX, HSDT và nhà thầu phải chấp nhận gia hạn thời gian có hiệu lực của HSDT, HSĐX thì mới đáp ứng điều kiện ký kết hợp đồng.

Tại thời điểm mà các bên thoả thuận để ký kết hợp đồng, nhà thầu được lựa chọn phải có đủ năng lực về kỹ thuật, về tài chính để sẵn sàng thực hiện gói thầu. Trong trường hợp xét thấy cần thiết, chủ đầu tư/bên mời thầu có thể tiến hành xác minh thông tin về năng lực của nhà thầu ở thời điểm ký hợp đồng, nếu vẫn đủ đáp ứng yêu cầu thực hiện gói thầu thì mới tiến hành ký kết Hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn.

Chủ đầu tư/bên mời thầu khi tiến hành ký kết hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn theo Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu phải đảm bảo các điều kiện về nguồn vốn để tạm ứng, nguồn vốn để thanh toán, mặt bằng thực hiện và các điều kiện thiết yếu khác để nhà thầu có thể triển khai thực hiện dự án đúng tiến độ.

 Trường hợp ký hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn là nhà thầu liên danh, Chủ đầu tư/bên mời thầu phải yêu cầu tất cả các thành viên tham gia liên danh phải trực tiếp ký, đóng dấu vào văn bản của Hợp đồng. Hợp đồng được ký giữa các bên phải tuân thủ quy định của Luật đấu thầu, Luật dân sự, Luật thương mại và các luật khác có liên quan.

Trường hợp trong Hợp đồng ký kết giữa Chủ đầu tư/bên mời thầu và nhà thầu được lựa chọn áp dụng nhiều loại hợp đồng khác nhau như Hợp đồng trọn gói, hợp đồng theo đơn giá cố định, hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh… thì phải có điều khoản quy định rõ loại hợp đồng tương ứng với các nội dung công việc được nêu trong Hợp đồng để tránh các tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện Hợp đồng.

Nội dung hợp đồng được ký kết giữa các bên phải phù hợp và không được mâu thuẫn với các nội dung của HSMT, HSDT, HSYC, HSĐX, kết quả thương thảo Hợp đồng, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

Đặc biệt lưu ý, hợp đồng được ký kết giữa các bên phải có giá hợp đồng không được vượt giá trúng thầu. Trường hợp phát sinh khối lượng công việc nằm ngoài phạm vi HSMT, HSYC dẫn đến giá trị ký hợp đồng vượt giá trúng thầu được phê duyệt thì phải đảm bảo giá trị ký hợp đồng không làm vượt giá gói thầu hoặc dự toán gói thầu được phê duyệt ban đầu hoặc không làm vượt tổng mức đầu tư, tổng dự toán mua sắm được phê duyệt.

Một điều kiện ký kết hợp đồng nữa mà các bên cần lưu ý khi giao kết hợp đồng thông qua đấu thầu để đảm bảo hợp đồng có giá trị pháp lý đó là nhà thầu được lựa chọn theo quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu phải thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng bằng một trong các hình thức: đặt cọc, ký quỹ, bảo lãnh ngân hàng trước thời điểm hợp đồng có hiệu lực. Tuỳ theo quy mô, tính chất phức tạp hay đơn giản của gói thầu mà nhà thầu phải thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng để đảm bảo việc thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình với chủ đầu tư theo mức từ 2% đến 10% giá trúng thầu. Riêng đối với gói thầu có quy mô nhỏ thì mức bảo đảm thực hiện hợp đồng được xác định trong phạm vi từ 2% đến 3% giá trúng thầu.

Nhà thầu lưu ý bảo đảm thực hiện hợp đồng của nhà thầu sẽ không được hoàn trả nếu nhà thầu từ chối thực hiện Hợp đồng khi Hợp đồng đã ký và đã phát sinh hiệu lực hoặc nếu nhà thầu vi phạm các thảo thuận trong hợp đồng đã ký kết.

Trường hợp các bên cần gia hạn thời gian thực hiện hợp đồng thì chủ đầu tư/bên mời thầu phải gia hạn thời gian có hiệu lực của bảo đảm thực hiện hợp đồng tương ứng với thời gian gia hạn.

Trên đây là những điều kiện ký kết hợp đồng và các vấn đề cần lưu ý dành cho Chủ đầu tư đối với dự án đầu tư phát triển, Bên mời thầu đối với mua sắm thường xuyên, đơn vị mua sắm tập trung hoặc đơn vị có nhu cầu mua sắm đối với mua sắm tập trung và các nhà thầu trúng thầu.

