Việc quy định về thủ tục đăng ký khai tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện nhằm mục đích xác nhận sự kiện chết của một con người và xác định sự chấm dứt các quan hệ pháp luật của người đó. Mẫu sổ đăng ký khai tử được lập ra trong quá trình đăng ký khai tử.
Mục lục bài viết
1. Mẫu sổ đăng ký khai tử là gì?
Trên thực tế, quyền được khai tử là một trong số những quyền nhân thân cơ bản và rất quan trọng của các cá nhân, quyền khai tử thuộc nhóm quyền nhân thân mang tính cá biệt hóa của các cá nhân. Quyền khai tử của cá nhân đóng góp những ý nghĩa quan trọng không chỉ với chính cá nhân được đăng ký khai tử mà còn có những ý nghĩa to lớn với các cá nhân, tổ chức khác liên quan và Nhà nước. Trong quá trình khai tử có rất nhiều biên bản được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành. Mẫu sổ đăng ký khai tử là một trong số đó và được sử dụng rộng rãi trong thực tế.
Mẫu sổ ghi chép đăng ký khai tử là mẫu sổ được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền lập ra nhằm mục đích để ghi chép về việc đăng ký khai tử của các cá nhân. Mẫu sổ nêu rõ thông tin của người đi khai, thông tin của người đã mất, thông tin của người ký Trích lục khai tử, thông tin của cơ quan đăng ký hộ tịch,… Sau khi hoàn thành việc lập sổ đăng ký khai tử thì người thực hiện và người đi khai tử cần ký và ghi rõ họ tên của mình cũng như chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung sổ đăng ký khai tử.
2. Mẫu sổ đăng ký khai tử:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BỘ TƯ PHÁP
SỔ
ĐĂNG KÝ KHAI TỬ
Cơ quan đăng ký hộ tịch (1)…..……
Quyển số (2): ………
Mở ngày (3)…… tháng ……..năm……
Khóa ngày (4)…….tháng …….năm……..
Số: (5)……… Ngày, tháng, năm đăng ký: ……/……/……
| Phần ghi về người được khai tử: Họ, chữ đệm, tên: ……… Ngày, tháng, năm sinh: …… Giới tính:…………….. Dân tộc: …………. Quốc tịch: …… Giấy tờ tùy thân: ……… Đã chết vào lúc …..giờ….. phút, ngày…………… ghi bằng chữ: …… Nơi chết: ………… Nguyên nhân chết: …… Giấy báo tử/giấy tờ thay thế Giấy báo tử số: …… do ……..cấp ngày …..… Người đi đăng ký khai tử: Họ, chữ đệm, tên: … Giấy tờ tùy thân: … Họ, chữ đệm, tên, chức vụ người ký Trích lục khai tử: … …
| Đúng hạn: Quá hạn: Đăng ký lại: Trẻ dưới 01 tuổi: Trẻ từ 01 tuổi Từ đủ 5 tuổi trở lên: Ghi vào sổ hộ tịch
Ghi chú(6) ……. |
3. Hướng dẫn soạn thảo mẫu sổ đăng ký khai tử:
1. Tên cơ quan đăng ký hộ tịch (1) phải ghi rõ tại trang bìa của sổ:
– Trường hợp Sổ đăng ký khai tử của Ủy ban nhân dân cấp xã thì ghi đủ 03 cấp hành chính (xã, huyện, tỉnh);
– Trường hợp Sổ đăng ký khai tử của Ủy ban nhân dân cấp huyện thì ghi đủ 02 cấp hành chính (huyện, tỉnh);
– Trường hợp Sổ đăng ký khai tử của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thì ghi tên của Cơ quan đại diện Việt Nam.
2. Mục quyển số (2) ghi số thứ tự của Sổ đăng ký khai tử trong năm; ngày mở sổ (3) là ngày đăng ký sự kiện hộ tịch đầu tiên của sổ; ngày khóa sổ (4) là ngày đăng ký sự kiện hộ tịch cuối cùng của sổ; trường hợp chưa hết sổ mà hết năm thì ngày khoá sổ là ngày 31 tháng 12.
3. Số đăng ký (5) được ghi liên tục từ số 01 đến hết năm, không được để trùng số đăng ký.
Số ghi trong Trích lục khai tử là số ghi tại đầu trang Sổ đăng ký khai tử về việc khai tử của người đó.
4. Sổ phải viết liên tiếp theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ ngay tại thời điểm mở sổ.
5. Công chức làm công tác hộ tịch phải tự mình ghi vào sổ, nội dung ghi phải chính xác, theo đúng nội dung hồ sơ đăng ký khai tử.
Chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa, viết bằng loại mực tốt, không sử dụng nhiều màu mực trong một sổ, không dùng mực đỏ.
6. Họ, chữ đệm, tên người được khai tử phải viết bằng chữ in hoa, có dấu;
Ngày, tháng, năm phải xác định theo dương lịch.
Giờ, phút, ngày, tháng, năm chết phải ghi bằng số và bằng chữ; trường hợp không rõ giờ, phút chết thì bỏ trống.
