Pháp chế doanh nghiệp là gì? Vị trí nhân viên pháp chế?

1. Pháp chế doanh nghiệp là gì?

Giải nghĩa từng từ, ta có “Pháp” ở đây là luật, là quy tắc, quy định; “Chế” bao hàm nghĩa là “tạo ra” và nghĩa là “điều tiết, kiểm soát”. Như vậy, vị trí Pháp chế Doanh nghiệp là vị trí có vai trò tạo ra các quy tắc, quy định trong nội bộ Doanh nghiệp, và điều tiết, kiểm soát hoạt động của Doanh nghiệp tuân thủ theo Luật, bao gồm Luật bên ngoài (Các văn bản pháp quy do nhà nước ban hành quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và các văn bản quy định, quy chế nội bộ do Doanh nghiệp ban hành để quản lý hoạt động nội bộ nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và loại trừ các rủi ro pháp lý trong kinh doanh.

Ở các nước, bộ phận pháp chế được doanh nghiệp thuê xử lý các vấn đề pháp lý của doanh nghiệp. Theo đó, bộ phận pháp chế doanh nghiệp thực hiện đầu tiên trách nhiệm pháp lý của công ty và thực hiện các giao dịch pháp lý thông thường.

Công việc của bộ phận pháp chế có thể bao gồm lưu trữ tài liệu, xem xét quan hệ lao động, kiểm tra bất động sản, hợp đồng, giấy phép công nghệ, thương hiệu, thuế và hồ sơ pháp lý, tranh tụng. Bộ phận pháp chế doanh nghiệp cũng có thể tạo ra các chính sách quản lý rủi ro và giáo dục các nhân viên khác để tránh rắc rối pháp lý hoặc làm thế nào để nhận ra vấn đề một cách nhanh chóng. Bộ phận pháp chế nên/sẽ ký hợp đồng thuê ngoài khi tham gia vào một thương vụ mới hoặc chứa đựng rủi ro cao.

2. Nhân viên pháp chế doanh nghiệp là làm gì?

Không có một khuôn mẫu nào mô tả chi tiết về công việc pháp chế doanh nghiệp. Công việc của nhân viên pháp chế doanh nghiệp tại mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau, tùy theo đặc thù của từng doanh nghiệp: về lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh (bất động sản, xây dựng, dược phẩm… ), lĩnh vực hoạt động (sản xuất, thương mại, dịch vụ …), tùy theo loại hình doanh nghiệp, quy mô hoạt động (công ty TNHH, công ty cổ phần, nhóm công ty, tập đoàn…), tùy ý chí của chủ doanh nghiệp, người quản trị, điều hành doanh nghiệp…

Tuy nhiên, do chi phối bởi yêu cầu tuân thủ quy định pháp luật về kinh doanh, nên công việc của nhân viên pháp chế doanh nghiệp sẽ có những nhóm công việc chung nhất định. Thông qua nghiên cứu các quy định pháp luật về kinh doanh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, khảo sát các thông tin tuyển dụng nhân sự pháp chế, cũng như nghiên cứu các quy định nội bộ cửa các doanh nghiệp về mô tả công việc cho bộ phận pháp chế, nhân sự phụ trách pháp chế, tác giả đưa ra mô tả công việc thường thấy của nhân viên pháp chế doanh nghiệp như sau:

– Công việc tư vấn pháp luật cho doanh nghiệp, là công việc thường xuyên nhất, phổ biến nhất khi làm pháp chế, chủ yếu liên quan đến tư vấn cho doanh nghiệp, người quản trị, điều hành doanh nghiệp, các phòng ban và nhân sự của doanh nghiệp, gồm: tư vấn mọi vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp khi được yêu cầu: về thuế, tài chính, vay, thế chấp tài sản, chứng khoán, đầu tư, lao động, mua bán tài sản, chuyển nhượng cổ phần …

