Để một doanh nghiệp thực hiện việc ra công văn hủy/rút lại thông báo phát hành hóa đơn điện tử thì cần mẫu công văn có nội dung như thế nào? Hãy tìm hiểu nội dung liên quan đến vấn đề này trong bài viết dưới đây:
Mục lục bài viết
1. Mẫu công văn hủy/rút lại thông báo phát hành hóa đơn điện tử là gì?
Mẫu công văn hủy/rút lại thông báo phát hành hóa đơn điện tử được biết đến là mẫu văn bản của một công ty gửi đến cơ quan có thẩm quyền để hủy/rút lại thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo như quy định của pháp luật hiện hành. Việc hủy/ rút lại thông báo phát hành hóa đơn điện tử là việc được các công ty sửa dụng rất nhiều nên mẫu công văn này có vai trò rất quan trong đối với các công ty sử dụng hóa đơn điện tử.
Thanh toán điện tử yêu cầu các hóa đơn và thanh toán phải được truyền bằng định dạng được chấp nhận. Các tiêu chuẩn mã hóa này áp dụng cho toàn ngành và được đặt ra bởi các hiệp hội lớn như Hiệp hội Thanh toán Điện tử Quốc gia.
Có bốn bên chính liên quan đến thanh toán điện tử phải tuân theo các tiêu chuẩn sau:
– Nhà cung cấp thanh toán hóa đơn
– Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn
– Người hợp nhất
– Nhà cung cấp dịch vụ khách hàng
Tất cả các bên làm việc cùng nhau để xử lý quy trình phê duyệt hóa đơn đầu cuối và nhu cầu của khách hàng. Trong một số trường hợp, một nhà cung cấp dịch vụ có thể cung cấp nhiều tính năng trong luồng quy trình này.
Một số lợi ích lớn nhất từ Thanh toán điện tử bao gồm:
– Chi phí giao hóa đơn cho khách hàng thấp
– Bảo mật tốt hơn thư giấy và thư ốc
– Tùy chọn cho thanh toán tự động
– Giao hàng thanh toán nhanh qua ACH
Hóa đơn điện tử mang lại lợi ích đôi bên cùng có lợi cho khách hàng và doanh nghiệp. Bởi vì chúng nhanh hơn, thuận tiện, ít tốn kém hơn và an toàn hơn, mọi người liên quan đều được hưởng lợi từ thanh toán điện tử.
Mẫu công văn hủy/rút lại thông báo phát hành hóa đơn điện tử được sử dụng vào mục đích sau đây:
Mẫu công văn hủy/rút lại thông báo phát hành hóa đơn điện tử được công ty sử dụng hóa đơn điện tử dùng để gửi tới cơ quan có thẩm quyền, mà cơ quan có thẩm quyền ở đây chính là cơ quan thuế. Mẫu được gửi đi nhằm mục đích hủy/rút lại thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước đs mà công ty đã thông báo phát hành theo như quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành.Việc phải thực hiện thông báo hủy hóa đơn sẽ đucợ thực hiên khi có nhiều lý do khác nhau dẫn đến việc này. Trên thực tế thì việc ra công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn lại không quá phổ biến nhưng vẫn có thể sử dụng được.
Tuy nhiên, để có thể hủy/ rút thông báo phát hành hóa đơn thì các doanh nghiệp chỉ được thực hiện trong trường hợp sau:
– Trường hợp hóa đơn đã được lập và đã giao cho người mua. Tuy nhiên những hóa đơn đó chưa thực hiện việc giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã được lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa thực hiện kê khai thuế nếu phát hiện ra có sai sót thì cần phải hủy bỏ.
– Những hóa đơn đã được phát hiện có sai sót sau khi được lập, hóa đơn giao cho người mua hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế thì người bán và người mua sẽ phải thực hiện hủy hóa đơn.
