Mẫu trích lục khai tử bản sao (Mẫu III-04) chi tiết nhất

1. Mẫu trích lục khai tử (bản sao) là gì?

Mỗi người khi chết đi đều phải thực hiện việc đăng ký khai tử với các tổ chức chính quyền tại địa phương nhằm mục đích để thực hiện một số thủ tục pháp lý liên quan. Mẫu đăng ký khai tử là loại giấy tờ, hồ sơ quan trọng cần thiết phải xin trích lục. Sau khi nhận được bản chính mẫu trích lục khai tử các chủ thể có thể đến các cơ quan công chứng, chứng thực có thẩm quyền để chứng thực và nhận bản sao. Mẫu trích lục khai tử (bản sao) có giá trị pháp lý ngang với bản chính và được sử dụng phổ biến trong thực tiễn, đem lại những vai trò quan trọng.

Mẫu trích lục khai tử (bản sao) là mẫu bản sao của mẫu trích lục khai tử được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền lập ra nhằm mục đích để trích lục về việc khai tử. Mẫu bản trích lục nêu rõ thông tin của người mất, thông tin của người khai tử, thông tin nơi chết, nguyên nhân chết của các chủ thể, thông tin nơi đăng ký khai tử, thông tin về thời gian chết, các loại giấy tờ tùy thân của người đã chết,… Bản sao mẫu trích lục khai tử cần phải được chứng thực để đảm bảo tính pháp lý cũng như vai trò của nó.

2. Mẫu trích lục khai tử (bản sao):

…..…………………..…(1)

Số:(2) ………./TLKT-BS

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——————

………., ngày…tháng…năm…

TRÍCH LỤC KHAI TỬ

(BẢN SAO)

Họ, chữ đệm, tên: ……….

Ngày, tháng, năm sinh: ……….

Giới tính: …… Dân tộc: …… Quốc tịch: …….

Số định danh cá nhân: …….

Giấy tờ tùy thân: ……..

Đã chết vào lúc……….giờ………….phút, ngày ……….

Nơi chết: ……….

Nguyên nhân chết: ………

Đã được đăng ký khai tử tại: (3): ……. Số: ……….ngày………..

Ghi chú (4): …….

NGƯỜI KÝ TRÍCH LỤC

(Ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên, chức vụ, đóng dấu)

3. Hướng dẫn soạn thảo mẫu trích lục khai tử (bản sao):

(1) Ghi tên cơ quan cấp bản sao Trích lục. Nếu là Ủy ban nhân dân cấp xã thì ghi đủ 03 cấp hành chính (xã, huyện, tỉnh); nếu là Ủy ban nhân dân cấp huyện thì ghi đủ 02 cấp hành chính (huyện, tỉnh); nếu là Cơ quan đại diện thì ghi rõ tên cơ quan đại diện và tên nước có trụ sở Cơ quan đại diện.

Ví dụ: Tỉnh Thanh Hoá

Thành phố Thanh Hoá

UBND phường Lam Sơn

Hoặc: Đại sứ quán Việt Nam tại Hoa Kỳ;

Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka, Nhật Bản

(2) Ghi theo số trong Sổ cấp bản sao Trích lục hộ tịch của cơ quan đăng ký hộ tịch.

(3) Ghi tên cơ quan đăng ký khai tử, số, ngày tháng năm đăng ký.

Ví dụ: “Uỷ ban nhân dân phường Điện Biên, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội

Số: 02, ngày 05/01/2016”

(4) Tuỳ theo cách thức thực hiện, ghi rõ căn cứ cấp bản sao Trích lục: “Thực hiện việc trích lục từ Sổ đăng ký khai tử” hoặc “Thực hiện việc trích lục từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy trình tin học”.

4. Một số quy định pháp luật về trích lục:

4.1. Trích lục là gì?

Trên thực tế, ta có thể hiểu trích lục là thủ tục khá quen và cũng khá lạ đối với nhiều người. Trích lục là hành động không được định nghĩa cụ thể trong các văn bản pháp luật, tuy nhiên, hiện nay Điều 4 Luật hộ tịch 2014 đã đưa ra định nghĩa về trích lục hộ tịch cụ thể như sau:

“Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.”

Ngày nay, có rất nhiều loại giấy tờ, hồ sơ chúng ta cần thiết phải xin trích lục. Dựa trên định nghĩa về “trích lục hộ tịch” ở phía trên thì ta có thể hiểu cơ bản trích lục là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện việc cấp lại bản sao các giấy tờ, thông tin của cá nhân có yêu cầu. Bản sao trích lục có giá trị tương đương với bản chính.

4.2. Giá trị pháp lý bản trích lục:

Khi các chủ thể bị mất giấy tờ gốc, công dân sẽ có quyền yêu cầu các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp lại cho mình bản trích lục có giá trị như bản chính. Trên thực tế bản trích lục sẽ không giống hoàn toàn so với bản gốc nhưng bản trích lục là văn bản có giá trị tương đương như bản chính.

Căn cứ theo Điều 3 Nghị định 23/2015 NĐ-CP quy định giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc thì bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

5. Một số quy định của pháp luật về trích lục khai tử:

5.1. Trích lục khai tử là gì?

Về cơ bản, ta có thể hiểu, trích lục khai tử là một văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm mục đích chứng minh những người có trách nhiệm đăng ký khai tử cho cá nhân quá cố đã đăng ký khai tử tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Thông qua sự kiện một cá nhân chết, giấy chứng tử sẽ được cấp ngay sau khi những người có trách nhiệm tiến hành thủ tục đăng ký khai tử cho người chết. Bản sao trích lục khai tử bao gồm bản sao trích lục được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục được chứng thực từ Giấy chứng tử của cá nhân đó.

5.2. Chủ thể có quyền yêu cầu cấp trích lục khai tử:

Căn cứ vào những điều luật được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật để xác định người có quyền yêu cầu:

Cụ thể, tại Khoản 1 Điều 33 Luật hộ tịch năm 2014 quy định: “Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết thì vợ, chồng hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chết có trách nhiệm đi đăng ký khai tử; trường hợp người chết không có người thân thích thì đại diện của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm đi khai tử”.

Theo Khoản 2 Điều 34 Luật hộ tịch 2014 quy định nội dung như sau: “Ngay sau khi nhận giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều này, nếu thấy việc khai tử đúng thì công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai tử vào Sổ hộ tịch, cùng người đi khai tử ký tên vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho người đi khai tử.”

Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện hành, ta có thể xác định những nhóm chủ thể sau có thể yêu cầu cấp trích lục giấy khai tử cụ thể như sau:

– Thứ nhất: Vợ, chồng hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người đã chết.

– Thứ hai: Các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện công vụ yêu cầu.

5.3. Xin trích lục khai tử ở đâu?

Một cá nhân khi chết đi đã đăng ký khai tử tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì khi giấy đăng ký khai tử bị mất hoặc hư hỏng có thể xin cấp lại trích lục giấy chứng tử theo quy định của pháp luật hiện hành

Theo quy định tại Điều 63 Luật Hộ tịch năm 2014 về cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký thì:

“Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.”

Theo khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định nội dung như sau:

“Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.”

Như vậy, theo quy định của pháp luật thì cơ quan có thẩm quyền bao gồm:

– Cơ quan đăng ký hộ tịch: Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc Cơ quan đại diện.

– Bộ Tư pháp.

– Bộ Ngoại giao.

– Cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự.

Trên đây là các cơ quan có thẩm quyền quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch, có thể cấp trích lục bản sao Giấy khai tử khi hoàn thiện cơ sở dữ liệu quốc gia về hộ tịch.

5.4. Thủ tục cấp trích lục khai tử:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:

Theo khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định người đăng ký khai tử cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

– Tờ khai xin cấp trích lục khai tử (theo mẫu).

– Hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng.

– Giấy tờ chứng minh quan hệ với người quá cố. Trong trường hợp được ủy quyền thì phải có giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật.

– Sổ hộ khẩu của người có yêu cầu.

Bước 2: Sau khi chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ nêu trên thì người có yêu cầu nộp hồ sơ tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Bước 3: Sau khi đã nhận hồ sơ các cá nhân có thẩm quyền sẽ tiến hành xem xét hồ sơ:

– Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc nội dung trong các văn bản chưa chính xác, cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ yêu cầu người có yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi thông tin để thống nhất với dữ liệu hộ tịch mà cơ quan có thẩm quyền lưu trữ.

– Đối với trường hợp hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ tiến hành cấp trích lục khai tử của cá nhân đã chết cho người có yêu cầu.