Mẫu tờ trình phê duyệt kế hoạch đấu thầu mới nhất

1. Tờ trình phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu là gì?

Tờ trình duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu là văn bản được lập ra để tiến hành phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho một dự án nhất định. Tờ trình phê duyệt kế hoặc lựa chọn nhà thầu phải có đầy đủ nội dung liên quan đến dự án và những nhà thầu tham gia.

Theo quy định tại Khoản 8, Điều 4, luật Đấu thầu 2023 Đấu thầu được hiểu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết, thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ phi tư vấn, dịch vụ tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, lựa chọn nhà đầu tư để ký kết, thực hiện hợp đồng dự án đầu tư kinh doanh trên cơ sở bảo đảm minh bạch, cạnh tranh, công bằng, hiệu quả kinh tế và trách nhiệm giải trình.

Qua điều luật ta có thể thấy: Bên mời thầu thực hiện đấu thầu để các nhà thầu (hoặc nhà đầu tư) cạnh tranh nhau. Mục tiêu của đấu thầu  là tìm được nhà thầu (hoặc nhà đầu tư) thỏa mãn các yêu cầu của mình về kỹ thuật, chất lượng với chi phí thấp nhất. Chính vì vậy đấu thầu là một hình thức kinh doanh văn minh trong nền kinh tế thị trường phát triển và  mang lại lợi ích to lớn cho chủ đầu tư nói riêng và nền kinh tế quốc dân nói chung.

Vì đấu thầu tạo ra cạnh tranh cho nên thị trường to lớn này cạnh tranh cũng hết sức khốc liệt. Tuy nhiên các doanh nghiệp khó có thể bỏ qua vì đây là phương thức kinh doanh chủ đạo của các doanh nghiệp lớn.  Mặt khác với nguồn vốn dồi dào và quy mô đặc biệt lớn của thị trường này sẽ luôn hấp dẫn các doanh nghiệp tìm tới. Đấu thầu sẽ giúp cho doanh nghiệp tìm kiếp được đối tác lâu dài và cũng là cơ hội để cho doanh nghiệp có thể chứng minh những kinh doanh và đội ngũ làm việc chuyên nghiệp của mình.

Tờ trình duyệt kế hoạch lực chọn nhà thầu là văn bản ghi chép lại những thông tin liên quan đến dự án, phân công công việc, phân công công việc thuốc kế hoạch lựa chọn nhà thầu,…. Tờ trình duyệt kê hoạch lựa chọn nhà thầu sẽ là căn cứ để cho cơ quan, chủ thể có thẩm quyền sẽ thực hiện việc phê duyệt lưa chọn nhà thầu phù hợp với dự án.

2. Mẫu tờ trình duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu:

Mẫu số 02A. Mẫu tờ trình kế hoạch lựa chọn nhà thầu, ban hành kèm theo Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT:

 TỜ TRÌNH[2]

Kế hoạch lựa chọn nhà thầu

dự án, dự toán mua sắm:___[tên dự án, dự toán mua sắm]

Kính gửi:___ [người phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu[3]]

[Đơn vị trình] trình  [người phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu] xem xét, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu trên cơ sở những nội dung dưới đây:

I. Mô tả tóm tắt dự án, dự toán mua sắm

2. Đối với dự án, phần này giới thiệu khái quát thông tin về dự án như sau:

– Tên dự án

– Tổng mức đầu tư [4]

– Chủ đầu tư hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án trong trường hợp chưa xác định được chủ đầu tư;

– Nguồn vốn;

– Thời gian thực hiện dự án;

– Địa điểm, quy mô dự án;

– Các thông tin khác (nếu có).

3. Đối với dự toán mua sắm, phần này giới thiệu khái quát thông tin về dự toán mua sắm như sau:

a) Dự toán ngân sách nhà nước được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo niên độ ngân sách hoặc dự kiến dự toán ngân sách được cấp đối với trường hợp mua sắm cho năm tiếp theo hoặc mua sắm cho nhiều năm; dự kiến nguồn tài chính hợp pháp trong năm tài chính hoặc dự kiến nguồn tài chính hợp pháp cho các năm kế tiếp đối với trường hợp mua sắm cho năm tiếp theo hoặc mua sắm cho nhiều năm;

b) Giá trị phần công việc mua sắm đã thực hiện trong năm tài chính, năm ngân sách;

c) Phần kinh phí không dùng để mua sắm;

d) Dự toán mua sắm, được xác định bằng kinh phí quy định tại điểm a khoản này trừ kinh phí quy định tại điểm b và điểm c khoản này. Chủ đầu tư không phải thẩm định, phê duyệt dự toán mua sắm.

Trường hợp chủ đầu tư có sẵn kinh phí để mua sắm trong năm ngân sách, năm tài chính và không dùng nguồn thu dự kiến trong năm thì không phải xác định dự toán mua sắm theo quy định tại khoản này. Trong trường hợp này, dự toán mua sắm là khoản kinh phí có sẵn dùng để mua sắm trong năm ngân sách, năm tài chính. Trường hợp gói thầu có thời gian thực hiện hợp đồng dài hơn 01 năm hoặc ngày hợp đồng có hiệu lực và ngày hoàn thành các nghĩa vụ hợp đồng không cùng một năm tài chính thì nêu rõ dự toán mua sắm của năm ngân sách, năm tài chính và dự kiến dự toán mua sắm của các năm tiếp theo.

Trong phần này cũng nêu rõ tên chủ đầu tư; năm ngân sách, năm tài chính của dự toán mua sắm.

Trường hợp hình thành dự án đầu tư đối với dự toán mua sắm và tổ chức lựa chọn nhà thầu đối với dự án đầu tư thì tại Mục I (Mô tả tóm tắt dự án, dự toán mua sắm) chỉ cần giới thiệu khái quát thông tin về dự án theo hướng dẫn tại Mục I.1 mà không phải giới thiệu khái quát thông tin về dự toán mua sắm theo hướng dẫn tại Mục I.2. Trong trường hợp này, cần nêu rõ dự án đầu tư thuộc dự toán mua sắm (không phải là dự án đầu tư theo Luật đầu tư công, dự án đầu tư của doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp do doanh nghiệp nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ). Thủ tục trình, thẩm định, phê duyệt các nội dung trong đấu thầu thực hiện theo quy định như đối với dự án đầu tư (hình thức lựa chọn nhà thầu thực hiện theo hướng dẫn tại ghi chú (6) Mục V.1).

II. Căn cứ pháp lý

Căn cứ __[Luật Đấu thầu ngày 23 tháng 6 năm 2023, Nghị định số 24/2024/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu];Căn cứ __[Ghi số, ngày ban hành và nội dung văn bản là căn cứ để lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu:

– Đối với dự án nêu căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 38 của Luật Đấu thầu ngày 23 tháng 6 năm 2023];

– Đối với dự toán mua sắm nêu căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 38 của Luật Đấu thầu ngày 23 tháng 6 năm 2023].

III.  Phần công việc đã thực hiện⁽¹⁾

Bảng số 1

Ghi chú:

(1) Phần công việc đã thực hiện bao gồm nội dung công việc liên quan đến chuẩn bị dự án, các gói thầu, công việc khác đã được thực hiện (gồm cả gói thầu đã được phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu nhưng chưa lựa chọn được nhà thầu, gói thầu đã lựa chọn nhà thầu nhưng chưa ký hợp đồng, gói thầu đã ký kết và đang thực hiện hợp đồng, gói thầu, nội dung mua sắm có giá không quá 50 triệu đã thực hiện) với giá trị tương ứng và văn bản phê duyệt là căn cứ pháp lý để thực hiện. 

(2) Ghi tóm tắt nội dung công việc hoặc tên các gói thầu đã thực hiện.

(3) Ghi cụ thể tên đơn vị thực hiện.

(4) Ghi giá trị của phần công việc, ghi cụ thể đồng tiền (ghi theo giá trị thanh lý, nghiệm thu hoặc giá hợp đồng,… tùy theo giá trị nào gần nhất với thời điểm trình).

(5) Ghi tên văn bản phê duyệt (Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu, Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, Quyết định giao việc,…).

IV. Phần công việc không áp dụng được một trong các hình thức lựa chọn nhà thầu⁽¹⁾

Bảng số 2

Ghi chú:

(1) Phần công việc không áp dụng được một trong các hình thức lựa chọn nhà thầu bao gồm: hoạt động của ban quản lý dự án, tổ chức đền bù giải phóng mặt bằng, trả lãi vay; các công việc do chủ đầu tư tự tiến hành bao gồm lập, thẩm định hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; đánh giá hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất; thẩm định kết quả sơ tuyển, kết quả mời quan tâm, kết quả lựa chọn nhà thầu; các công việc khác không áp dụng được các hình thức lựa chọn nhà thầu với giá trị tương ứng. Phần này bao gồm cả các gói thầu, nội dung mua sắm có giá không quá 50 triệu đồng dự kiến sẽ mua sắm theo quy trình quy định tại khoản  4 Điều 23 Luật Đấu thầu. Trường hợp gói thầu, nội dung mua sắm có giá không quá 50 triệu mà dự kiến hình thành gói thầu để tổ chức lựa chọn nhà thầu theo các hình thức: đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh, mua sắm trực tiếp, chỉ định thầu, tự thực hiện, tham gia của cộng đồng, lựa chọn nhà thầu theo trường hợp đặc biệt, chào giá trực tuyến, mua sắm trực tuyến thì các gói thầu này thuộc kế hoạch lựa chọn nhà thầu nêu tại Mục V. Trường hợp chủ đầu tư chưa dự kiến được gói thầu, nội dung mua sắm có giá không quá 50 triệu đồng có thể phát sinh trong năm tài chính, năm ngân sách thì phần công việc này thuộc phần công việc chưa đủ điều kiện lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu nêu tại Mục VI.

(2) Mô tả tóm tắt nội dung công việc và không bao gồm phần công việc đã kê tại Bảng 1.

(3) Ghi cụ thể tên đơn vị thực hiện (nếu có).

(4) Ghi giá trị của phần công việc; ghi cụ thể đồng tiền.

V. Phần công việc thuộc kế hoạch lựa chọn nhà thầu

1. Bảng tổng hợp phần công việc thuộc kế hoạch lựa chọn nhà thầu⁽¹⁾:

Bảng số 3

Ghi chú:

(1) Phần công việc thuộc kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải ghi rõ số lượng gói thầu và nội dung của từng gói thầu. Đơn vị trình kế hoạch lựa chọn nhà thầu nêu rõ cơ sở của việc chia dự án, dự toán mua sắm thành các gói thầu tại Mục V.2 của tờ trình này.

(2) Điền tên chủ đầu tư hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án trong trường hợp chưa xác định được chủ đầu tư đối với gói thầu đấu thầu trước theo quy định tại Điều 42 của Luật Đấu thầu hoặc gói thầu cần thực hiện trước khi phê duyệt dự án.

(3) Ghi tên gói thầu vào cột “Tên gói thầu”; nêu tóm tắt phạm vi công việc chính của gói thầu vào cột “Tóm tắt công việc chính của gói thầu”.

Nội dung, phạm vi công việc của gói thầu phù hợp với nội dung nêu trong quyết định phê duyệt dự án, phù hợp với dự toán mua sắm. Trường hợp gói thầu được chia thành nhiều phần riêng biệt thì tên của từng phần cần thể hiện nội dung cơ bản của từng phần.

(4) Giá gói thầu thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 39 của Luật Đấu thầu.

(5) Nguồn vốn thực hiện theo quy định tại điểm c và điểm d khoản 1 Điều 38,  khoản 3 Điều 39 của Luật Đấu thầu.

(6) Hình thức lựa chọn nhà thầu thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 39 của Luật Đấu thầu; việc áp dụng từng hình thức lựa chọn nhà thầu thực hiện theo quy định tại Mục 1 Chương II và khoản 6 Điều 43 Luật Đấu thầu, Mục 2, Mục 3 Chương VII Nghị định số 24/2024/NĐ-CP.

Đối với gói thầu chỉ định thầu quy định tại điểm m khoản 1 Điều 23 Luật Đấu thầu trường hợp đề xuất áp dụng quy trình rút gọn thì ghi “chỉ định thầu rút gọn” vào Mục này; trường hợp đề xuất áp dụng quy trình thông thường thì ghi “chỉ định thầu thông thường” vào Mục này.

Trường hợp hình thành dự án đầu tư đối với dự toán mua sắm theo Mục I (Mô tả tóm tắt dự án, dự toán mua sắm) và gói thầu thuộc hạn mức chỉ định thầu (từ trên 50 triệu đồng đến 100 triệu đồng) thì ghi “chỉ định thầu rút gọn” vào Mục này nếu đề xuất áp dụng quy trình rút gọn; ghi “chỉ định thầu thông thường” vào Mục này nếu đề xuất áp dụng quy trình thông thường.

Đối với chào giá trực tuyến, ghi rõ chào giá trực tuyến thông thường hoặc chào giá trực tuyến rút gọn theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 98 Nghị định số 24/2024/NĐ-CP.  Đối với lựa chọn nhà thầu tư vấn cá nhân, ghi rõ lựa chọn tư vấn cá nhân thông thường hoặc lựa chọn tư vấn cá nhân quy trình rút gọn theo quy định tại khoản 2 Điều 71 Nghị định số 24/2024/NĐ-CP.

(7) Phương thức lựa chọn nhà thầu thực hiện theo quy định tại Mục 2 Chương II của Luật Đấu thầu. Trong đó, phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ chỉ được áp dụng đối với đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp đòi hỏi kỹ thuật cao theo quy định của pháp luật về khoa học, công nghệ căn cứ quy định quy định tại khoản 1 Điều 31 Luật Đấu thầu; đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn.

Đối với gói thầu áp dụng hình thức chỉ định thầu theo quy trình rút gọn thì không ghi nội dung này.

(8) Ghi tổng thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu (là số ngày tối đa tính từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu đến khi có kết quả lựa chọn nhà thầu, bao gồm cả thời gian thẩm định. Trường hợp cần thiết, có thể ghi rõ thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, thời gian thẩm định vào mục này.

Trường hợp gói thầu có lựa chọn danh sách ngắn thì thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu bao gồm cả thời gian lựa chọn danh sách ngắn tính từ ngày phát hành hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời quan tâm đến khi có kết quả lựa chọn danh sách ngắn (có thể ghi rõ thời gian đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ quan tâm, thời gian thẩm định).

Đối với trường hợp xử lý tình huống theo quy định tại khoản 4 Điều 131 Nghị định số 24/2024/NĐ-CP và trường hợp hủy thầu theo quy định tại khoản 1 Điều 17 của Luật Đấu thầu, không phải điều chỉnh thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

(9) Thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu thực hiện theo quy định tại khoản 5 Điều 39 của Luật Đấu thầu.

(10) Loại hợp đồng thực hiện theo quy định tại Điều 64 của Luật Đấu thầu.

(11) Thời gian thực hiện gói thầu thực hiện theo quy định tại khoản 7 Điều 39 của Luật Đấu thầu.

Thời gian thực hiện gói thầu cần phù hợp với tiến độ thực hiện dự án, dự toán mua sắm. Trường hợp gói thầu gồm nhiều phần riêng biệt thì quy định cụ thể thời gian thực hiện gói thầu cho từng phần.

Đối với mua sắm tập trung áp dụng thỏa thuận khung, thời gian thực hiện gói thầu căn cứ theo thỏa thuận khung.

(12) Tùy chọn mua thêm chỉ áp dụng đối với gói thầu mua sắm rộng rãi, đàm phán giá và thực hiện theo quy định tại khoản 8 Điều 39 của Luật Đấu thầu Trường hợp áp dụng tùy chọn mua thêm thì ghi rõ khối lượng, số lượng có thể mua bổ sung theo tỷ lệ phần trăm so với khối lượng tương ứng của hợp đồng nhưng bảo đảm không vượt 30%; nêu giá trị ước tính tương ứng. Trường hợp không áp dụng tùy chọn mua thêm thì ghi “không áp dụng”.

(13) Đối với gói thầu được đề xuất áp dụng giám sát, ghi rõ cá nhân, đơn vị được đề xuất thực hiện giám sát hoạt động đấu thầu kèm theo email, số điện thoại, địa chỉ liên hệ. Đối với gói thầu không đề xuất áp dụng giám sát hoạt động đấu thầu thì để trống nội dung này.

Đối với gói thầu có giá dưới 500 triệu đồng, chủ đầu tư đề xuất người có thẩm quyền áp dụng hoặc không áp dụng việc chỉ cho phép nhà thầu sau được tham dự thầu: có từ 50% lao động trở lên là người khuyết tật, thương binh, dân tộc thiểu số có hợp đồng lao động với thời gian thực hiện hợp đồng từ 03 tháng trở lên và đến thời điểm đóng thầu vẫn còn hiệu lực theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Nghị định số 24/2024/NĐ-CP. Trường hợp người có thẩm quyền quyết định áp dụng mà không có nhà thầu tham dự hoặc không có nhà thầu đáp ứng yêu cầu thì tổ chức đấu thầu lại, nhà thầu không phải đáp ứng yêu cầu này. Việc áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu trong trường hợp này căn cứ ghi chú (6).     

2. Giải trình nội dung kế hoạch lựa chọn nhà thầu:

Trong Mục này cần giải trình các nội dung tại Bảng số 3, cụ thể như sau:

a) Cơ sở phân chia các gói thầu:___[giải trình cơ sở phân chia dự án, dự toán mua sắm thành các gói thầu. Việc phân chia dự án, dự toán mua sắm thành các gói thầu phải căn cứ vào nội dung dự án, dự toán mua sắm, tính chất của công việc, trình tự thực hiện theo thời gian và theo các nguyên tắc sau:

+ Đảm bảo tính đồng bộ về mặt kỹ thuật và công nghệ của dự án, dự toán mua sắm, không được chia công việc của dự án, dự toán mua sắm thành các gói thầu quá nhỏ, làm mất sự thống nhất, đồng bộ về kỹ thuật và công nghệ;

+ Đảm bảo tiến độ thực hiện dự án, dự toán mua sắm;

+ Đảm bảo quy mô hợp lý (phù hợp với điều kiện của dự án, dự toán mua sắm năng lực của nhà thầu hiện tại và phù hợp với sự phát triển của thị trường trong nước…);

Việc chia dự án, dự toán mua sắm thành các gói thầu trái với quy định để thực hiện chỉ định thầu hoặc tạo cơ hội cho số ít nhà thầu tham gia là không phù hợp với quy định của pháp luật về đấu thầu];

b) Giá gói thầu;

c) Nguồn vốn;

d) Hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu;

đ) Thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu;

e) Thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu;

g) Loại hợp đồng;

h) Thời gian thực hiện gói thầu;

i) Tùy chọn mua thêm (nếu có);

k) Giám sát hoạt động đấu thầu (nếu có).

VI. Phần công việc chưa đủ điều kiện lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu (nếu có)

Trường hợp tại thời điểm lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, dự án, dự toán mua sắm có những phần công việc chưa đủ điều kiện để lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu thì cần nêu rõ nội dung và giá trị của phần công việc này tại Bảng số 4.

Bảng số 4

VII. Tổng giá trị các phần công việc

Bảng số 5

VIII. Kiến nghị

Trên cơ sở những nội dung phân tích nêu trên, [đơn vị trình] đề nghị___[người phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu] xem xét, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu dự án, dự toán mua sắm:___[ghi tên dự án, dự toán mua sắm].

Kính trình [người phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu] xem xét, quyết định./.

[1] Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 40 và khoản 2 Điều 41 của Luật Đấu thầu, trường hợp người có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu thì đơn vị trình là chủ đầu tư; trường hợp chủ đầu tư (bao gồm cả trường hợp được người có thẩm quyền ủy quyền) hoặc người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án trong trường hợp chưa xác định được chủ đầu tư phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu thì đơn vị trình là do chủ đầu tư hoặc người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án quy định.

[2] Trường hợp đã lập kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu thì cần đảm bảo nội dung của kế hoạch lựa chọn nhà thầu phù hợp với kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu. Trong trường hợp này, chủ đầu tư không cần giải trình, nêu lý do đối với các nội dung phù hợp với kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu. Trường hợp các nội dung của kế hoạch lựa chọn nhà thầu khác với kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu thì chủ đầu tư phải giải trình, nêu rõ lý do trong tờ trình, báo cáo người có thẩm quyền xem xét, quyết định mà không phải trình, phê duyệt lại kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu.

[3] Được xác định căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 40 và khoản 2 Điều 41 của Luật Đấu thầu.

[4] Đối với kế hoạch lựa chọn nhà thầu của gói thầu thực hiện trước khi phê duyệt dự án thì thay bằng “dự toán nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư”.

3. Danh mục tài liệu kèm theo Tờ trình phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu:

Căn cứ pháp lý:

– Luật Đấu thầu 2023.