– Ngoài ra, đối với những trường hợp hợp hóa đơn đặt in bị in sai, bị in trùng thì hóa đơn cũng được hủy theo như quy định của pháp luật hiện hành. Đối với trường hợp không tiếp tục sử dụng hóa đơn nữa thì cần phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn; các loại hóa đơn đã lập của các đơn vụ kế toán cũng sẽ bị hủy theo quy định của pháp luật.
Hệ thống thanh toán điện tử là hệ thống máy tính hỗ trợ việc tạo và gửi hóa đơn cũng như chấp nhận thanh toán của khách hàng. Luồng hóa đơn thông qua hệ thống thanh toán điện tử thường đi theo đường dẫn sau:
– Dữ liệu thanh toán của khách hàng được tổng hợp trong hệ thống thanh toán
– Hóa đơn của khách hàng được tạo bởi hệ thống thanh toán
– Thanh toán được chuyển đến hệ thống thanh toán điện tử
– Hóa đơn được tổng hợp và gửi cho khách hàng trực tuyến
– Khách hàng nhận được email thông báo hóa đơn mới
Có hai loại hệ thống thanh toán điện tử chính được sử dụng cho hóa đơn điện tử: hệ thống thanh toán trực tiếp và hệ thống tổng hợp ngân hàng.
Như đã lưu ý, hầu hết các công ty điện nước đều cho phép khách hàng đăng nhập vào trang web tiện ích để xem và thanh toán hóa đơn. Đây là một ví dụ về thanh toán điện tử trực tiếp bằng người lập hóa đơn.
Một số hóa đơn có thể được tích hợp vào hệ thống thanh toán hóa đơn của ngân hàng. Trong trường hợp này, người dùng có thể đăng nhập vào trang web ngân hàng của họ và thanh toán hóa đơn cho nhiều người giao dịch qua cùng một giao diện. Đây là một ví dụ về hệ thống tổng hợp ngân hàng.
Công cụ lập hóa đơn trực tiếp và tổng hợp ngân hàng còn được gọi là các định dạng thanh toán điện tử.
Hồ sơ hủy hóa đơn điện tử được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn, hồ sơ bao gồm:
– Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
– Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
– Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo mẫu.
2. Mẫu công văn hủy/rút lại thông báo phát hành hóa đơn điện tử mới nhất:
CÔNG TY …. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
——— Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số …./CV-…. —————
….., ngày … tháng … năm …
CÔNG VĂN
(V/v: Hủy thông báo phát hành hóa đơn)
Kính gửi: Chi cục Thuế ….
Tên doanh nghiệp: ….
Địa chỉ trụ sở: ….
Mã số thuế: ….
Đại diện theo pháp luật: …
Ngày …., Công Ty …. đã làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu số …, ký hiệu …., từ số …. đến số …. Nay Công ty chúng tôi xin hủy thông báo này và xin được nộp lại thông báo phát hành hoá đơn thay thế sau khi hoàn thiện đầy đủ hồ sơ.
Lý do: ….
Công Ty …. cam kết việc khai báo trên là đúng sự thật, nếu phát hiện khai sai đơn vị xin chịu trách nhiệm trước pháp luật
Chân thành cảm ơn, xin trân trọng kính chào!
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
GIÁM ĐỐC
(Ký tên, đóng dấu)
…..
3. Hướng dẫn soạn thảo mẫu công văn hủy/rút lại thông báo phát hành hóa đơn điện tử:
Đối với mẫu công văn hủy/ rút thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải có đủ các phần sau đây:
– Quốc hiệu và tiêu ngữ.
– Địa danh và thời gian gửi công văn.
– Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.
– Chủ thể nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân).
– Số và ký hiệu của công văn.
– Trích yếu nội dung.
– Nội dung công văn.
– Chữ ký, đóng dấu.
– Nơi gửi.
Trong đó: với các phần mở đầu và phần nội dung cần có các vấn đề như sau:
Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết Công văn
– Công văn hướng dẫn: hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cấp dưới.
–
Phần nội dung: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của cơ quan gửi Công văn. Trong nội dung công văn thường có 3 phần là:
– Viện dẫn vấn đề.
– Giải quyết vấn đề.
– Kết luận vấn đề.
