Bảng kê thông tin được lập bởi người sử dụng lao động trong tổ chức, doanh nghiệp. Đây là bảng kê cung cấp các dữ liệu, căn cứ và thông tin liên quan đến người lao động. Mẫu D01-TS Ban hành kèm theo QĐ số: 595/QĐ-BHXH ngày14/042017 của BHXH Việt Nam.
Mục lục bài viết
1. Ý nghĩa lập Bảng kê thông tin BHXH:
Bảng kê thông tin được lập trong hoạt động quản lý của cơ quan Bảo hiểm xã hội. Trong đó, nhằm cung cấp thông tin cần thiết về các giấy tờ, hồ sơ, tài liệu hay văn bản liên quan. Điều này có ý nghĩa trong công tác tổng hợp cũng như mục đích sử dụng thực tế.
Mẫu D01-TS theo Quyết định 595/BHXH – Bảng kê thông tin được lập với mục đích sau:
– Tổng hợp hồ sơ, giấy tờ của đơn vị, người tham gia làm căn cứ truy thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Trong đó, các thông tin liên quan được tổng hợp vào các cột khác nhau được lập trong bảng. Các giấy tờ, tài liệu và thông tin được tổng hợp lại trong ý nghĩa kê thông tin. Giúp việc tìm kiếm, sử dụng và khai thác các dữ liệu đó.
– Cấp lại, đổi, điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT gửi kèm Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS) hoặc Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS). Thực hiện trong phát sinh thực tế cần sử dụng các thông tin đã có. Việc lưu thông tin rất có ý nghĩa trong nhu cầu đổi, điều chỉnh hay sử dụng các thông tin đã cung cấp. Đặc biệt khi cơ quan bảo hiểm cần có thông tin đầy đủ, chính xác về các đối tượng liên quan.
– Trách nhiệm lập: Đơn vị sử dụng lao động sẽ chịu trách nhiệm lập mẫu D01-TS. Để tổng hợp lại các thông tin liên quan đến lao động của doanh nghiệp. Giúp đảm bảo các quyền lợi cũng như nghĩa vụ của từng đối tượng theo quy định pháp luật. Đơn vị sử dụng lao động cần cập nhật để mang đến các thông tin chính xác, hiệu quả liên quan kê khai trong bảng.
– Thời gian lập: Khi có phát sinh đối với việc cập nhật thông tin của người lao động.
– Căn cứ lập mẫu D01-TS: Các loại giấy tờ theo mục 2 Phụ lục 01; Phụ lục 02; Phụ lục 03. Ghi rõ bản chính/ bản sao/ bản chứng thực của giấy tờ. Để đảm bảo các thông tin được cung cấp là chính xác. Từ đó việc sử dụng và kê thông tin trong bảng có ý nghĩa sử dụng về sau.
2. Mẫu bảng kê thông tin BHXH theo Quyết định 595/BHXH:
| Mẫu D01-TS (Ban hành kèm theo QĐ số: 595/QĐ-BHXH ngày14/042017 của BHXH Việt Nam) |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BẢNG KÊ THÔNG TIN
(1): ……
(Kèm theo (2) ……)
| TT | Họ và tên | Mã số BHXH | Tên, loại văn bản | Số hiệu văn bản | Ngày ban hành | Ngày văn bản có hiệu lực | Cơ quan ban hành văn bản | Trích yếu văn bản | Trích lược nội dung cần thẩm định |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| ………….. | |||||||||
| ………….. | |||||||||
| ………….. | |||||||||
| …………. | |||||||||
| …………. |
Đơn vị cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về kiểm tra, đối chiếu, lập bảng kê và lưu trữ hồ sơ của người lao động./.
| Ngày ….. tháng ….. năm ……. Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) |
3. Căn cứ lập mẫu D01-TS Bảng kê thông tin:
| STT | Mục đích | Tên loại văn bản |
| 1 | Căn cứ để cấp, ghi, điều chỉnh sổ BHXH cho ngành nghề công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm | Hồ sơ gồm 1 trong các loại giấy tờ sau: Quyết định phân công vị trí công việc, hưởng lương; |
| 2 | Căn cứ lập danh sách truy thu BHXH, BHYT, BHTN | Bảng thanh toán tiền lương (hoặc bảng kê tiền lương, tiền công nếu trả qua ATM) tương ứng thời gian truy thu. |
| 3 | Căn cứ để cấp lại, ghi, điều chỉnh thẻ BHYT: Thay đổi thông tin về nhân thân, bổ sung mã nơi đối tượng sinh sống trên thẻ BHYT | – Điều chỉnh họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính: Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh do cơ quan có thẩm quyền về hộ tịch cấp theo quy định. – Bổ sung mã nơi đối tượng sinh sống đối với người dân tộc thiểu số và người thuộc hộ gia đình nghèo tham gia BHYT đang sinh sống tại vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn; người tham gia BHYT đang sinh sống tại xã đảo, huyện đảo: + Sổ hộ khẩu; + Sổ tạm trú. |
4. Hướng dẫn lập Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS):
Trong nội dung bảng kê, các nội dung cần được trình bày theo từng cột, từng hàng. Thể hiện đối với nguồn thông tin cần cung cấp liên quan đối với căn cứ, người lao động,…
Phương pháp lập:
* Chỉ tiêu hàng ngang:
– Chỉ tiêu (1): ghi nội dung lập bảng kê. Ví dụ: hồ sơ làm căn cứ truy thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Qua đó xác định các mục đích để tìm kiếm các nguồn thông tin liên quan hiệu quả. Các nhu cầu này gắn với quyền lợi tương ứng của người lao động khi tham gia Bảo hiểm. Và họ cần được cung cấp cũng như phản ánh các thông tin liên quan trong điều chỉnh hay cập nhật thông tin.
– Chỉ tiêu (2): ghi bảng kê nộp kèm theo. Ví dụ: kèm theo danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS). Hoặc kèm theo tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS). Các giấy tờ kèm theo nhằm xác định và đối chiếu đối với thông tin của người lao động. Cũng như đảm bảo hiệu quả quản lý người lao động tham gia Bảo hiểm trong đơn vị.
Các chỉ tiêu theo hàng ngang được trình bày gắn với mục đích thành lập bảng kê của đơn vị sử dụng lao động. Qua đó cung cấp các thông tin tương ứng đối với mỗi người lao động tham gia Bảo hiểm của doanh nghiệp.
* Chỉ tiêu theo cột:
– Cột 1: ghi số thứ tự.
– Cột 2: ghi họ tên người tham gia điều chỉnh.
– Cột 3: ghi mã số BHXH của người tham gia điều chỉnh.
– Cột 4: ghi tên, loại văn bản (Quyết định, HĐLĐ, Giấy xác nhận …).
– Cột 5: ghi số hiệu văn bản (99/QĐ-UBND, 88/LĐTBXH-NCC …).
– Cột 6: ghi ngày ban hành văn bản.
– Cột 7: ghi ngày văn bản có hiệu lực.
– Cột 8: ghi cơ quan ban hành văn bản (UBND huyện, tỉnh hoặc Sở, ngành …; Công ty A …).
– Cột 9: ghi nội dung trích yếu văn bản (V/v tuyển dụng, điều động, tăng lương; xác nhận người có công với cách mạng …).
Các nội dung ở 9 cột này được ghi thông thường trong mục đích truyền tải thông tin. Ở cột 10, quan tâm đến các thông tin trong mục đích, căn cứ xe xét cụ thể. Qua đó cung cấp các thông tin cần thiết nhất đối với nhu cầu kê thông tin.
– Cột 10: ghi một số thông tin được trích lược nêu trong giấy tờ để cơ quan BHXH có căn cứ thẩm định như:
+ Truy thu: Ghi một số nội dung trong văn bản làm căn cứ truy thu. Đó là các nội dung, căn cứ xác định được sử dụng làm căn cứ. Cũng như cung cấp cụ thể nội dung căn cứ sử dụng là gì để người đọc có thể hiểu được mà không cần tra các tài liệu khác.
+ Trường hợp điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH. Như điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại nguy hiểm thuộc danh mục do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Bộ y tế ban hành. Tính chất của các công việc này cần được cung cấp thông tin liên quan. Để xác định trong quyền lợi của người lao động được nhận trong hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó bao gồm:
+ Ghi rõ công việc, địa điểm làm việc.
+ Mức lương, phụ cấp lương, các khoản bổ sung hoặc bậc lương, hệ số lương, thời điểm hưởng lương của người lao động.
Các thông tin này phải được cung cấp chính xác theo Quyết định phân công nghề, công việc hoặc Quyết định tiền lương hoặc HĐLĐ, HĐLV theo nghề hoặc công việc.
+ Cấp lại sổ BHXH do thay đổi các thông tin liên quan của người lao động:
Như thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; quốc tịch. Cần cung cấp các thông tin theo yêu cầu sau:
Ghi rõ: họ tên; ngày tháng năm sinh; giới tính; quốc tịch của người tham gia được ghi trong Giấy khai sinh hoặc bản Trích lục khai sinh;
Ghi rõ: số chứng minh thư/thẻ căn cước/hộ chiếu; họ và tên, ngày tháng năm sinh của người tham gia được ghi trong chứng minh thư/thẻ căn cước/hộ chiếu.
Trường hợp là đảng viên ghi rõ: họ tên; ngày tháng năm sinh; ngày tháng năm khai lý lịch của người tham gia được ghi trong Lý lịch đảng viên. Qua đó đảm bảo cung cấp các thông tin thay đổi chính xác. Đáp ứng các quyền lợi đảm bảo, hiệu quả để giải quyết trong ý nghĩa đóng Bảo hiểm.
+ Trường hợp được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn:
Các trường hợp đặc biệt cũng cần được trình bày trong mục này. Để đảm bảo triển khai và mang đến các quyền lợi tốt nhất theo quy định cho người lao động.
Đối với người có công với cách mạng được cấp thẻ thương binh, thẻ bệnh binh, giấy chứng nhận người hưởng chính sách như thương binh:
+ Ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, tỷ lệ mất sức lao động của người có công với cách mạng được ghi trong thẻ.
+ Họ và tên, chức vụ của người ký cấp thẻ.
Đối với người có công với cách mạng được cấp Quyết định công nhận, Quyết định hưởng trợ cấp, Giấy xác nhận, Giấy chứng nhận, Huân chương, Huy chương… (viết tắt là văn bản):
+ Ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh của người có công với cách mạng được nêu trong văn bản (nếu có);
+ Họ và tên, chức vụ của người ký văn bản.
Đối với cựu chiến binh theo Nghị định 150/2006/NĐ-CP ngày 12/12/2006 của Chính phủ (Nghị định số 157/2016/NĐ-CP ngày 24/11/2016 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 150/2006/NĐ-CP):
+ Ghi rõ tên Quyết định (là phục viên, xuất ngũ, chuyển ngành);
+ Ngày nhập ngũ; cấp bậc quân hàm (chuẩn úy, thiếu úy…);
+ Địa điểm nơi đóng quân của cựu chiến binh được nêu trong văn bản;
+ Họ và tên, cấp bậc của người ký văn bản (hoặc ký thẩm định văn bản).
Đối với cựu chiến binh là người trực tiếp tham gia kháng chiến được cấp Giấy chứng nhận, Giấy khen, Quyết định hưởng trợ cấp, Lý lịch (cán bộ, đảng viên):
+ Ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh của cựu chiến binh được nêu văn bản;
+ Họ và tên, chức vụ của người ký văn bản.
Đối với người được hưởng quyền lợi cao hơn theo hộ gia đình. Như: thân nhân người có công với cách mạng, hộ gia đình nghèo… được cấp giấy chứng nhận, giấy xác nhận, sổ hộ khẩu, sổ tạm trú:
+ Ghi rõ họ tên của người có công với cách mạng (hoặc chủ hộ).
+ Họ và tên các thân nhân được ghi trong văn bản.
+ Họ và tên, chức vụ của người ký văn bản.
Qua đó cung cấp chính xác các thông tin liên quan để chứng minh về quyền lợi của chủ thể. Đảm bảo hiệu quả xác minh, xác định chủ thể, quyền lợi tương ứng. Qua đó nhận được các chế độ bảo hiểm đúng theo quy định pháp luật. Mang đến hiệu quả cung cấp thông tin của đơn vị sử dụng người lao động cũng như hiệu quả làm việc của cơ quan bảo hiểm.
* Lưu ý: Trường hợp người tham gia không có giấy tờ nêu tại Phụ lục 02, Mục II, III Phụ lục 03 mà có giấy tờ khác chứng minh thì đơn vị nộp cho cơ quan BHXH để xem xét giải quyết, không ghi vào bảng kê này.
