Mẫu quyết định công nhận hoàn thành tập sự công chứng

1. Mẫu quyết định công nhận hoàn thành tập sự công chứng:

Chú thích:

(1) Ghi tên Phòng chuyên môn của Sở Tư pháp có trách nhiệm đề nghị.

2. Nội dung tập sự hành nghề công chứng:

Căn cứ theo quy định của pháp luật hiện hành, hiện nay có đến 10 nội dung tập sự hành nghề công chứng. Cụ thể các nội dung đó được quy định như sau:

– Nội dung thứ nhất là đề cập đến các kỹ năng tiếp cận của người hành nghề, cụ thể là các kỹ năng tiếp cận hồ sơ, giấy tờ, phân loại các yêu cầu công chứng cũng như kiểm tra về tính hợp pháp của các hồ sơ được yêu cầu công chứng. Đồng thời, xem xét nhận dạng các chủ thể, năng lực hành vi dân sự của người tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch.

– Nội dung thứ hai là đề cập về các quy tắc ứng xử, quy tắc đạo đức hành nghề công chứng. Cũng như các cách giải thích cho người yêu cầu công chứng về quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng, các hậu quả pháp lý sẽ xảy ra của việc công chứng, kỹ năng giải thích lý do khi từ chối yêu cầu công chứng.

– Nội dung thứ ba là đề cập đến những kỹ năng nghiên cứu và các cách giải quyết hồ sơ công chứng.

– Nội dung thứ tư là kỹ năng soạn thảo hợp đồng, các giao dịch được yêu cầu công chứng, kỹ năng xác minh tính hợp pháp của các hợp đồng,…..

– Nội dung thứ năm là kỹ năng công chứng bản dịch, bản sao, chứng thực chữ ký trong giấy tờ và văn bản.

– Nội dung thứ sáu là kỹ năng soạn thảo lời chứng.

– Nội dung thứ bảy là kiểm tra, sắp xếp, phân loại hồ sơ đã được công chứng, chứng thực để đưa vào lưu trữ.

– Nội dung thứ tám là kỹ năng khai thác.

– Nội dung thứ chín là kỹ năng quản trị tổ chức hành nghề công chứng.

– Nội dung thứ 10 là các kỹ năng và công việc liên quan đến công chứng khác theo sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự.

Như vậy, công chứng viên hướng dẫn tập sự phải bố trí, sắp xếp hướng dẫn các nội dung trên cho người tập sự hành nghề công chứng trong khoảng thời gian tập sự.

3. Người tập sự được công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng khi nào?

Người tập sự được công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng khi đáp ứng các điều kiện sau đây:

– Môt là, người tập sự có đủ điều kiện tập sự;

– Hai là, công chứng viên hướng dẫn tập sự có đủ điều kiện hướng dẫn tập sự;

– Ba là. công chứng viên hướng dẫn tập sự và người tập sự đều không thuộc 1 trong các đối tượng bị cấm theo quy định của pháp luật hiện hành;

– Bốn là, Người tập sự hoàn thành thời gian tập sự theo quy định của pháp luật và thường thời gian tập sự là 06 tháng. Ngoài ra, người tập sự phải có Báo cáo kết quả tập sự, Sổ nhật ký tập sự nộp đúng thời hạn.

– Tuy nhiên, nếu như người tập sự hành nghề công chứng đã được công nhận hoàn thành tập sự nhưng bị phát hiện không đáp ứng các điều kiện để được công nhận thì Sở Tư Pháp sẽ ra quyết định hủy bỏ kết quả tập sự của người đã được công nhận. Người bị hủy bỏ kết quả tập sự được đăng ký tập sự lại nếu đáp ứng các điều kiện tập sự quy định.

Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện hành thì người tập sự hành nghề công chứng được xem là hoàn thành thời gian tập sự khi đáp ứng được 4 điều kiện đã nêu trên.

4. Quyền và nghĩa vụ của người tập sự hành nghề công chứng:

Người tập sự có các quyền sau đây:

– Được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự tạo điều kiện thực hiện các nội dung tập sự.

– Được công chứng viên hướng dẫn tập sự hướng dẫn các nội dung tập sự.

– Được thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự, thay đổi nơi tập sự.

– Được công nhận hoàn thành tập sự.

– Được đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng.

– Các quyền khác theo thoả thuận.

Người tập sự có các nghĩa vụ sau đây:

– Tuân thủ nội quy, quy chế của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

– Thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các công việc thuộc nội dung tập sự.

– Bảo đảm thời gian tập sự.

– Chịu trách nhiệm trước công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự về kết quả và tiến độ của các công việc được phân công.

– Giữ bí mật thông tin về nội dung công chứng và các thông tin có liên quan mà mình biết được trong quá trình tập sự.

– Lập Sổ nhật ký tập sự hành nghề công chứng, Báo cáo kết quả tập sự.

– Các nghĩa vụ khác theo thỏa thuận.

5. Những chủ thể nào không được đăng ký tập sự hành nghề công chứng?

Người thuộc một trong các trường hợp sau đây thì không được đăng ký tập sự:

– Thứ nhất là người đăng ký tập sự đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, người chưa được xóa án tích theo quy định của pháp luật.

– Thứ hai là người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính.

– Thứ ba là, người bị mất, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.

– Thứ tư là, người đang là cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật hiện hành, trừ những cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc tại Phòng Công chứng.

– Thứ năm là, cán bộ bị kỷ luật bằng hình thức bãi nhiệm, công chức, viên chức bị kỷ luật bằng hình thức buộc thôi việc.

– Thứ sáu là, người đang làm việc theo hợp đồng lao động cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trừ trường hợp làm việc theo hợp đồng lao động tại tổ chức hành nghề công chứng mà người đó tập sự hoặc ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà thời gian làm việc không trùng với ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

Ví dụ như:

– Ông A là công chức đang làm việc tại Sở Tư pháp tỉnh Đồng Nai. Ông A không đáp ứng điều kiện đăng ký tập sự hành nghề công chứng, do đó ông A sẽ không được đăng ký tập sự hành nghề công chứng.

– Bà B là viên chức đang làm việc tại Phòng công chứng số 1 thành phố Hồ Chí Minh. Bà B có bằng cử nhân luật và có đủ 02 năm công tác pháp luật tại Phòng công chứng số 1 thành phố Hồ Chí Minh. Bà B đáp ứng đủ điều kiện đăng ký tập sự hành nghề công chứng, do đó bà B sẽ được đăng ký tập sự hành nghề công chứng.

– Ông C là công chức đã bị kỷ luật bằng hình thức buộc thôi việc. Ông C không đáp ứng điều kiện đăng ký tập sự hành nghề công chứng, do đó ông C sẽ không được đăng ký tập sự hành nghề công chứng

Như vậy, những người thuộc 1 trong các trường hợp quy định trên thì sẽ không được đăng ký tập sự hành nghề công chứng.

Các văn bản pháp luật được sử dung trong bài viết:

Thông tư 08/2023/TT-BTP hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.