Trên thực tế, có không ít công ty hay doanh nghiệp chậm trễ trong việc thanh toán công nợ. Do đó, giấy yêu cầu thanh toán công nợ là một phương pháp để thúc giục bên nợ nhanh chóng chi trả cho số nợ còn thiếu. Dưới đây chúng tôi xin giới thiệu mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ file Word mới nhất.
Mục lục bài viết
1. Hướng dẫn viết giấy đề nghị thanh toán công nợ:
Trong khi thực hiện hợp đồng liên quan đến việc thanh toán từng khoản tiền; không phải lúc nào bên thanh toán cũng thanh toán đúng thời hạn; đủ số tiền theo đã thoả thuận ban đầu của các bên. Trong khi phát sinh những vấn đề khác so với hợp đồng liên quan tới thanh toán tiền; thì các bên cần lựa chọn các văn bản phù hợp để chuyển sang bên kia để thông báo về việc yêu cầu thanh toán. Đây cũng là văn bản pháp luật đầu tiên gửi cho bên chậm thanh toán. Từ đó thúc dục việc thanh toán theo các quy định của hợp đồng.
Có nhiều mẫu giấy đề nghị thanh toán ứng với mỗi trường hợp riêng biệt mà sẽ sử dụng các mẫu khác nhau. Chẳng hạn như: Đơn đề nghị thanh toán; văn bản đề nghị thanh toán; giấy đề nghị thanh toán; tờ đề nghị thanh toán, … Mỗi một loại giấy sẽ có các mục đích và cách thức sử dụng riêng biệt làm sao cho hiệu quả nhất.
Giấy đề nghị thanh toán phải đáp ứng được những tiêu chuẩn, điều kiện căn bản và phải đảm bảo yêu cầu đầy đủ nội dung và chuẩn về hình thức trình bày.
Về mặt hình thức, giấy đề nghị thanh toán phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về chính tả và ngôn ngữ bao gồm:
– Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực (đúng ngữ pháp, đúng chính tả, dùng từ và đặt câu. Thể hiện đúng nội dung mà văn bản cần truyền tải;
– Hình thức trình bày phải rõ ràng về nội dung và trình bày đúng quy cách văn bản;
– Nội dung chủ yếu của mẫu tài liệu cần phải cụ thể và rõ ràng để đáp ứng yêu cầu tối thiểu của một văn bản pháp luật thông thường.
Đối với nội dung, tuỳ theo trường hợp mà có các mẫu khác nhau; tuy vậy, đa phần các mẫu đơn sẽ có một số nội dung cơ bản không thể thiếu như sau:
– Tên tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân đề nghị thanh toán;
– Họ tên và địa chỉ đang cư trú của cá nhân đề nghị thanh toán;
– Nội dung chủ yếu của biểu mẫu là những thông tin có liên quan về việc thanh toán;
– Ghi rõ ràng tổng số tiền đề nghị thanh toán gồm các số và chữ dùng cho cơ sở thanh toán;
– Số lượng chứng từ gốc đi cùng và các hoá đơn chứng từ hoặc bản sao hoá đơn;
– Chữ kí của người đứng đầu cơ quan tổ chức hoặc người có thẩm quyền yêu cầu thanh toán công nợ.
2. Mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ file Word mới nhất:
Để việc thúc giục thanh toán công nợ được tiến hành nhanh chóng và đạt được kết quả lớn nhất, bên có yêu cầu cần gửi giấy đề nghị thanh toán đến bên chậm thanh toán. Dưới đây chúng tôi xin giới thiệu đến bạn đọc mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ mới và chính xác nhất:
2.1. Mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ file Word mới nhất- mẫu số 1:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…, ngày …. tháng …. năm ….
GIẤY YÊU CẦU THANH TOÁN CÔNG NỢ
Kính gửi: Công Ty …
Căn cứ hợp đồng kinh tế số: … ngày …,
Căn cứ Biên bản ….
Căn cứ biên bản thanh lý hợp đồng ngày: …
Căn cứ …
Công Ty …. chân thành cảm ơn sự quan tâm hợp tác tốt đẹp của Quý Công Ty trong thời gian qua.
Thực hiện hợp đồng kinh tế số: … ngày … tháng …. năm…. được ký giữa Công ty … và Công Ty … về việc: ….
Chúng tôi đã bàn giao đầy đủ hàng hoá và giấy tờ quy định tại điều … của hợp đồng. Đại diện hai bên đã ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị ngày … tháng … năm ….
Theo điều khoản Thanh toán hợp đồng (điều …), bên Mua sẽ thanh toán cho bên Bán …% giá trị hợp đồng trong vòng …ngày kể từ ngày ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa.
Theo thanh lý và nghiệm thu (…..) quý công ty đã thanh toán chậm ….ngày (từ ngày … tháng…. đến ngày…. tháng….) so với tiến độ quy định tại Hợp đồng này.
Vậy, chúng tôi kính đề nghị Công ty….. thanh toán công nợ theo đúng quy định tại Điều …
Hợp đồng kinh tế số: …
Ký ngày …. cụ thể:
– Số tiền còn phải thanh toán là: …đồng.
Bằng chữ: …
Tên tài khoản: Công Ty…
Số tài khoản: …. Tại: Ngân hàng …, chi nhánh …
Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý cơ quan và có thông tin phản hồi lại cho chúng tôi về việc thanh toán số tiền trên.