– Công việc pháp chế nội bộ, thường liên quan đến tư vấn, hỗ trợ hoạt động quản trị, điều hành nội bộ tại doanh nghiệp, như là: tư vấn, hỗ trợ việc xây dựng quy định nội bộ và kiểm tra, giám sát thực hiện các quy định này theo yêu cầu của pháp luật; tư vấn trình tự, thủ tục, nội dung, tham gia hỗ trợ soạn thảo các tài liệu, văn bản tổ chức các cuộc họp hoặc tổ chức lấy ý kiến để phục vụ cho việc ra quyết định trong doanh nghiệp; hỗ trợ tư vấn trong việc thử việc, ký kết, thực hiện, chấm dứt hợp đồng lao động, thực hiện các thủ tục hành chính về lao động, thực hiện chế độ bảo hiểm, phúc lợi cho người lao động…; hỗ trợ soạn thảo, rà soát các văn bản doanh nghiệp cần ban hành trong hoạt động hàng ngày như: công văn, quyết định, thông báo, tờ trình, biên bản…

– Công việc liên quan đến tư vấn hợp đồng, có thể kể ra gồm: tham gia vào các buổi họp cùng giám đốc, người đại diện công ty với đối tác, khách hàng về việc làm ăn, kinh doanh, phát triển dự án, trao đổi về giao dịch thương mại; tư vấn, soạn thảo hoặc hỗ trợ soạn thảo các dự thảo hợp đồng phục vụ cho toàn bộ các hoạt động kinh doanh, giao dịch; rà soát, hiệu chỉnh: các bản dự thảo hợp đồng do các đối tác, khách hàng, các bộ phận chuyên môn gửi, cấp dưới trình; đại diện doanh nghiệp chủ trì, tham gia đàm phán hợp đồng, tham gia các buổi họp, làm việc liên quan đến thương lượng hợp đồng; phụ trách sau cùng việc rà soát các hợp đồng trước khi trình ký; tham gia tư vấn, trực tiếp dự các buổi họp về triển khai thực hiện hợp đồng: thanh toán, kiểm điểm tiến độ thực hiện công việc, thủ tục thực hiện công việc theo hợp đồng …; phụ trách chính trong việc thực hiện các thủ tục, cũng như đàm phán xử lý việc sửa đổi, chuyển nhượng hợp đồng, giải quyết các vấn đề phát sinh, chấm dứt, thanh lý hợp đồng.

– Tư vấn, đại diện cho doanh nghiệp tham gia giải quyết tranh chấp, bao gồm các công việc như: nghiên cứu hồ sơ, tư vấn cho doanh nghiệp có khởi kiện hay không, tư vấn phương án, lập tờ trình xin ý kiến về việc khởi kiện; sau khi được duyệt cho khởi kiện thì chuẩn bị hồ sơ khởi kiện, soạn thảo đơn khởi kiện, các giấy tờ, tài liệu cần ký để kèm theo đơn khởi kiện; nộp hồ sơ khởi kiện, thực hiện các thủ tục để Tòa án/Trọng tài thương mại thụ lý vụ tranh chấp; chuẩn bị tham gia các hoạt động tố tụng trong suốt quá trình giải quyết vụ án: yêu cầu thu thập chứng cứ, yêu cầu áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời, tham gia phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải tại Tòa án, tham gia phiên tòa tại Tòa án/phiên họp giải quyết tranh chấp tại Trọng tài thương mại; tư vấn, thực hiện thủ tục kháng cáo bản án/quyết định của Tòa án và tham gia tố tụng tại cấp phúc thẩm; tham gia yêu cầu thi hành án đối với bản án/quyết định của Tòa án/phán quyết của Trọng tài thương mại.

– Các loại việc khác liên quan, như: đại diện thực hiện các công việc ngoài tố tụng: thủ tục xin cấp các loại giấy phép đại diện cho doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước đối với bất kỳ việc gì khi có yêu cầu; cập nhật văn bản pháp luật, chính sách pháp luật mới của nhà nước liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Tóm lại, làm nhân sự pháp chế cho doanh nghiệp, tùy là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, tùy được phân công đảm trách một phần hay toàn bộ các công việc trên, xét đến cùng, nhân sự pháp chế phải “tham chiến” hầu hết các “mặt trận” mà doanh nghiệp tham gia liên quan đến pháp luật.

