Các trường hợp phải xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp

1. Các trường hợp phải xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp:

Căn cứ theo quy định tại Điều 43 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022 có quy định về dấu của doanh nghiệp. Theo đó:

• Dấu của doanh nghiệp bao gồm: dấu được làm trực tiếp tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu được làm dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử;

• Doanh nghiệp có quyền quyết định loại, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh doanh nghiệp, văn phòng đại diện và các đơn vị khác trực thuộc doanh nghiệp;

• Quá trình quản lý con dấu, lưu giữ con dấu sẽ được thực hiện theo quy định tại điều lệ công ty hoặc được thực hiện theo quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh doanh nghiệp, văn phòng đại diện hoặc các đơn vị khác trực thuộc doanh nghiệp có con dấu ban hành. Doanh nghiệp sẽ có quyền sử dụng con dấu trong các giao dịch hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện nay thì doanh nghiệp có thể thay đổi con dấu bất cứ khi nào, pháp luật không quy định trường hợp cụ thể phải xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp.

Tuy nhiên, hầu hết trường hợp xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp đều được thực hiện khi doanh nghiệp đó thay đổi đăng ký kinh doanh. Có thể kể đến một số trường hợp xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp như sau:

• Thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty. Trong trường hợp trên con dấu cũ của doanh nghiệp có thể hiện địa chỉ trụ sở công ty thì khi công ty có sự thay đổi địa chỉ này, công ty cần phải thay đổi con dấu, trong trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở công ty không ảnh hưởng đến con dấu doanh nghiệp thì không cần phải xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp;

• Thay đổi tên công ty;

• Cập nhật mã số thuế, thay thế số chứng nhận đăng ký kinh doanh;

• Mất con dấu;

• Con dấu bị hỏng, hoặc doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi số lượng con dấu;

• Doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi chất liệu làm con dấu.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể thay đổi hình thức, nội dung con dấu theo nhu cầu, nguyện vọng của doanh nghiệp.

2. Thủ tục xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp: 

Theo quy định mới hiện nay, khi doanh nghiệp muốn thay đổi con dấu, hoặc con dấu của doanh nghiệp bị mất, doanh nghiệp có thể tự làm con dấu hoặc đặt con dấu mới tại các cơ sở khắc dấu (căn cứ theo quy định Điều 43 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022) và không cần phải thực hiện thủ tục thông báo con dấu mới với Phòng đăng ký kinh doanh. Theo đó, thủ tục xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp trở nên gọn nhẹ và tinh giản hơn.

Có thể tham khảo quy trình, thủ tục xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Cơ quan, tổ chức khi có nhu cầu xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp, xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu nộp hồ sơ về Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an cấp tỉnh. Đây là một trong những bước quan trọng trong quá trình làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hạn chế trường hợp thiếu giấy tờ, hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian khi thực hiện thủ tục xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp.

Bước 3: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và kiểm tra thành phần của hồ sơ. Theo đó, trong trường hợp nhận thấy hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ, tiếp nhận hồ sơ và gửi giấy biên nhận hồ sơ trực tiếp cho người nộp hồ sơ hoặc thông qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua Cổng dịch vụ công cho người nộp hồ sơ. Trong trường hợp nhận thấy hồ sơ chưa đầy đủ thành phần, không hợp lệ thì sẽ hướng dẫn, gửi phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ trực tiếp cho người nộp hồ sơ hoặc gửi thông qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua Cổng dịch vụ công cho người nộp hồ sơ. Trong trường hợp nhận thấy hồ sơ không đáp ứng đầy đủ điều kiện căn cứ theo quy định tại Điều 5 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu, thì sẽ không tiếp nhận hồ sơ, thông báo lý do từ chối, gửi thông báo về việc từ chối giải quyết hồ sơ trực tiếp cho người nộp hồ sơ hoặc gửi thông qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua Cổng dịch vụ công.

Bước 4: Trả kết quả. Căn cứ vào ngày hẹn trả kết quả trên giấy biên nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ trả kết quả trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua Cổng dịch vụ công cho người nộp hồ sơ. Thời gian giải quyết được xác định như sau: 03 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ.

3. Hồ sơ và yêu cầu xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp: 

Đối với hồ sơ, trong quá trình thực hiện thủ tục xin đổi lại con dấu doanh nghiệp, cần phải chuẩn bị giấy tờ sau: 

• Con dấu doanh nghiệp đã được cấp;

• Văn bản đề nghị đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu của các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp. 

Trong quá trình thực hiện thủ tục xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp, cần phải lưu ý một số yêu cầu và điều kiện sau đây:

• Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất thì cần phải thực hiện thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu mới. Trong trường hợp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị hỏng thì cần phải thực hiện thủ tục đổi lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu mới, và nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan có thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu (xác định theo quy định tại Điều 12 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu);

• Cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước trong quá trình nộp thành phần hồ sơ đề nghị đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu cần phải xuất trình con dấu đã được đăng ký trước đó để cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu tiến hành thủ tục kiểm tra, đăng ký theo quy định của pháp luật. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính trong trường hợp này là Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu mới của doanh nghiệp.

Theo quy định của pháp luật hiện nay, con dấu doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng, vì vậy trong một số trường hợp doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp. Con dấu doanh nghiệp có giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ do doanh nghiệp, công ty, tổ chức, cơ quan ban hành. Bất kỳ một loại giấy tờ, tài liệu, văn bản nào thể hiện hành động chính thức của một doanh nghiệp mà chỉ có chữ ký của tổng giám đốc là chưa đủ, việc sử dụng con dấu trong doanh nghiệp đó là điều cần thiết.

Những doanh nghiệp non trẻ mới tham gia vào thị trường, hoặc những doanh nhân muốn thành lập công ty thường sẽ khá bối rối và khó khăn trong vấn đề đăng ký thành lập doanh nghiệp, họ không có nhiều kinh nghiệm trong quá trình đăng ký và sử dụng con dấu, vì vậy tìm hiểu quy định của pháp luật về các trường hợp xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp là một trong những vấn đề vô cùng cần thiết. Trong quá trình tham khảo bài viết, nếu có bất kỳ thắc mắc nào, quý độc giả có thể liên hệ với chúng tôi để được giải đáp, Luật Dương Gia, với đội ngũ chuyên gia nhiều kinh nghiệm chúng tôi cam kết sẽ đem lại hiệu quả công việc tốt nhất.

THAM KHẢO THÊM:

• Mẫu quyết định về việc sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp
• Các loại con dấu doanh nghiệp? Quy định về quản lý và sử dụng con dấu?
• Con dấu doanh nghiệp là gì? Quy định con dấu doanh nghiệp?