3. Điều kiện ký kết hợp đồng theo Luật đấu thầu 2013

Điều kiện ký kết hợp đồng đấu thầu theo quy quy định của Luật đấu thầu 2013 gồm những điều kiện sau:

Điều 64. Điều kiện ký kết hợp đồng

1. Tại thời điểm ký kết, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất của nhà thầu được lựa chọn còn hiệu lực.

2. Tại thời điểm ký kết, nhà thầu được lựa chọn phải bảo đảm đáp ứng yêu cầu về năng lực kỹ thuật, tài chính để thực hiện gói thầu. Trường hợp cần thiết, chủ đầu tư đối với dự án, bên mời thầu đối với mua sắm thường xuyên, đơn vị mua sắm tập trung hoặc đơn vị có nhu cầu mua sắm đối với mua sắm tập trung tiến hành xác minh thông tin về năng lực của nhà thầu, nếu vẫn đáp ứng yêu cầu thực hiện gói thầu thì mới tiến hành ký kết hợp đồng.

3. Chủ đầu tư đối với dự án, bên mời thầu đối với mua sắm thường xuyên, đơn vị mua sắm tập trung hoặc đơn vị có nhu cầu mua sắm đối với mua sắm tập trung phải bảo đảm các điều kiện về vốn tạm ứng, vốn thanh toán, mặt bằng thực hiện và các điều kiện cần thiết khác để triển khai thực hiện gói thầu theo đúng tiến độ.

4. Tư vấn về việc đàm phán sơ bộ hợp đồng trong đấu thầu

Tóm tắt câu hỏi:

Vừa rồi tôi nhận được thư mời tham gia đàm phán hợp đồng với bên mời thầu mà tôi đã nộp hồ sơ dự tuyển. Tuy nhiên tôi nhận được thư mời cách 1 ngày trước khi buổi đàm phán diễn ra nên không thể sắp xếp được các công việc trước đó. Luật sư cho tôi hỏi nếu tôi không đến tham dự thì có ảnh hưởng gì không? hợp đồng có thể được ký kết hay không và nội dung của buổi đàm phán là gì? Xin cám ơn!

Luật sư tư vấn:

Điều 40 Nghị định 30/2015/NĐ-CP hướng dẫn luật đấu thầu về lựa chọn nhà đầu tư quy định về việc đàm phán sơ bộ hợp đồng như sau:

“1. Nhà đầu tư xếp hạng thứ nhất được mời đến đàm phán sơ bộ hợp đồng. Trường hợp nhà đầu tư được mời đến đàm phán sơ bộ hợp đồng nhưng không đến hoặc từ chối đàm phán sơ bộ hợp đồng thì nhà đầu tư sẽ không được nhận lại bảo đảm dự thầu.

2. Việc đàm phán sơ bộ hợp đồng phải dựa trên cơ sở sau đây:

a) Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu;

b) Hồ sơ dự thầu và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu có) của nhà đầu tư;

c) Hồ sơ mời thầu.

3. Nguyên tắc đàm phán sơ bộ hợp đồng:

a) Không tiến hành đàm phán sơ bộ đối với các nội dung mà nhà đầu tư đã chào thầu theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu;

b) Việc đàm phán sơ bộ hợp đồng không được làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu.

4. Nội dung đàm phán sơ bộ hợp đồng:

a) Đàm phán sơ bộ về những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, giữa các nội dung khác nhau trong hồ sơ dự thầu có thể dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng;

b) Đàm phán sơ bộ về các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà đầu tư (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của dự án;

c) Đàm phán về các nội dung cần thiết khác.

5. Trong quá trình đàm phán sơ bộ hợp đồng, các bên tham gia tiến hành hoàn thiện dự thảo thỏa thuận đầu tư, dự thảo hợp đồng.

6. Trường hợp đàm phán sơ bộ hợp đồng không thành công, bên mời thầu báo cáo người có thẩm quyền xem xét, quyết định mời nhà đầu tư xếp hạng tiếp theo vào đàm phán sơ bộ hợp đồng; trường hợp đàm phán sơ bộ với các nhà đầu tư xếp hạng tiếp theo không thành công thì bên mời thầu báo cáo người có thẩm quyền xem xét, quyết định hủy thầu theo quy định tại Khoản 1 Điều 17 của Luật Đấu thầu.”

Theo quy định này, nếu bạn đã được mời đến tham gia đàm phán sơ bộ hợp đồng nhưng không đến hoặc từ chối đàm phán sơ bộ hợp đồng thì bạn sẽ không được nhận lại bảo đảm dự thầu. Việc đàm phán sơ bộ hợp đồng không được làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu và phải có nội dung như sau:

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài:1900.6568

– Đàm phán sơ bộ về những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, giữa các nội dung khác nhau trong hồ sơ dự thầu có thể dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng;

– Đàm phán sơ bộ về các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà đầu tư (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của dự án;

– Đàm phán về các nội dung cần thiết khác.

Trong buổi đàm phán, các bên tham gia tiến hành hoàn thiện dự thảo thỏa thuận đầu tư, dự thảo hợp đồng. Sau đó tiếp tục các thủ tục xem xét để tiến tới ký kết hợp đồng. Do đó, nếu bạn không tham gia đàm phán sơ bộ hợp đồng thì rất khó để có thỏa thuận đầu tư và dự thảo hợp đồng để hai bên thỏa thuận, ký kết với nhau.