Giấy tờ tùy thân của người được khai tử và người đi khai tử phải ghi rõ: tên loại giấy tờ, số, cơ quan cấp, ngày cấp giấy tờ.
Nơi chết ghi theo địa danh hành chính 3 cấp (xã, huyện, tỉnh). Trường hợp chết tại cơ sở y tế thì ghi tên của cơ sở y tế trước địa danh hành chính.
Trường hợp chết trên phương tiện giao thông, chết do tai nạn trên đường, chết tại trại giam, trại tạm giam, nơi thi hành án tử hình, chết tại trụ sở cơ quan, tổ chức hoặc không xác định được nơi chết thì chỉ ghi địa danh hành chính (xã, huyện, tỉnh) nơi có người chết hoặc phát hiện thi thể người chết.
Nguyên nhân chết được ghi theo Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử; trường hợp chưa xác định được nguyên nhân chết thì để trống.
Giấy báo tử/giấy tờ thay Giấy báo tử phải ghi rõ tên giấy tờ; số, ngày, tháng, năm cấp; cơ quan, tổ chức cấp.
7. Cột bên phải tùy theo loại việc thực hiện cần đánh dấu vào ô tương ứng: đăng ký đúng hạn; đăng ký quá hạn; đăng ký lại; độ tuổi của người chết; ghi vào Sổ hộ tịch việc khai tử (đối với trường hợp ghi vào Sổ hộ tịch việc khai tử đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài);
8. Mục “Ghi chú” (6) để ghi thông tin trong trường hợp ghi vào Sổ hộ tịch việc khai tử đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (ghi rõ số giấy chứng tử, tên cơ quan, tên quốc gia, ngày, tháng, năm cấp giấy chứng tử); ghi chú những thông tin thay đổi sau này; thông tin sửa chữa trong trường hợp có sai sót khi ghi sổ.
9. Trường hợp có sai sót khi ghi sổ, công chức làm công tác hộ tịch phải trực tiếp gạch bỏ phần sai sót, không được tẩy, xóa để viết lại, không chữa đè lên chữ cũ; nội dung sửa chữa được ghi vào mục “Ghi chú” (6); công chức làm công tác hộ tịch phải ghi rõ ngày, tháng, năm sửa chữa, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên; báo cáo Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch duyệt, cho phép đóng dấu vào nội dung sửa chữa.
10. Năm đăng ký bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 cho đến hết ngày 31 tháng 12.
Hết năm đăng ký phải thực hiện khóa sổ, thống kê tổng số sổ đã sử dụng, tổng số sự kiện chết đã đăng ký trong năm, có xác nhận của Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch.
4. Thủ tục đăng ký khai tử cho công dân Việt Nam:
Bước 1: Các chủ thể có yêu cầu chuẩn bị hồ sơ:
Kể từ ngày có người chết, vợ, chồng hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chết trong thời hạn 15 ngày nộp hồ sơ phải yêu cầu đăng ký khai tử tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết.
Hồ sơ, giấy tờ đăng ký khai tử bao gồm:
– Thứ nhất: Tờ khai đăng ký khai tử.
– Thứ hai: Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền cấp. Giấy tờ thay thế giấy báo tử cỏ thể bao gồm các loại giấy tờ sau:
+ Đối với người chết tại cơ sở y tế: Thủ trưởng cơ sở y tế cấp Giấy báo tử.
+ Đối với người chết do thi hành án tử hình: Chủ tịch Hội đồng thi hành án tử hình cấp giấy xác nhận việc thi hành án tử hình thay Giấy báo tử.
+ Đối với người bị
+ Đối với người chết trên phương tiện giao thông, chết do tai nạn, bị giết, chết đột ngột hoặc chết có nghi vấn: Văn bản xác nhận của
– Thứ ba: Văn bản ủy quyền trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai tử.
Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.
Hồ sơ, giấy tờ cần phải xuất trình khi đăng ký khai tử bao gồm:
– Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký khai tử.
– Giấy tờ chứng minh nơi cư trú cuối cùng của người chết để xác định thẩm quyền (trong giai đoạn Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc chưa hoàn thiện).
– Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì xuất trình giấy tờ chứng minh nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể của người chết.
– Cần lưu ý đối với trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các loại giấy tờ phải xuất trình cụ thể nêu trên.
Bước 2: Các chủ thể có yêu cầu nộp hồ sơ tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền:
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ, đối chiếu thông tin của hồ sơ trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình.
– Đối với trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả.
– Đối với trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định của pháp luật.
– Đối với trường hợp hồ sơ sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ và lập văn bản từ chối tiếp nhận hồ sơ, trong đó ghi rõ lý do từ chối, ký, ghi rõ họ, tên của người tiếp nhận.
– Trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền giải quyết khai tử:
Công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai tử vào Sổ hộ tịch, cùng người đi khai tử ký tên vào Sổ hộ tịch và báo cáo cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho người đi khai tử.
Công chức tư pháp – hộ tịch khóa thông tin hộ tịch của người chết trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo đúng quy định của pháp luật.
