Trước khi người lao động nghỉ việc, một thủ tục cần thiết mà người lao động cần hoàn thành là bàn giao công việc. Quá trình bàn giao này được ghi nhận qua biên bản bàn giao công việc. Vậy mẫu biên bản bàn giao công việc có nội dung và hình thức ra sao?
Mục lục bài viết
1. Mẫu biên bản bàn giao công việc là gì, mục đích của biên bản?
Mục đích của mẫu biên bản bàn giao công việc:Biên bản này nhằm mục đích ghi lại quá trình bàn giao công việc, người bàn giao có thể thống kê lại toàn bộ những tài liệu, công cụ, dụng cụ làm việc của mình cũng như những công việc đã làm, đang làm dở hoặc đã lên kế hoạch. Người nhận bàn giao sẽ tiếp tục chịu trách nhiệm về công việc và các hồ sơ, tài sản khi được nhận bàn giao.
Đôi với việc thống kê, người bàn giao sẽ:
+ Thống kê lại toàn bộ những giấy tờ,
+ Thống kê lại toàn bộ những công việc mà nhân viên đã làm, đang làm dở hoặc đã liên kế hoạch.
+ Biên bản bàn giao công việc sẽ phân rõ trách nhiệm của người bàn giao đối với người nhận bàn giao.
2. Nội dung và yêu cầu của biên bản bàn giao công việc:
* Nội dung chính của biên bản bàn giao công việc
– Quốc hiệu tiêu ngữ: là phần bắt buộc đối với mọi hình thức của văn bản;
– Thông tin của chủ thể biên bản: là phần quan trọng của biên bản, mẫu biên bản trước tiên phải có chủ thể thì mới có thể thực hiện được;
– Bàn giao công việc: ghi rõ các công việc đang quản lý, bàn giao cho người khác trước khi nghỉ việc hay chuyển công tác, ghi rõ tên người nhận và nội dung, phạm vi công việc nhận;
– Bàn giao lại tài liệu, tài sản của công ty, các tài khoản và tài liệu công ty cấp: bao gồm nội dung tên tài liệu, số lượng, tình trạng.
–Thống kê
– Trách nhiệm hướng dẫn nhân viên mới tiếp nhận và thực hiện các công việc.
*Yêu cầu biên bản bàn giao công việc:
– Thực hiện đúng quy trình,
Quá trình bàn giao công việc được người bàn giao thực hiện có trách nhiệm, kỹ lưỡng và được tham gia của hai bên: cả người làm biên bản cũng như người tiếp nhận lại công việc.
Đối với người được bàn giao công việc, tức nhân viên mới, chưa quen với công việc mà người bàn giao từng quản lý thì ngoài việc bàn giao công việc thì người bàn giao cũng cần hướng dẫn cụ thể về công việc để công việc bàn giao không bị gián đoạn. Việc bàn giao và hướng dẫn công việc cho người được bàn giao không chỉ thể hiện được trách nhiệm mà nó còn là yêu cầu cần thực hiện trước khi nghỉ việc mà trong các hợp đồng công việc đã có.
– Không gây ảnh hưởng tới người khác
Việc bàn giao công việc sẽ không làm gián đoạn công việc của cả tập thể, người được bàn giao khi được người bàn giao hướng dẫn và bàn giao công việc sẽ đảm đương được công việc, hòa nhập với môi trường làm việc sớm hơn, không làm ảnh hưởng đến tập thể. Vì vậy việc bàn giao công việc có trách nhiệm, tận tâm là điều cần thiết.
Trong mẫu biên bản bàn giao công việc, các bên bàn giao phải thống kê chi tiết các đầu mục công việc rõ ràng, cụ thể nhằm giúp người tiếp nhận mới có được hình dung cụ thể nhất khi thực hiện các công việc sau này. Ngoài ra, đối với những đầu mục công việc có tính chất đặc thù như kế toán thì mẫu bàn giao còn phải đi kèm với các giấy tờ, biểu mẫu kế toán mà người đương nhiệm đang cất giữ.
* Ý nghĩa của biên bản bàn giao công việc
Qua biên bản bàn giao công việc, chúng ta có thể thấy rõ ý nghĩa của biên bản bàn giao công việc trên một số phương diện dưới đây:
– Bảo vệ quyền lợi cho các bên sau khi bàn giao: việc tuân thủ
+ Thất thoát tài liệu, tài sản khiến người bàn giao có thể bị bồi thường;
+ Mất văn bản, tài liệu quan trọng liên quan đến công việc;
+ Công cụ, dụng cụ, tài sản chung bị chiếm dụng thành của riêng;
+ Không bàn giao công việc dẫn đến bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ có thể bị phát tán, rò rỉ ra bên ngoài gây tổn thất cho doanh nghiệp;
– Thể hiện trách nhiệm công việc của người bàn giao:
Việc bàn giao công việc đầy đủ, chi tiết trước khi nghỉ sẽ thể hiện một con người có tinh thần trách nhiệm đối với chính công việc và doanh nghiệp của mình.
