Mức phạt không thông báo khi mở văn phòng đại diện

1. Mức phạt không thông báo khi mở văn phòng đại diện:

Khi mở văn phòng đại diện, cần phải thực hiện hoạt động đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền. Việc không thông báo, không đăng ký khi mở văn phòng đại diện sẽ bị xử phạt theo điều luật tương ứng. Căn cứ theo quy định tại Điều 54 của Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt VPHC lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, có quy định cụ thể về mức xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định về thành lập, chấm dứt hoạt động của chi nhánh/văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

– Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với các đối tượng thực hiện một trong những hành vi vi phạm quy định của pháp luật như sau:

+ Có hành vi kinh doanh ở địa điểm tuy nhiên không thông báo với cơ quan có thẩm quyền đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp (trong trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp) hoặc chi nhánh (trong trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh) thực hiện hoạt động kinh doanh. Trong trường hợp có vi phạm pháp luật về thuế thì sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế;

+ Có hành vi chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh, tuy nhiên không thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh;

+ Thực hiện hoạt động chuyển trụ sở chi nhánh/văn phòng đại diện sang các tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương khác nơi chi nhánh/văn phòng đại diện đã thực hiện hoạt động đăng ký kinh doanh trước đó, tuy nhiên không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh/văn phòng đại diện chuyển đến.

– Biện pháp khắc phục hậu quả có thể được áp dụng trong trường hợp này đó là bắt buộc phải thông báo, đăng ký với cơ quan có thẩm quyền đăng ký kinh doanh khi có hành vi vi phạm.

Theo đó thì có thể nói, hành vi không thông báo khi mở văn phòng đại diện có thể bị xử phạt với mức cao nhất là 30.000.000 đồng.

2. Mở văn phòng đại diện có bắt buộc phải thông báo hay không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 45 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022 có quy định về vấn đề đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, thông báo địa điểm kinh doanh. Cụ thể như sau:

– Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước hoặc ở nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một chi nhánh hoặc đặt nhiều chi nhánh, một hoặc nhiều văn phòng đại diện ở một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính nhất định;

– Trong trường hợp thành lập chi nhánh, thành lập văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp cần phải gửi một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ để đăng ký hoạt động chi nhánh, đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đến cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, đặt văn phòng đại diện. Thành phần hồ sơ sẽ bao gồm các loại giấy tờ và tài liệu sau:

+ Thông báo thành lập chi nhánh, thông báo thành lập văn phòng đại diện;

+ Quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, biên bản họp về việc thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp, các loại giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh hoặc người đứng đầu văn phòng đại diện.

– Trong khoảng thời gian 03 ngày làm việc được tính kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, cơ quan có thẩm quyền đăng ký kinh doanh sẽ cần phải có trách nhiệm và nghĩa vụ xem xét tính hợp lý của hồ sơ, sau đó cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Trong trường hợp nhận thấy hồ sơ chưa đầy đủ và hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền đăng ký kinh doanh cần phải thông báo bằng văn bản những nội dung cần phải sửa đổi và bổ sung cho doanh nghiệp. Trong trường hợp từ chối cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì cần phải trả lời bằng văn bản cho doanh nghiệp, trong đó nêu rõ lý do chính đáng;

– Doanh nghiệp sẽ cần phải có nghĩa vụ chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong khoảng thời gian 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi;

– Trong khoảng thời gian 10 ngày được tính kể từ ngày quyết định địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục thông báo địa điểm kinh doanh đến cơ quan đăng ký kinh doanh.

Theo đó thì có thể nói, như điều luật phân tích nêu trên, khi thành lập văn phòng đại diện bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo và đăng ký với cơ quan có thẩm quyền để có thể được hoạt động hợp pháp.

3. Hồ sơ và thủ tục đăng kí mở văn phòng đại diện: 

Để thành lập văn phòng đại diện, cần phải thực hiện theo các giai đoạn sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ với các thành phần giấy tờ, tài liệu như sau:

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện;

– Quyết định và biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện;

– Quyết định của chủ sở hữu đối với loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;

– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;

– Giấy tờ tùy thân của người đứng đầu văn phòng đại diện;

– Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật;

– Giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp này được xác định là Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và đầu tư. Có thể nộp trực tiếp, hoặc nộp thông qua dịch vụ bưu chính, hoặc có thể nộp trực tuyến online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Cho nhận kết quả. Trong khoảng thời gian 03 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét hồ sơ và gửi kết quả phản hồi. Trong trường hợp hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho văn phòng đại diện. Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ và chưa hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau khi sửa đổi, bổ sung hồ sơ sẽ tiến hành nộp lại hồ sơ.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2022 Luật Doanh nghiệp;

– Nghị định 98/2020/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại;

– Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt VPHC lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

THAM KHẢO THÊM:

• Mẫu thông báo về việc lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện
• Mẫu báo cáo tình hình hoạt động của văn phòng đại diện
• Phân biệt giữa văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện