Trong quá trình làm việc, kế toán không tránh khỏi những sai sót khi xuất hóa đơn. Khi đó, kế toán cần lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn gửi cho người mua theo quy định tại Thông tư 78/2021/NĐ-CP. Cùng chúng tôi tham khảo qua bài viết dưới đây nhé!
Mục lục bài viết
1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được lập ra nhằm đáp ứng nhu cầu điều chỉnh các sai sót như ngày tháng, đồng tiền, địa chỉ hay nội dung của hóa đơn. Khi kế toán lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh các sai sót trên.
2. Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Theo quy định mới nhất tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai thì biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sẽ thuộc diện bao gồm các trường hợp sau:
Hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không ghi mã số thuế và các nội dung khác.
Hóa đơn có sai sót: mã số thuế; hóa đơn ghi sai số lượng, sai thuế suất, tiền thuế, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; Hai bên lựa chọn phương án xuất hóa đơn điều chỉnh và thỏa thuận bằng văn bản trước khi xuất hóa đơn điều chỉnh.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn tuy không bắt buộc nhưng cả người mua và người bán nên lập và lưu giữ để đảm bảo tính chắc chắn của thủ tục.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì biên bản điều chỉnh tiền điện được lập trong các trường hợp sau:
2.1. Trường hợp 1:
Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HDDT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử sai mã và lập hóa đơn điện tử mới, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập và gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập sai mã được lưu trữ trên hệ thống của cơ quan thuế.
2.2. Trường hợp 2:
Hóa đơn điện tử lập, gửi cho người mua có sai sót nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử lập, gửi cho người mua, bán chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:
Người bán hóa đơn điện tử sửa hóa đơn viết sai. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận bằng văn bản trước khi lập hóa đơn về việc sửa chữa sai sót trên hóa đơn đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi rõ sai sót sau đó người bán lập hóa đơn. Sửa lỗi trên hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh của hóa đơn điện tử lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh mẫu hóa đơn số…. ký hiệu… số… ngày… tháng…” .
Người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót, trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận bằng văn bản trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập. Nếu có sai sót, người bán và người mua lập biên bản thỏa thuận ghi rõ lỗi, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn lập sai.
Hóa đơn điện tử được lập mới để thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế mẫu hóa đơn số…. ký hiệu… số… ngày… tháng… năm””.
2.3. Trường hợp 3:
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót, cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-Email. Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán tra cứu sai sót.
Theo thời hạn thông báo quy định tại Mẫu số 01/TB-RSDT Phụ lục IB, người bán thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HDDT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc kiểm tra. Kiểm tra lỗi hóa đơn điện tử đã xuất.
Quá thời hạn thông báo trên Mẫu số 01/TB-RSDT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần thứ hai cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSDT Phụ lục IB. Trường hợp người bán không thông báo quá thời hạn thông báo lần 2 trên mẫu số 01/TB-RSDT Phụ lục IB, cơ quan thuế sẽ xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra việc sử dụng hóa đơn điện tử.
3. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—oOo—
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN
– Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hoá đơn, chứng từ
– Căn cứ Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý Thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
Hôm nay, ngày ……/ ……./ 20…, đại diện hai bên gồm có:
BÊN A : Công ty
Địa chỉ:
Điện thoại: MST:
Do Ông (Bà): Chức vụ:
BÊN B : Công ty
Địa chỉ:
Điện thoại: MST:
Do Ông (Bà): Chức vụ:
Hai bên, thống nhất lập biên bản này để điều chỉnh hóa đơn (GTGT) sau:
– Mẫu số: ………
– Ký hiệu: ….. số ….. ngày …../…../20…
– Giá trị hóa đơn: ………
– Tên dịch vụ: ………
Lý do điều chỉnh: Điều chỉnh …..(1)….. từ …..(2)……. thành ……(3)…… do …..
Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc điều chỉnh hóa đơn này.