Không phải bất cứ trường hợp nào người tiếp nhận bàn giao cũng có thể dễ dàng thực hiện công việc mới, hoặc có thể người mới sẽ mất nhiều thời gian và gặp khó khăn trong việc tiếp nhận, do đó NgNg biên bản bàn giao công việc với các mục chi tiết cùng sự hướng dẫn của người bàn giao sẽ hỗ trợ rất nhiều cho người tiếp nhận để biết rõ hơn về công việc và cách xử lý công việc.
– Thực hiện đúng quy trình làm việc
Việc bàn giao và hướng dẫn người tiếp nhận không chỉ thể hiện trách nhiệm của người lao động, quy định của hợp đồng lao động mà các bên thỏa thuận với nhau mà còn là yêu cầu cần thiết trong quy trình làm việc tại các doanh nghiệp.
Quy trình bàn giao công việc này phải được thực hiện nghiêm túc và có sự tham gia đầy đủ của người bàn giao và người tiếp nhận bàn giao.
3. Mẫu biên bản bàn giao công việc:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—-***—-
BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC
Hôm nay, ngày…/…../….., tại…………..
Chúng tôi gồm:
I. Bên giao:
Ông/Bà: ………Chức danh:………. Bộ phận: …………
II. Bên nhận:
Ông/Bà: ………
Chức danh:…………….. Bộ phận: ………
Lý do bàn giao:
…………..
Cùng tiến hành bàn giao công việc với nội dung như sau:
A. BÀN GIAO CÔNG VIỆC | ||||
STT | Nội dung công việc | Người nhận | ||
1 | ||||
2 | ||||
… | ||||
B. BẢN GIAO TÀI LIỆU, TÀI SẢN | ||||
STT | Tên tài liệu, tài sản | Số lượng | Tình trạng | Vị trí |
1 | ||||
2 | ||||
… |
Người bàn giao cam đoan rằng toàn bộ nội dung công việc đang thực hiện và toàn bộ tài liệu, tài sản đang sử dụng đã được bàn giao đầy đủ. Biên bản được lập thành 03 bản, mỗi bên giữ một bản./.
Bên giao
(Ký, ghi rõ họ tên)
Bên nhận
(Ký, ghi rõ họ tên)
Bên làm chứng
(Ký, ghi rõ họ tên)
4. Những lưu ý khi soạn thảo biên bản bàn giao công việc:
Người viết biên bản bàn giao phải đảm bảo tính chính xác cho biên bản cả về nội dung lẫn hình thức, khi soạn thảo cần chú ý:
– Quốc hiệu tiêu ngữ: là phần bắt buộc đối với mọi hình thức của văn bản; được viết ngay góc trên cùng bên phải của biên bản;
– Người viết biên bản cần ghi rõ ngày tháng năm và địa điểm thực hiện biên bản;
– Thông tin của chủ thể biên bản: là phần quan trọng của biên bản, mẫu biên bản trước tiên phải có chủ thể thì mới có thể thực hiện được; Thông tin chủ thể cần ghi rõ tên, chức danh, thuộc bộ phận nào;
– Lý do bàn giao: người viết biên bản nêu rõ lý do bàn giao công việc cụ thể, ví dụ do sắp nghỉ việc….
– Bàn giao công việc: ghi rõ các công việc đang quản lý, bàn giao cho người khác trước khi nghỉ việc hay chuyển công tác, ghi rõ tên người nhận và nội dung, phạm vi công việc nhận;
– Bàn giao lại tài liệu, tài sản của công ty, các tài khoản và tài liệu công ty cấp: bao gồm nội dung tên tài liệu, số lượng, tình trạng.
–Thống kê
– Trách nhiệm hướng dẫn nhân viên mới tiếp nhận và thực hiện các công việc. Người bàn giao cam đoan rằng toàn bộ nội dung công việc đang thực hiện và toàn bộ tài liệu, tài sản đang sử dụng đã được bàn giao đầy đủ.
– Cuối cùng là xác nhận và ký tên:
Sau khi ký tên xác nhận vào biên bản thì biên bản sẽ không thể được sửa đổi cả về nội dung lẫn hình thức biên bản, do đó, các bên liên quan trong biên bản kiểm tra sau sẽ phải xem xét lại biên bản kỹ càng trước khi ký, sau khi xem xét và xác nhận nội dung biên bản là chính xác, các bên sẽ thực hiện ký tên vào biên bản.