Trân trọng!
Công ty…..
Giám đốc
( Ký và ghi rõ họ tên)
2.2. Mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ file Word mới nhất- mẫu số 2:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…, ngày … tháng … năm …
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN NỢ
Kính gửi: …
Thực hiện Hợp đồng kinh tế số … ký ngày … giữa … và Công ty …về việc …, chúng tôi đã bàn giao đầy đủ hàng hoá và giấy tờ quy định tại Điều … của hợp đồng. Đại diện hai bên đã ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị ngày … tháng … năm ….
Theo điều khoản Thanh toán hợp đồng (điều …), bên Mua sẽ thanh toán cho bên Bán …% giá trị hợp đồng trong vòng …ngày kể từ ngày ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa.
Vậy, chúng tôi kính đề nghị quý cơ quan thanh toán …% giá trị hợp đồng tương đương số tiền: … đồng (…) theo đúng quy định trong hợp đồng.
Tên tài khoản: Công ty…
Số tài khoản: … tại Ngân hàng… – Chi nhánh…
Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý cơ quan.
Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn!
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
( kí và ghi rõ họ tên)
3. Một số trường hợp sử dụng giấy đề nghị thanh toán:
Một cá nhân hay tổ chức tự nguyện bỏ tiền của mình để chi vào các công việc hoặc hoạt động chung của tập thể mà có được sự chấp thuận và phê duyệt của cấp trên. Chẳng hạn như việc đi lại học tập, mua sách vở, văn phòng phẩm v.v.. Mục đích của việc lập giấy đề nghị là nhằm để công ty, doanh nghiệp hoặc tổ chức hành chính sự nghiệp thanh toán số tiền nói trên.
Đề nghị thanh toán công nợ là giấy tờ do bên có bên bán hàng hoá, bên cung cấp dịch vụ ký và gửi cho bên bên mua hàng hoá hoặc bên sử dụng dịch vụ để yêu cầu thanh toán khoản nợ theo sự thoả thuận của mỗi bên. Giấy đề nghị thanh toán công nợ chỉ được gửi khi gần đến hạn thanh toán và gửi cùng với hoá đơn. Văn bản này thường do kế toán công ty có công nợ soạn thảo.
Ngoài ra, nếu đã hết hạn trả nợ mà bên mua vẫn không thanh toán đầy đủ thì bên bán cũng có thể gửi giấy thanh toán để nhắc nhở bên mua.
Văn bản đề nghị thanh toán còn được dùng khi yêu cầu thanh toán một khoản nợ, hoặc khi có công nợ cần thu của công ty đối với khách hàng.
Trong khi ký kết hợp đồng về việc thanh toán tiền, không phải bao giờ người nhận tiền cũng thanh toán trước thời hạn bởi nhiều nguyên nhân khách quan. Chính vì vậy, giấy đề nghị thanh toán công nợ không chỉ có vai trò nhắc nhở mà còn như một minh chứng về việc bên phải thanh toán nợ đã chậm trả, là bằng chứng về việc vi phạm về vấn đề thanh toán trong hợp đồng.
Do đó, nếu có tranh chấp liên quan đến thanh toán ngoài hợp đồng thì mỗi bên cần lựa chọn chứng từ phù hợp và chuyển sang bên kia văn bản yêu cầu thanh toán. Văn bản yêu cầu thanh toán là một văn bản pháp lý để cung cấp đến bên chậm trễ trong việc thanh toán, qua đó nhằm mục đích thúc giục việc thanh toán số tiền còn thiếu theo đúng hợp đồng để tránh những tranh chấp đáng tiếc xảy ra.
4. Một số lưu ý khi soạn giấy đề nghị thanh toán công nợ:
Khi ghi giấy đề nghị thanh toán nợ cần lưu ý các nội dung sau:
Giấy đề nghị thanh toán ghi rõ đơn vị (cơ quan, tổ chức) đang đông tác và địa chỉ, căn cứ theo biểu mẫu quy định đã được công bố theo thông tư của Bộ tài chính.
Giấy ghi rõ thời gian (ngày tháng năm) nộp cho ai. Ghi rõ, đầy đủ, chi tiết tên và địa chỉ công ty. Ghi rõ nội dung thanh toán (đã sử dụng vào mục đích chi) và số tiền cần thanh toán là bao nhiêu.
Giấy này cần có chữ ký của một số người khác bao gồm: người đề nghị; kế toán và người phê duyệt trước khi chi tiền tại ngân hàng…
Khi lập đề nghị thanh toán công nợ, bên viết đề nghị cần chú ý nêu đầy đủ và chính xác toàn bộ mọi thông tin như số tiền, chi tiết những phần của hợp đồng 2 bên đã ký kết trước đó.
Giấy đề nghị phải ghi rõ số tiền bên đối tác cần thanh toán với mình bằng số và chữ. Việc này nhằm bảo đảm tính rõ ràng, minh bạch, chính xác và chống tình trạng tẩy xoá.
Đề nghị thanh toán công nợ nên được coi như một bằng chứng về khoản vay của bên mua. Tuy nhiên, nó chỉ có hiệu lực pháp luật nếu là bản gốc hoặc bản sao công chứng, có đủ chữ ký và con dấu của bên lập đề nghị thanh toán.
Vì vậy, hãy luôn đảm bảo văn bản thanh toán của mình được soạn thảo hợp lệ.
