Mẫu con dấu chính là quy chuẩn về nội dung thông tin, về hình thức, về kích thước trên bề mặt của con dấu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Vậy mẫu quyết định về việc sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp được soạn thảo như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Mẫu quyết định về việc sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp:
| Tên Công Ty Số:………….. | Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
QUYẾT ĐỊNH
(V/v: Sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp)
– Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14;
– Căn cứ Điều lệ Công ty.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành mẫu con dấu của doanh nghiệp như sau:
Tên doanh nghiệp: …
Mã số doanh nghiệp: …
Địa chỉ: …
Mẫu con dấu …
| Mẫu con dấu | Ghi chú |
Số lượng con dấu: …
Thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu: …ngày … tháng …. năm 20…
Thời hạn sử dụng của con dấu: …
Con dấu được sử dụng để đóng dấu vào các loại văn bản, giấy tờ của công ty theo quy định của pháp luật.
Điều 2: Giao cho ông/ bà … công ty chịu trách nhiệm về việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty.
Điều 3: Giám đốc công ty và các thành viên công ty có trách nhiệm thực hiện quyết định này.
Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký./.
…ngày…tháng…năm…
Giám Đốc
(Ký và ghi rõ họ tên)
2. Hướng dẫn soạn thảo quyết định về việc sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp:
Khi soạn thảo thảo mẫu quyết định về việc sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp, người soạn thảo cần lưu ý những vấn đề sau:
– Tên công ty, số hiệu văn bản được soạn ở góc bên trái trên cùng của văn bản;
– Tên quyết định (quyết định về việc sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp);
– Nội dung của quyết định (có tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ doanh nghiệp, mẫu con dấu, số lượng con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu, thời hạn sử dụng con dấu, mục đích sử dụng của con dấu,…).
3. Quy định về dấu của doanh nghiệp:
Căn cứ Điều 43
– Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;
– Dấu dưới dạng hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Từ trước đến nay, con dấu là một phần mà không thể thiếu được trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp bởi vì con dấu của doanh nghiệp chính là một phương tiện đặc biệt được các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng để đóng lên văn bản, giấy tờ của mình. Khi con dấu của doanh nghiệp, tổ chức được đóng lên văn bản, giấy tờ có liên quan đến doanh nghiệp, tổ chức của mình thì nó đã khẳng định được giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản đó. Từ mấy năm trở về đây, chính vì sự phát triển nhanh chóng của công nghệ điện tử và cũng như để đáp ứng được yêu cầu về giao dịch nhanh chóng giữa các doanh nghiệp, tổ chức đồng thời để làm tốt được các vấn đề rút gọn thủ tục hành chính nên Nhà nước ta đã quy định ngoài con dấu truyền thống được các doanh nghiệp đặt làm ở các cơ sở khắc dấu thì con dấu dưới dạng hình thức chữ kí số cũng được nhà nước quy định là con dấu chính thức và hoàn toàn có đầy đủ giá trị pháp lý giống như con dấu truyền thống. Việc áp dụng công nghệ tiên tiến vào các thủ tục hành chính của doanh nghiệp là một đổi mới hết sức tiến bộ, việc ban hành con dấu dưới dạng hình thức chữ kí số không chỉ những góp phần vào việc hỗ trợ doanh nghiệp rút gọn được thủ tục kinh doanh mà còn thể hiện được sự hội nhập vào xu hướng phát triển chung của thế giới.
Tại khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp tự quyết định các vấn đề liên quan đến con dấu như sau:
– Loại con dấu;
– Số lượng con dấu;
– Hình thức con dấu: mẫu con dấu của công ty được thể hiện dưới một hình thức cụ thể, nhất định như hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác và đối với mỗi doanh nghiệp chỉ có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, về hình thức và kích thước.
– Nội dung con dấu của doanh nghiệp (kể cả chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị khác của doanh nghiệp: tại
– Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể bổ sung thêm ngôn ngữ và hình ảnh khác vào nội dung của mẫu con dấu doanh nghiệp, tuy nhiên việc bổ sung những nội dung này không được phép vi phạm các điều cấm quy định của pháp luật về con dấu.
Về thẩm quyền quyết định số lượng, quyết định hình thức và quyết định nội dung con dấu doanh nghiệp thì chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân; hội đồng thành viên đối với loại hình doanh nghiệp là công ty hợp danh; hội đồng thành viên hoặc là chủ tịch công ty đối với loại hình doanh nghiệp là công ty trách nhiệm hữu hạn; hội đồng quản trị đối với loại hình doanh nghiệp là công ty cổ phần quyết định về số lượng, về hình thức, về nội dung và mẫu của con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ của công ty có quy định khác
Việc quản lý và lưu giữ con dấu doanh nghiệp thực hiện theo đúng quy định của Điều lệ công ty hoặc thực hiện theo đúng quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh và văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có con dấu ban hành. Tại Luật Doanh nghiệp 2014 (đã hết hiệu lực) có quy định về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của doanh nghiệp thực hiện theo đúng quy định của Điều lệ công ty. Như vậy, có thể thấy Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực đã bổ sung việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu không những sẽ thực hiện theo điều lệ của công ty mà còn sẽ được thực hiện theo quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh và văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có con dấu ban hành. Doanh nghiệp có toàn quyền để quyết định về việc quản lý, việc sử dụng và việc lưu giữ con dấu của doanh nghiệp mình theo đúng các nội dung được ghi nhận trong Điều lệ doanh nghiệp. Doanh nghiệp chỉ bị hạn chế về quyền quyết định trong các trường hợp pháp luật có yêu cầu phải sử dụng con dấu. Khi doanh nghiệp thực hiện các giao dịch với các đối tác, việc doanh nghiệp có sử dụng hay là không sử dụng con dấu trên các văn bản, giấy tờ sẽ do Điều lệ của công ty quy định và sẽ do sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và đối tác của họ.
Doanh nghiệp sử dụng con dấu trong các giao dịch theo đúng quy định của pháp luật.
4. Các hành vi bị nghiêm cấm trong việc sử dụng con dấu:
Tại Điều 6
– Hành vi làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả;
– Hành vi mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu;
– Hành vi sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng;
– Hành vi cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký;
– Hành vi không giao nộp con dấu theo đúng quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;
– Hành vi mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố hoặc thế chấp con dấu; hành sử dụng con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động;
– Hành vi chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu;
– Hành vi sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu;
– Hành vi làm giả, sửa chữa hay làm sai lệch các nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu;
– Hành vi đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền;
– Hành vi không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không thực hiện xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của các cơ quan đăng ký mẫu con dấu;
– Hành vi lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết các thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà hoặc xâm phạm đến quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
– Các hành vi khác theo quy định của pháp luật;
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Luật Doanh nghiệp 2020;
– Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
