Phân loại, trách nhiệm lập và nghiệm thu hồ sơ địa chính

1. Phân loại hồ sơ địa chính:

1.1. Hồ sơ địa chính là gì?

Nhìn chung thì khái niệm, hồ sơ địa chính là hệ thống tài liệu, số liệu, bản đồ và sổ sách… chứa đựng những thông tin cần thiết về các mặt tự nhiên, kinh tế, xã hội và pháp lí của đất đai và những thông tin này chúng ta có được trong quá trình đo đạc lập bản đồ địa chính, đăng kí ban đầu và đăng kí biến động đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. 

Tất cả các thông tin về tự nhiên của đất đai được lấy thông tin thông qua đo đạc khảo sát, còn các yếu tố kinh tế của đất đai lấy thông tin từ việc phân loại, đánh giá và phân hạng đất đai là điều kiện để xác định giá đất và thu thuế. Yếu tố xã hội về đất đai lấy từ hoạt động của nhà nước về quyền sở hữu tài sản trên đất, quyền sử dụng đất, các quan hệ về chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, thừa kế hoặc thế chấp… Còn yếu tố pháp luật của đất đai thì căn cứ vào quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, ví dụ như quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất, các quy định pháp luật về giao đất, cho thuê đất và thu hồi đất.

Như vậy, tất cả các thông tin đất đai ở trong hồ sơ địa chính như trên là cơ sở để thực hiện quả lí nhà nước về địa chính, để bảo hộ quyền lợi hợp pháp chính đáng của người sử dụng.

1.2. Phân loại hồ sơ địa chính:

Hồ sơ địa chính như phân tích bên trên có bao gồm nhiều tài liệu, số liệu bản đồ, sổ sách… chứa đựng toàn bộ thông tin về đất đai, nó là sản phẩm do người quản lí có thẩm quyền lập lên và mỗi cơ quan quản lí lập loại hồ sơ địa chính khác nhau, vì thế có các loại hồ sơ địa chính như sau:

– Hệ thống địa bạ: đây được coi là một hệ thống hồ sơ ghi chép, cập nhật những dữ liệu cơ bản về tình hình đất đai, chứa đựng những thông tin về đất đai do chính quyền quản lí. Hệ thống địa bạ chứa đựng các thông tin về vị trí, hình thể, kích thước, ranh giới, loại đất và tên chủ sử dụng đất. 

Hệ thống địa bạ bao gồm: thứ nhất là sổ sách đăng kí thông tin chứa đựng thông tin về đất đai, thường do cơ quan chính quyền cấp xã (hay còn gọi là cấp cơ sở) cấp và quản lí. Thứ hai là các giấy tờ chứng minh xác định quyền sử dụng đất, những giấy tờ này do người nắm giữ quản lí. 

Đánh giá ưu điểm và nhược điểm: Việc sử dụng hệ thống địa bạ đơn giản dễ thực hiện, là hệ thống đạt được mục tiêu cấp cơ sở sử dụng trong phạm vi hẹp. Bên cạnh những ưu điểm đó thì nó có nhược điểm đó là thông tin về đất đai không chính xác, không thống nhất trong công tác quản lý địa chính do việc quản lý chỉ sử dụng ở đơn vị hành chính nhỏ và quản lý trên từng mảnh đất, lô đất. Nếu quản lý đất trong phạm vi rộng hơn thì khó thực hiện và sử dụng không trường hợp điều kiện kĩ thuật chưa phát triển, Điều kiện đất đai ít biến động, ít có sự thay đổi về mục đích sử dụng cũng như chủ thể sử dụng vào các quan hệ sử dụng.

– Hệ thống bằng khoán (hay còn gọi là bằng khoán điền thổ): Đây được coi là hệ thống hồ sơ quản lý địa chính một cách thống nhất trên cơ sở đó thì hệ thống bản đồ địa chính cùng với các hệ thống quản lý hoàn chỉnh và đồng bộ. Hệ thống này thường được áp dụng từ thời Pháp thuộc ở nước ta. Hệ thống này ra đời sau khi hệ thống địa bàn ra đời. Sự ra đời của hệ thống này là khách quan bởi cùng với sự phát triển của nền kinh tế xã hội thì các quan hệ đất đai phát triển đặc biệt là quan hệ hàng hóa tiền tệ cho thuê và chuyển nhượng… do đó mà hệ thống thông tin về quản lý địa chính phát triển đó là việc xác lập bản đồ địa chính. 

Nội dung của hệ thống bằng khoán bao gồm hệ thống bản đồ địa chính quy định thống nhất trong cả nước, thứ hai là hệ thống hồ sơ sổ sách để đi xét quản lý thông tin về mảnh đất, và cuối cùng là giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trong cả nước. Với nội dung trên thì hệ thống bằng khoán đảm bảo thông tin thống nhất chặt chẽ cũng như việc quản lý diễn ra trên cả nước. Việc sử dụng hệ thống này tạo điều kiện để phát triển quan hệ hàng hóa tiền tệ về đất đai một cách chính xác đầy đủ qua đó ngăn chặn tình trạng thông tin ngầm tạo điều kiện cho thị trường bất động sản phát triển lành mạnh. 

Với những ưu điểm trên thì hệ thống bằng khoán cũng có những nhược điểm của nó như: Để tạo được hệ thống bằng khoán thì cần phải có chi phí đầu tư lớn cùng hệ thống vận hành quản lý phải có trình độ đầy đủ và phương tiện cũng như các cán bộ phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao.