Biên bản này lập thành 02 bản, Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản.
| ĐẠI DIỆN BÊN A | ĐẠI DIỆN BÊN B |
4. Những điểm cần lưu ý khi lập biên bản hóa đơn điện tử:
Khi sửa chữa sai sót trên hóa đơn điện tử bằng cách lập biên bản điều chỉnh, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:
Ngày trên Báo cáo điều chỉnh phải khớp với ngày trên Hóa đơn điện tử đã điều chỉnh
Nội dung trên biên bản điều chỉnh phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số…ngày lập, ký hiệu…. hóa đơn điều chỉnh số ….ngày… ký hiệu… Nội dung điều chỉnh.
Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn và tờ khai thuế, doanh nghiệp cần lập đồng thời cả biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh.
Trường hợp trên hóa đơn điện tử ghi sai tên, địa chỉ công ty nhưng đúng mã số thuế của người mua thì người bán chỉ cần lập biên bản điều chỉnh mà không cần lập hóa đơn điều chỉnh.
5. Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử:
Bước 1: Tại giao diện danh sách hóa đơn, nhấn vào biểu tượng dấu chấm lửng tương ứng với hàng chứa hóa đơn điện tử bị lỗi. Sau đó chọn Điều chỉnh hoặc Điều chỉnh mã định danh.
Ghi chú:
– Điều chỉnh: áp dụng cho trường hợp hóa đơn điện tử xuất ra ghi sai đơn giá (tổng thành tiền).
– Sửa mã: áp dụng đối với trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai thông tin mã nhưng không ghi sai số tiền/thuế suất. Ví dụ: sai tên mặt hàng, sai đơn vị đo…
TRƯỜNG HỢP 1: Nhấp vào Điều chỉnh:
Bước 2: Sau khi nhấn Điều chỉnh, màn hình làm việc sẽ chuyển sang giao diện mới để người dùng điền các thông tin cho Biên bản điều chỉnh Hóa đơn điện tử. Lưu ý: Số phút sẽ do người dùng chỉ định.
Bước 3: Sau khi nhập số biên bản và ngày lập biên bản, bạn nhấn Tạo mới để tạo Biên bản điều chỉnh hóa đơn. Người dùng tiến hành điền các thông tin như: Lý do điều chỉnh, Nội dung trước khi điều chỉnh; Hai bên thống nhất điều chỉnh như sau. Sau đó nhấp vào Lưu phút.
Bước 4: Màn hình trở về giao diện ban đầu, người dùng điền thông tin điều chỉnh tại mục dòng và thành tiền, sau đó chọn mức thuế suất phù hợp.
Lưu ý: Theo điểm e khoản 1 Điều 7 TT78/2021/TT-BTC: “Điều chỉnh tăng (dấu dương), điều chỉnh giảm (dấu âm) cho phù hợp với thực tế điều chỉnh”. Nhập dấu trừ trước giá trị cần điều chỉnh giảm.
Bước 5: Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần điều chỉnh, người dùng nhấn Ký để lập hóa đơn điều chỉnh và gửi đến cơ quan thuế. Lưu ý: Khi gửi hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp không cần gửi kèm Thông báo mẫu số 04/SS cho cơ quan thuế.
TRƯỜNG HỢP 2: Nhấp vào Điều chỉnh mã định danh
Bước 2: Sau khi click vào Điều chỉnh mã định danh, màn hình làm việc sẽ xuất hiện giao diện Tạo điều chỉnh hóa đơn. Người sử dụng chọn loại Mẫu hóa đơn, Mẫu hóa đơn gốc tương ứng tự động hiển thị, sau đó chọn loại hóa đơn gốc làm hóa đơn cần điều chỉnh.
Bước 3: Thực hiện tương tự như Bước 3 của Trường hợp 1 – Nhấn Điều chỉnh
Bước 4: Thực hiện tương tự như Bước 4 của Trường hợp 1 – Bấm vào Điều chỉnh
Bước 5: Xuất hiện giao diện điền thông tin điều chỉnh tại phần Ghi chú, nhấn Đăng để gửi đến cơ quan thuế
Ghi chú:
– Điền nội dung cần điều chỉnh. Ví dụ điều chỉnh tên hàng, hóa đơn A, ngày B, mẫu số 01, ký hiệu C22TTT. Hàng hóa XY điều chỉnh thành Hàng hóa XYZ
– Khi gửi hóa đơn điều chỉnh mã, đơn vị không cần gửi Thông báo theo mẫu số 04/SS cho cơ quan thuế.