3. Các kỹ năng pháp chế doanh nghiệp:

3.1. Phạm vi công việc pháp chế doanh nghiệp:

Cán bộ pháp chế doanh nghiệp cần tư vấn cho người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và hệ thống nội bộ của doanh nghiệp các vấn đề pháp lý liên quan như lao động – tiền lương, xử lý tranh chấp, ủy quyền hành chính… Đồng thời, cán bộ pháp chế phải là người xây dựng hoặc tham gia ý kiến trong quá trình xây dựng hệ thống văn bản chế độ nội bộ của doanh nghiệp. Để làm tốt việc này, cán bộ pháp chế phải nắm rõ các nguyên lý của luật tư (dân sự, ủy quyền, doanh nghiệp..); triển khai ý tưởng/ý kiến pháp lý thành văn bản dễ hiểu đối với những người không thuộc chuyên ngành luật.

3.2. Các kỹ năng pháp chế doanh nghiệp:

a) Tư duy luật sư:

Cán bộ pháp chế doanh nghiệp cần có các kỹ năng soạn thảo, góp ý, thẩm định, đàm phán, ký kết hợp đồng; xử lý tranh chấp; tranh tụng; xây dựng văn bản chế độ của doanh nghiệp (quy trình, quy định, quy chế), ủy quyền hành chính; nghiên cứu khoa học… Các cán bộ pháp chế doanh nghiệp phải sử dụng thành thục gần như toàn bộ những kỹ năng này. Trong đó, họ cần phải có một kỹ năng mềm cực kỳ quan trọng: tư duy của luật sư.

Giáo sư luật học người Mỹ Jane C. Ginsburg đã chỉ ra các phương pháp tư duy pháp lý nói chung thuộc phạm trù chung của phương pháp pháp luật (legal methods). Sinh viên luật cần nắm được các vấn đề chính yếu trong phương pháp tư duy pháp luật, cách nghĩ như luật sư thực hành. Thuyết tư duy theo vụ việc hay phương pháp Socratic rất hiệu quả đối với cách tư duy này. Xuất phát từ việc sinh viên luật muốn học luật tốt thì phải là một con người cảm thụ tốt về văn chương và nghệ thuật, trong giáo trình của một số nước phát triển như Anh, Mỹ, Đức, sinh viên/học viên luật học còn được học bộ môn Luật và Văn chương (Laws and Art). Tương tự, luật sư người Mỹ Michael G. Trachtman chỉ ra các phương thức tư duy như luật sư (think like a lawyer) với tư tưởng chủ đạo của một sự nghi vấn không ngừng, đặt ra các giả thiết tạm khi đối mặt với một câu hỏi pháp lý (legal issues) và sự kiện pháp lý (facts). Trong bối cảnh ấy, phông nền văn hóa của sinh viên luật (background) quyết định thành bại trong tư duy và hành động của sinh viên luật trong tương lai. Trong khi đó, theo Nguyễn Minh Đoan, ở Việt Nam, việc giáo dục pháp luật vốn đã thiếu thực tiễn và các giảng viên dạy luật không được thi hành pháp luật ở các cương vị luật sư, thẩm phán… khiến cho việc dạy và học càng thiếu thực tiễn.

Theo Nguyễn Ngọc Bích, phương pháp tư duy của luật sư gồm các bước tìm ra được sự kiện mấu chốt, câu hỏi pháp lý mấu chốt… tựu trung lại thành phương pháp “nhìn thật rộng, đánh tập trung” và “tư duy pháp lý là cách thức suy nghĩ của luật sư để tìm ra giải pháp cho một vụ tranh chấp phù hợp luật lệ”. Cũng theo tác giả này, tư duy pháp lý gồm 02 đặc điểm “tìm câu trả lời bằng cách đặt câu hỏi và đầu óc nắm luật, nhưng việc cần làm là đi tìm và phân tích các sự kiện (facts)”. Sinh viên luật, để có được tư duy như vậy, cần có thói quen đặt câu hỏi liên tục và tự trả lời như một luật sư. Ví dụ: Khi đi trên xe buýt tới trường, nhìn thấy một vụ ẩu đả do tai nạn giao thông, bạn cần quan sát kỹ các dấu vết của phương tiện, các dấu hiệu (xi – nhan xin đường, nếu có) của phương tiện… và không kết luận ngay khi chưa có đầy đủ dữ kiện. Ngược lại với phương pháp của luật sư Nguyễn Ngọc Bích nêu trên, trong giới hàn lâm, bản thân “tư duy pháp lý” nhiều khi chỉ mang tính lý luận, dịch lại kinh nghiệm của luật sư nước ngoài hơn là chiết xuất từ thực tiễn hành nghề của giới luật sư, cán bộ tư pháp… nước nhà.

Các cán bộ pháp chế doanh nghiệp cần và phải luôn luôn suy nghĩ như một luật sư với thân chủ/khách hàng là doanh nghiệp mà mình công tác/cộng tác. Vì vậy, các luật sư này phải tìm ra cách để doanh nghiệp thực hiện mục tiêu đã định và không trái quy định pháp luật hiện hành chứ không phải trả lời câu hỏi làm việc đó đúng luật hay không đúng luật. Trong câu hỏi thứ, với một số trường hợp, máy tính điện tử sẽ có câu trả lời chính xác và nhanh chóng hơn.

Ví dụ minh họa về tư duy luật sư

Dự thảo 1: Cấm cán bộ đi dép không quai hậu đến cơ quan.

Dự thảo 2: Cấm cán bộ đi dép không cài quai hậu đến cơ quan.

Dự thảo 2 đã bao quát thêm 1 đối tượng nữa trong phạm vi cấm của mình (các cán bộ đi dép có quai hậu nhưng không cài quai)

Soi chiếu ví dụ trên, ta thấy, tùy thuộc yêu cầu của công việc, cán bộ pháp chế doanh nghiệp nên chọn lựa dự thảo cho phù hợp với đối tượng cần áp dụng và phạm vi sẽ điều chỉnh. Ngay từ khi ngồi trên ghế nhà trường, sinh viên luật nên lĩnh hội và tiếp nhận “những tinh hoa pháp lý nhân loại, học thuyết pháp luật văn minh, nhân bản” với một tinh thần mở và một ý chí khai sáng mãnh liệt.

b) Về kỹ năng soạn thảo văn bản:

“Câu đơn là vô địch thiên hạ”. Khi soạn thảo văn bản, theo thói quen, sinh viên luật thường làm phức tạp hóa vấn đề vốn giản dị. Cách hành văn của họ, vì thế rối rắm, khó hiểu. Khi dịch tài liệu luật ngoại ngữ, sự rối rắm còn phức tạp lên một bậc nữa. Trong vấn đề này, chúng tôi, bằng kinh nghiệm có được của mình, có một câu thần chú duy nhất: “Câu đơn là vô địch thiên hạ”. Các bạn cử nhân luật cần diễn giải công việc của mình thành những câu đơn gọn gàng, dễ hiểu. Vì, rất có thể, trừ bạn ra, ở doanh nghiệp bạn phụng sự, chỉ có bạn học luật.

c) Về kỹ năng đàm phán hợp đồng:

“Luôn luôn lắng nghe, lâu lâu mới hiểu”. Thành tật, các cử nhân hay “cãi” trước khi nghe rõ đối phương/đối tác nói gì. Điều này, tất nhiên, dẫn đến thất bại trong đàm phán hợp đồng. Trong đàm phán, kỹ năng nghe quan trọng hơn kỹ năng nói của các cán bộ pháp chế doanh nghiệp. Các cử nhân luật cần lắng nghe ý kiến của đồng nghiệp, đối tác trong quá trình đàm phán để soạn thảo hợp đồng. Trong trường hợp không đồng thuận, cán bộ pháp chế doanh nghiệp cần ghi chú lại, suy nghĩ, phản hồi với đầy đủ lý lẽ, lập luận.

d) Kỹ năng nghiên cứu khoa học:

Người thực hành hay chê kẻ hàn lâm thiếu thực tế. Ngược lại, các nhà bác học chỉ trích người thực hành không có nền tảng khoa học vững chắc. Vì vậy, để là một cán bộ pháp chế doanh nghiệp vững chắc, giỏi nghề, bạn nên có kỹ năng nghiên cứu khoa học. Việc nghiên cứu khoa học chính là sự học và cập nhật kiến thức của bạn. Trong chừng mực nhất định, nghiên cứu khoa học trui rèn kỹ năng viết cực kỳ cần thiết trong quá trình tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, trong quá trình nghiên cứu khoa học, sinh viên luật tự mình tìm kiếm ra các phương pháp tư duy thích hợp cho một luật sư/cán bộ pháp chế (tương lai).

e) Kỹ năng xây dựng văn bản chế độ:

Về khái niệm, văn bản chế độ là các văn bản có đối tượng áp dụng là toàn bộ cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp đối với từng phạm vi công việc cụ thể. Về hình thức, văn bản chế độ được xây dựng thành quy định, quy chế, quy trình… Trong đó, quy định là các văn bản chế độ có phạm vi hẹp, miêu tả một công việc nhất định (ví dụ, Quy định Nghỉ phép gộp hàng năm, Quy định bán lúa cho Ngân hàng Nông dân…). Quy chế thường do một cấp ban hành cao hơn (so với cấp ban hành Quy định) định ra đường lối cho một công việc (ví dụ, Quy chế tài chính, Quy chế thu chi tài chính…). Quy trình là trình tự một công việc chuyên môn nghiệp vụ (ví dụ, Quy trình thẩm định giá bất động sản; Quy trình cắt lỗ trong đầu tư chứng khoán…).

Văn bản chế độ của doanh nghiệp chính là pháp luật của doanh nghiệp đó. Nếu pháp luật thông thoáng, vững chắc thì công việc kinh doanh cởi mở, an toàn và hạn chế rủi ro pháp lý. Đồng thời, pháp luật cần không trái với Hiến pháp của doanh nghiệp (Điều lệ). Vì vậy, các luật sư nội bộ cần xây dựng tổng quan hệ thống văn bản chế độ phù hợp với Điều lệ, chắc chắn, thông thoáng nhưng vẫn đảm bảo hạn chế rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

f) Kỹ năng tư vấn pháp luật:

Khi gặp bất cứ vấn đề pháp lý nào, các cán bộ doanh nghiệp/chủ doanh nghiệp sẽ hỏi ngay cán bộ pháp chế doanh nghiệp/luật sư nội bộ để biết được đáp án pháp lý cho vụ việc. Để trả lời các câu hỏi/vụ việc này, cán bộ pháp chế doanh nghiệp (tương lai) cần tránh kiểu trả lời “đoán mò” và/hoặc câu trả lời theo hướng “có/không làm được”. Theo đó, cán bộ pháp chế doanh nghiệp (tương lai) nên ghi chép đầy đủ, vẽ lược đồ các quan hệ pháp luật và các rủi ro pháp lý (nếu có)… Ví dụ: Để thực hiện phù hợp lộ trình pháp lý A, rủi ro pháp lý là B, hệ quả pháp lý là C. Trong một số trường hợp, cần quy được thành tiền rủi ro pháp lý và chi phí (nếu có) để xử lý rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, để tăng cường thể lực phục vụ công việc trong tương lai, sinh viên luật nói riêng nên theo đuổi một môn thể thao thời thượng (cầu lông, tennis, bóng đá, bóng chuyền…) hoặc có thói quen thể dục thường xuyên (đi bộ, chạy…). Điều này cần được duy trì ngay cả khi đã có việc làm. Trong bối cảnh xã hội nhiều va chạm, sinh viên luật cần học Thiền và Thở để duy trì sự tĩnh lặng của nội tâm… trước khi giải quyết công việc. Nên nhớ “tĩnh tất sinh minh”…