– Hệ thống hỗn hợp (tức là sử dụng đồng thời hai hệ thống địa bạ vằng bằng khoán): Việc kết hợp hai hệ thống trên không có nghĩa là sử dụng hai hệ thống trên một mảnh đất mà có lãi thì sử dụng hệ thống địa đạo thì tốt đơn giản dễ làm nhưng có loại đất thì phải sử dụng thông tin đất đai. Thật vậy, có những loại đất ít biến động thì ta nên sử dụng hệ thống điện bả sẽ đơn giản mà vẫn đảm bảo được thông tin đầy đủ. Còn đối với đất đô thị công nghiệp có rất nhiều biến động xảy ra nếu sử dụng hệ thống địa bạ thì thông tin về thửa đất sẽ không chính xác bằng việc sử dụng hệ thống bằng khoán. Vì với những loại đất đô thị công nghiệp nó mang nhiều yếu tố kinh tế và nó cũng chứa đựng nhiều yếu tố về vốn và sử dụng vốn nên rất cần thông tin được cập nhật một cách đầy đủ chính xác có như thế thì mới tạo được sự công bằng trong việc sử dụng đất.

2. Trách nhiệm lập và nghiệm thu hồ sơ địa chính:

Theo quy định tại ăn cứ tại Điều 28 thông tư số 24/2014/TT-BTNMT của Bộ tài nguyên và môi trường về hồ sơ địa chính (sau được sửa đổi, bổ sung tại thông tư số 02/2023/TT-BTNMT) thì trách nhiệm lập và nghiệm thu hồ sơ địa chính được quy định như sau:

– Sở Tài nguyên và Môi trường tiến hành kiểm tra, nghiệm thu chất lượng hồ sơ địa chính được lập ban đầu trước khi đưa vào sử dụng. Mức độ kiểm tra được thực hiện theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường về kiểm tra, thẩm định và nghiệm thu công trình, sản phẩm địa chính;

– Cơ quan đăng ký đất đai có trách nhiệm tiến hành kiểm tra việc đo đạc chỉnh lý, chia tách thửa đất trên bản đồ địa chính; kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất hoặc các loại bản đồ khác hiện có dạng giấy, dạng số đối với nơi chưa có bản đồ địa chính trước khi sử dụng để đăng ký, cấp Giấy chứng nhận đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền; Tổ chức kiểm tra thường xuyên việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính dạng số đã thực hiện. Địa phương chưa xây dựng hồ sơ địa chính dạng số thì tổ chức kiểm tra thường xuyên việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với tất cả các trường hợp đã đăng ký;

– Văn phòng đăng ký đất đai hoặc văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất tỉnh chịu trách nhiệm kiểm tra định kỳ việc cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính do chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp quận huyện thực hiện. Mức độ kiểm tra tối thiểu là 20% số trường hợp đã cập nhật, chỉnh lý.

Theo đó thì, Sở tài nguyên và môi trường có trách nhiệm thực hiện việc kiểm tra, nghiệm thu và xác nhận đối với hồ sơ địa chính nói chung. Trường hợp phải trích đo địa chính thửa đất thì Văn phòng đăng kí đất đất có trách nhiệm kiểm tra chất lượng trước khi sử dụng. Đối với địa phương chưa lập bản đồ địa chính mà đang có các loại bản đồ, sơ đồ khác thì Sở Tài nguyên và môi trường xem xét, quyết định việc sử dụng hoặc tổ chức chỉnh lý trước khi đưa vào sử dụng để cấp giấy chứng nhận.

3. Quy định về thành phần hồ sơ nghiệm thu địa chính:

Thành phần hồ sơ bao gồm:

– Quyết định phê duyệt chương trình, đề án, dự án, thiết kế kỹ thuật – dự toán, nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền;

– Hợp đồng kinh tế hoặc văn bản giao nhiệm vụ cho đơn vị thi công;

– Báo cáo tổng kết kỹ thuật của đơn vị thi công;

– Báo cáo kiểm tra chất lượng, khối lượng công trình, sản phẩm của đơn vị thi công;

– Các báo cáo có liên quan đến khối lượng phát sinh, vướng mắc trong quá trình thi công và các văn bản xử lý của của chủ đầu tư hoặc cơ quan quyết định đầu tư (nếu có);

– Báo cáo của đơn vị thi công về việc sửa chữa sai sót và văn bản xác nhận sửa chữa sản phẩm cấp chủ đầu tư (nếu có);

– Biên bản kiểm tra chất lượng, khối lượng công trình, sản phẩm cấp chủ đầu tư;

– Báo cáo giám sát, kiểm tra chất lượng, khối lượng công trình, sản phẩm cấp chủ đầu tư;

– Biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm kèm theo phiếu ý kiến kiểm tra cấp chủ đầu tư;

– Báo cáo giám sát, kiểm tra chất lượng, khối lượng công trình, sản phẩm cấp chủ đầu tư.

Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn bốn ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ đối với chương trình, đề án, dự án, thiết kế kỹ thuật – dự toán, nhiệm vụ có tính chất đơn giản. Trong vòng tám ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ đối với chương trình, đề án, dự án, thiết kế kỹ thuật – dự toán, nhiệm vụ có tính chất phức tạp.

Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính là Sở Tài nguyên và Môi trường (Phòng Đo đạc bản đồ và Viễn thám).

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Luật Đất đai năm 2013;

– Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT của Bộ tài nguyên và môi trường về hồ sơ địa chính (sau được sửa đổi, bổ sung tại thông tư số 02/2023/TT-BTNMT).