Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định. Trường hợp mất, thất lạc chứng từ để được cấp lại, cá nhân tổ chức phải làm đơn xin giấy xác nhận chứng từ gửi đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Mục lục bài viết
1. Đơn xin xác nhận chứng từ là gì?
Pháp luật Việt Nam quy định về các loại chứng từ như sau:
– Chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế bao gồm: Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và biên lai.
– Biên lai gồm:
+ Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá;
+ Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá;
+ Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.
Ngoài chứng từ in, chứng từ điện tử hiện nay đang dần trở nên phổ biến. Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.
Thế nào là hóa đơn, chứng từ hợp pháp?
Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định
Hóa đơn, chứng từ giả là hóa đơn, chứng từ được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn, chứng từ đã được
Đơn xin xác nhận chứng từ là văn bản được cá nhân, tổ chức sử dụng để xin cơ quan có thẩm quyền xác nhận về một chứng từ nào đó. Trong đơn phải thể hiện những nội dung cơ bản như: thông tin về cá nhân/tổ chức làm đơn, loại chứng từ muốn xin xác nhận, lý do xin xác nhận…
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp hóa đơn chứng từ bị mất, để xin cấp lại, cá nhân, tổ chức phải làm đơn xin xác nhận chứng từ gửi đến cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
2. Mẫu đơn xin xác nhận chứng từ mới nhất:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
———————
……….., ngày … tháng …năm …
ĐƠN XIN XÁC NHẬN CHỨNG TỪ
– Căn cứ …;
– Căn cứ tình hình thực tế;
Kính gửi: – Phòng kế toán, Công ty …
Tôi là: …
Hiện đang làm việc tại Phòng/Ban:… Chức vụ:……
Công ty……
Tôi xin trình bày một việc như sau:…
(Bạn trình bày về hoàn cảnh, lý do dẫn đến việc xin xác nhận: Ví dụ: Ngày … tháng … năm …, sau khi nhập lô hàng mới về kho. Phòng kế toán có cung cấp cho chúng tôi một chứng từ với nội dung như sau:…… Tuy nhiên, sau đó do bất cẩn, chúng tôi đã làm mất chứng từ này. Đến nay khi thực hiện giao dịch với đối tác, chúng tôi cần xuất trình chứng từ này.
Vì vậy, tôi làm đơn này kính đề nghị Phòng Kế toán, Công ty ……xác nhận việc đã cấp chứng từvới nội dung như trên cho chúng tôi.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Xác nhận của phòng kế toán
Người làm đơn
(Ký và ghi rõ họ tên)
3. Hướng dẫn soạn thảo đơn xin xác nhận chứng từ chi tiết nhất:
Phần kính gửi: Ghi thông tin công ty nơi gửi đơn xin xác nhận chứng từ
Tôi là: Ghi đầy đủ họ, tên đệm và tên bằng chữ in hoa có dấu
Hiện đang làm việc tại Phòng/Ban:… Chức vụ:……: Ghi chức vụ đang đảm nhiệm tại Công ty ( Ví dụ: Nhân viên kho/ Nhân viên kế toán,…
Công ty: Ghi tên công ty người soạn đơn đang công tác
Trình bày sự việc:
(Bạn trình bày về hoàn cảnh, lý do dẫn đến việc xin xác nhận: Ví dụ: Ngày … tháng … năm …, sau khi nhập lô hàng mới về kho. Phòng kế toán có cung cấp cho chúng tôi một chứng từ với nội dung như sau:…… Tuy nhiên, sau đó do bất cẩn, chúng tôi đã làm mất chứng từ này. Đến nay khi thực hiện giao dịch với đối tác, chúng tôi cần xuất trình chứng từ này.
Viết lời cảm ơn, Người làm đơn ký và ghi rõ họ tên
4. Những quy định của pháp luật về hóa đơn chứng từ:
Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Trong trường hợp bị mất, thất lạc chứng từ, cá nhân, tổ chức phải làm đơn xin xác nhận chứng từ – đây là căn cứ quan trọng để tính thuế.
Vừa qua, Chính phủ ban hành Nghị định số 123/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2022
4.1. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ:
– Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua ; và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định
– Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định
– Đối với cá nhân không ký
– Trước khi sử dụng hóa đơn, biên lai doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành theo quy định
– Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trong quá trình sử dụng phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in hoặc biên lai mua của cơ quan thuế theo quy định
– Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế và quy định tại Nghị định này.
– Dữ liệu hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, dữ liệu chứng từ khi thực hiện các giao dịch nộp thuế, khấu trừ thuế và nộp các khoản thuế, phí, lệ phí là cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin hóa đơn, chứng từ cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.
4.2. Những hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ:
Theo quy định pháp luật, những hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ bao gồm:
Đối với công chức thuế
– Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ;
– Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp;
– Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.
Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan
– Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn
– Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;
– Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ;
– Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.
Trong quá trình quản lý thuế, phí, lệ phí theo quy định của Luật Quản lý thuế trường hợp có yêu cầu các loại chứng từ khác, Bộ trưởng Bộ Tài chính có trách nhiệm quy định và hướng dẫn thực hiện.
4.3. Thời điểm lập chứng từ:
Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.
4.4. Trách nhiệm của cơ quan thuế trong quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử:
Tổng cục Thuế có trách nhiệm trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử, hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ điện tử để phục vụ công tác quản lý thuế, phục vụ công tác quản lý nhà nước của các cơ quan khác của nhà nước (công an, quản lý thị trường, bộ đội biên phòng, các cơ quan có liên quan), phục vụ nhu cầu xác minh, đối chiếu hóa đơn của các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân; Thông báo các loại hóa đơn, chứng từ đã được phát hành, được báo mất, không còn giá trị sử dụng.
Cục Thuế địa phương có trách nhiệm: Quản lý hoạt động tạo, phát hành hóa đơn, chứng từ của các tổ chức, cá nhân trên địa bàn; Đặt in, phát hành các loại hóa đơn để bán cho các đối tượng theo quy định tại Nghị định này; Thanh tra, kiểm tra hoạt động tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn, chứng từ trên địa bàn.
Chi cục Thuế địa phương có trách nhiệm: Kiểm tra việc sử dụng