4. Kiến nghị thực hành đối với pháp chế doanh nghiệp:

4.1 Xây dựng bộ môn Pháp chế doanh nghiệp tại các trường luật:

Khoa Luật – Đại học Quốc gia Hà Nội, khi phân nhóm vị trí công tác người học có thể đảm nhiệm sau khi tốt nghiệp đã chú trọng tới đối tượng chuyên viên pháp chế, tư vấn viên trong các công ty, doanh nghiệp có yêu cầu sử dụng nhân lực có chuyên môn cao trong lĩnh vực pháp luật trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, chương trình học cử nhân của Khoa Luật này chưa có môn pháp chế doanh nghiệp hoặc tương tự. Qua khảo sát nhanh của chúng tôi, hiện tại, ngoài Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh có 01 tín chỉ cho môn “Công tác pháp chế trong doanh nghiệp” thì không có cơ sở đào tạo cử nhân luật trong nước nào có giảng dạy môn liên quan đến pháp chế doanh nghiệp (kể cả chương trình đào tạo Luật sư của Học viện Tư pháp). Theo chúng tôi, đây là một thiếu sót của chương trình đào tạo cử nhân luật trong nước, thể hiện sự không cập nhật với đời sống bên ngoài. Trong khi nhu cầu pháp chế doanh nghiệp khu vực tư nhân rất lớn thì đào tạo cử nhân luật học hiện nay không đáp ứng được các kỹ năng pháp chế doanh nghiệp cần thiết. Theo chúng tôi, các trường luật cần xây dựng bộ môn Pháp chế doanh nghiệp với ít nhất là 05 tín chỉ (credit) mới phù hợp với yêu cầu chuyên môn và kỹ năng pháp chế doanh nghiệp cho cử nhân luật học/luật kinh doanh. Trong chương trình của bộ môn Pháp chế doanh nghiệp, ít nhất phải đào tạo các cử nhân luật tương lai các nội dung về:

– Nguyên lý cơ bản của pháp luật dân sự: bao gồm các nội dung chung nhất như khái niệm, định nghĩa, lược sử dân luật Việt Nam…;

– Kỹ năng tư vấn pháp lý nội bộ doanh nghiệp: trình bày nội dung các vấn đề pháp lý trong nội bộ doanh nghiệp như các tranh chấp pháp lý của doanh nghiệp; kỹ năng loại bỏ rủi ro pháp lý trong doanh nghiệp…;

– Kỹ năng đàm phán hợp đồng: khái luận về hợp đồng, các kỹ năng cần có để thương thảo, đàm phán hợp đồng hiệu quả như đọc “tập trung”, nghe “chọn lọc” và nói “tâm điểm”…; và

– Kỹ năng soạn thảo văn bản chế độ trong doanh nghiệp: trình bày kỹ năng soạn thảo Điều lệ, Quy chế tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp.

Việc xây dựng bộ môn Pháp chế doanh nghiệp trong các trường luật sẽ góp phần giúp các sinh viên luật tương lai rèn giũa các kỹ năng và một số kiến thức/nguyên lý cơ bản để có thể tư vấn nội bộ cho doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp các tân cử nhân luật không bỡ ngỡ khi thực hiện các công việc liên quan đến pháp chế doanh nghiệp.

4.2. Ưu tiên rèn kỹ năng khi xây dựng giáo trình pháp chế doanh nghiệp:

Khi soạn thảo giáo trình Công tác pháp chế trong doanh nghiệp/Pháp chế doanh nghiệp cho sinh viên luật, chúng tôi đề xuất cần xây dựng theo hướng tăng cường trui rèn, tập dượt các kỹ năng pháp chế doanh nghiệp như phương pháp tư duy pháp lý như một luật sư, kỹ năng xây dựng văn bản chế độ cho doanh nghiệp, kỹ năng thương thảo đàm phán hợp đồng, kỹ năng tư vấn pháp lý nội bộ… Giáo trình nên có nhiều bài tập tình huống, các giả định sát với thực tế, tạo hứng thú cho người học.