Mẫu biên bản bàn giao công việc và hướng dẫn soạn thảo

1. Mẫu biên bản bàn giao công việc là gì, mục đích của biên bản?

Biên bản bàn giao công việc là loại văn bản quan trọng và bắt buộc mà người lao động phải hoàn tất trước khi nghỉ việc, nghỉ thai sản hoặc chuyển công tác,… để mọi việc được diễn ra nhanh chóng mà không gặp khó khăn nào trong quá trình bàn giao. Biên bản bàn giao công việc như là một thủ tục bắt buộc trước khi nhân viên nghỉ việc, một mẫu bàn giao công việc đầy đủ sẽ thể hiện được tinh thần, trách nhiệm của nhân viên đó. Biên bản được bên bàn giao tức người sắp nghỉ việc và bên nhận bàn giao tức người sẽ đảm nhiệm vị trí thay người bàn giao cùng nhau thực hiện, xác nhận và tiến hành trao đổi với nhau về những nội dung liên quan, cả hai sẽ chịu trách nhiệm với những nội dung mình bàn giao.

Mục đích của mẫu biên bản bàn giao công việc:Biên bản này nhằm mục đích ghi lại quá trình bàn giao công việc, người bàn giao có thể thống kê lại toàn bộ những tài liệu, công cụ, dụng cụ làm việc của mình cũng như những công việc đã làm, đang làm dở hoặc đã lên kế hoạch. Người nhận bàn giao sẽ tiếp tục chịu trách nhiệm về công việc và các hồ sơ, tài sản khi được nhận bàn giao.

Đôi với việc thống kê, người bàn giao sẽ:

+ Thống kê lại toàn bộ những giấy tờ, công văn, sở sách, tài liệu các dụng cụ làm việc có liên quan đến chức vụ của người sắp nghỉ việc.

+ Thống kê lại toàn bộ những công việc mà nhân viên đã làm, đang làm dở hoặc đã liên kế hoạch.

+ Biên bản bàn giao công việc sẽ phân rõ trách nhiệm của người bàn giao đối với người nhận bàn giao.

2. Nội dung và yêu cầu của biên bản bàn giao công việc:

* Nội dung chính của biên bản bàn giao công việc

– Quốc hiệu tiêu ngữ: là phần bắt buộc đối với mọi hình thức của văn bản;

– Thông tin của chủ thể biên bản: là phần quan trọng của biên bản, mẫu biên bản trước tiên phải có chủ thể thì mới có thể thực hiện được;

– Bàn giao công việc: ghi rõ các công việc đang quản lý, bàn giao cho người khác trước khi nghỉ việc hay chuyển công tác, ghi rõ tên người nhận và nội dung, phạm vi công việc nhận;

– Bàn giao lại tài liệu, tài sản của công ty, các tài khoản và tài liệu công ty cấp: bao gồm nội dung tên tài liệu, số lượng, tình trạng.

–Thống kê danh sách nhân viên mình quản lý, các công việc thực hiện của họ, các đồng nghiệp có thể hỗ trợ trong công việc.

– Trách nhiệm hướng dẫn nhân viên mới tiếp nhận và thực hiện các công việc.

*Yêu cầu biên bản bàn giao công việc:

–  Thực hiện đúng quy trình, hợp đồng lao động

Quá trình bàn giao công việc được người bàn giao thực hiện có trách nhiệm, kỹ lưỡng và được tham gia của hai bên: cả người làm biên bản cũng như người tiếp nhận lại công việc.

Đối với người được bàn giao công việc, tức nhân viên mới, chưa quen với công việc mà người bàn giao từng quản lý thì ngoài việc bàn giao công việc thì người bàn giao cũng cần hướng dẫn cụ thể về công việc để công việc bàn giao không bị gián đoạn. Việc bàn giao và hướng dẫn công việc cho người được bàn giao không chỉ thể hiện được trách nhiệm mà nó còn là yêu cầu cần thực hiện trước khi nghỉ việc mà trong các hợp đồng công việc đã có.

–  Không gây ảnh hưởng tới người khác

Việc bàn giao công việc sẽ không làm gián đoạn công việc của cả tập thể, người được bàn giao khi được người bàn giao hướng dẫn và bàn giao công việc sẽ đảm đương được công việc, hòa nhập với môi trường làm việc sớm hơn, không làm ảnh hưởng đến tập thể. Vì vậy việc bàn giao công việc có trách nhiệm, tận tâm là điều cần thiết.

Trong mẫu biên bản  bàn giao công việc, các bên bàn giao phải thống kê chi tiết các đầu mục công việc rõ ràng, cụ thể nhằm giúp người tiếp nhận mới có được hình dung cụ thể nhất khi thực hiện các công việc sau này. Ngoài ra, đối với những đầu mục công việc có tính chất đặc thù như kế toán thì mẫu bàn giao còn phải đi kèm với các giấy tờ, biểu mẫu kế toán mà người đương nhiệm đang cất giữ.

* Ý nghĩa của biên bản bàn giao công việc

Qua biên bản bàn giao công việc, chúng ta có thể thấy rõ ý nghĩa của biên bản bàn giao công việc trên một số phương diện dưới đây:

– Bảo vệ quyền lợi cho các bên sau khi bàn giao: việc tuân thủ hợp đồng lao động, người lao động trước khi không thể tiếp tục công việc, người lao động phải bàn giao rõ ràng công việc của mình để tránh những rủi ro không đáng có cho bản thân:

+ Thất thoát tài liệu, tài sản khiến người bàn giao có thể bị bồi thường;

+ Mất văn bản, tài liệu quan trọng liên quan đến công việc;

+ Công cụ, dụng cụ, tài sản chung bị chiếm dụng thành của riêng;

+ Không bàn giao công việc dẫn đến bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ có thể bị phát tán, rò rỉ ra bên ngoài gây tổn thất cho doanh nghiệp;

– Thể hiện trách nhiệm công việc của người bàn giao:

Việc bàn giao công việc đầy đủ, chi tiết trước khi nghỉ sẽ thể hiện một con người có tinh thần trách nhiệm đối với chính công việc và doanh nghiệp của mình.

Không phải bất cứ trường hợp nào người tiếp nhận bàn giao cũng có thể dễ dàng thực hiện công việc mới, hoặc có thể người mới sