Mẫu sổ theo dõi nghỉ phép, bảng theo dõi phép năm Excel

1. Mẫu sổ theo dõi nghỉ phép, bảng theo dõi phép năm Excel:

SỔ THEO DÕI NGHỈ PHÉP NĂM

STT

MSNV

Họ tên

Chức danh

Bộ phận

Ngày vào

Số ngày phép

Đợt 1

Đợt 2

Đợt 3

Từ ngày đến ngày

Tổng số ngày

Số ngày còn lại

Từ ngày đến ngày

Tổng số ngày

Số ngày còn lại

Từ ngày đến ngày

Tổng số ngày

Số ngày còn lại

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J=G-I

K

L

M=J-L

N

O

P=M-O

2. Nội dung cơ bản của mẫu sổ theo dõi nghỉ phép, bảng theo dõi phép năm Excel:

Nội dung cơ bản của một file excel ghi lại mẫu sổ theo dõi nghỉ phép, bảng theo dõi năm sẽ bao gồm các nội dung sau:

– Mã chấm công (Mã nhân viên): Đây là mã không bao giờ trùng, ứng với mỗi nhân viên sẽ có một số hiệu riêng, trường hợp nhân viên xin nghỉ thì mã này vẫn còn nguyên.

– Thông tin cá nhân của nhân viên như: Họ tên, email cá nhân, số điện thoại, ngày sinh, giới tính, địa chỉ hiện tại, địa chỉ thường trú, chứng minh nhân dân, căn cước công dân,… Đây là những thông tin cơ bản của nhân viên khi làm việc tại công ty, nhằm đảm bảo việc xác minh đúng nhân viên vả giúp cho người quản lý Doanh nghiệp biết được nhân sự của mình. Những thông tin này nhà Doanh nghiệp sẽ bảo mật theo đúng quy định của pháp luật và được thể hiện trong bản hợp đồng làm việc.

– Bộ phận làm việc: Nhân viên đó thuộc bộ phận/phòng ban hay khu vực làm việc nào trong Doanh nghiệp.

– Loại hình nhân sự (chức vụ) của nhân viên.

– Vị trí công việc mà nhân viên đó đang đảm nhiệm tại Doanh nghiệp, tổ chức.

– Số ngày nghỉ, nghỉ từ ngày nào đến ngày nào, số ngày phép còn lại trong năm. Và thường những nội dung này sẽ được chia thành từng đợt, tùy theo quy định của Doanh nghiệp.

Như vậy, một mẫu sổ theo dõi nghỉ phép, bảng theo dõi nghỉ phép năm thường sẽ phải có 6 nội dung chủ yếu trên.

3. Nghỉ phép năm là gì?   

Nghỉ phép năm hay còn được gọi là số ngày nghỉ hàng năm đó là những quyền lợi cơ bản mà người lao động được hưởng trong một năm khi làm việc cho một doanh nghiệp, hay tổ chức nào đó. Tùy vào quy định của mỗi doanh nghiệp, tính chất công việc mà người lao động sẽ được hưởng chế độ nghỉ phép năm khác nhau.

4. Người lao động được nghỉ phép bao nhiêu ngày trong một năm :

4.1. Số ngày nghỉ phép của người lao động:

Cụ thể, theo Điều 113 Bộ luật Lao động năm 2019, khi người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ phép hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động như sau:

– Người lao động được nghỉ 12 ngày làm việc đối với trường hợp người lao động làm công việc trong điều kiện bình thường;

– Người lao động được nghỉ 14 ngày làm việc đối với trường hợp người lao động chưa thành niên, người lao động là người khuyết tật, người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;

– Người lao động được nghỉ 16 ngày làm việc đối với trường hợp người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

Nếu người lao động làm việc chưa đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động thì số ngày nghỉ hằng năm được tính theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc.

Như vậy, tùy theo từng trường hợp mà số ngày nghỉ phép hằng năm của người lao động sẽ được quy định khác nhau.

4.2. Cách tính ngày nghỉ hằng năm trong một số trường hợp đặc biệt:

Căn cứ theo quy định của Bộ luật Lao động năm 2019 thì trong một số trường hợp đặc biệt thì ngày nghỉ hằng năm sẽ được tính như sau:

– Số ngày nghỉ hằng năm của người lao động khi họ làm việc chưa đủ 12 tháng theo quy định tại khoản 2 Điều 113 Bộ luật Lao động năm 2019 thì được tính như sau: lấy số ngày nghỉ hằng năm cộng với số ngày được nghỉ tăng thêm theo thâm niên (nếu có), chia cho 12 tháng, nhân với số tháng làm việc thực tế trong năm để tính thành số ngày được nghỉ hằng năm.

– Trường hợp người lao động làm việc chưa đủ tháng, nếu tổng số ngày làm việc và ngày nghỉ có hưởng lương của người lao động (nghỉ lễ, tết, nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng có hưởng lương theo Điều 112, Điều 113, Điều 114 và Điều 115 Bộ luật Lao động năm 2019) chiếm tỷ lệ từ 50% số ngày làm việc bình thường trong tháng theo thỏa thuận thì tháng đó được tính là 01 tháng làm việc để tính ngày nghỉ hằng năm.

– Toàn bộ thời gian người lao động làm việc tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc khu vực nhà nước và doanh nghiệp nhà nước được tính là thời gian làm việc để tính ngày nghỉ hằng năm tăng thêm theo quy định tại Điều 114 Bộ luật Lao động năm 2019 nếu người lao động tiếp tục làm việc tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc khu vực nhà nước và doanh nghiệp nhà nước.

5. Người lao động thôi việc, mất việc được thanh toán tiền lương những ngày chưa nghỉ phép năm không?

Trường hợp do thôi việc, bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm theo quy định của Bộ luật Lao động năm 2019 thì người lao động sẽ được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày mà người lao động chưa nghỉ.

5.1. Quy định tạm ứng tiền lương khi nghỉ phép năm:

Khi nghỉ phép năm mà chưa đến kỳ trả lương, người lao động được tạm ứng tiền lương theo quy định của pháp luật hiện hành. Cụ thể, khi nghỉ phép năm, người lao động được tạm ứng một khoản tiền ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ.

5.2. Có thể thỏa thuận nghỉ phép năm gộp tối đa 3 năm/lần hay không?

Người sử dụng lao động có trách nhiệm quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến của người lao động. Đồng thời, người sử dụng lao động phải thông báo trước cho người lao động biết về lịch nghỉ hằng năm đó. Như vậy, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ hằng năm thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa 03 năm một lần.

6. Thời gian được coi là thời gian làm việc để tính số ngày nghỉ phép năm:

Căn cứ theo quy định tại Điều 65 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động năm 2019 về điều kiện lao động và quan hệ lao động. Theo đó, thời gian được coi là thời gian làm việc để tính số ngày nghỉ phép năm của người lao động là:

– Thời gian học nghề, tập nghề, nếu sau khi hết thời gian học nghề, tập nghề mà người lao động làm việc cho người sử dụng lao động thì thời gian trên được coi là thời gian làm việc để tính số ngày nghỉ phép năm.

– Thời gian thử việc nếu người lao động đó tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động sau khi người lao động hết thời gian thử việc thì thời gian trên được coi là thời gian làm việc để tính số ngày nghỉ phép năm.

– Thời gian nghỉ việc riêng có hưởng lương theo khoản 1 Điều 115 Bộ luật Lao động năm 2019 thì thời gian trên được coi là thời gian làm việc để tính số ngày nghỉ phép năm.

– Thời gian nghỉ việc không hưởng lương nếu được người sử dụng lao động đồng ý nhưng cộng dồn không quá 01 tháng trong một năm thì thời gian trên được coi là thời gian làm việc để tính số ngày nghỉ phép năm.

– Thời gian nghỉ do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp nhưng cộng dồn không quá 6 tháng thì thời gian trên được coi là thời gian làm việc để tính số ngày nghỉ phép năm.

– Thời gian nghỉ do người lao động bị ốm đau nhưng cộng dồn không quá 02 tháng trong một năm thì thời gian trên được coi là thời gian làm việc để tính số ngày nghỉ phép năm.

– Thời gian nghỉ hưởng chế độ thai sản của người lao động theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội thì thời gian trên được coi là thời gian làm việc để tính số ngày nghỉ phép năm.

– Thời gian thực hiện các nhiệm vụ của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà được tính là thời gian làm việc theo quy định của pháp luật thì thời gian trên được coi là thời gian làm việc để tính số ngày nghỉ phép năm.

– Thời gian phải ngừng việc, nghỉ việc không do lỗi của người lao động thì thời gian trên được coi là thời gian làm việc để tính số ngày nghỉ phép năm.

– Thời gian người lao động nghỉ vì bị tạm đình chỉ công việc nhưng sau đó được kết luận là người lao động không vi phạm hoặc không bị xử lý kỷ luật lao động thì thời gian trên được coi là thời gian làm việc để tính số ngày nghỉ phép năm.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động năm 2019 về điều kiện lao động và quan hệ lao động;

– Bộ luật Lao động năm 2019.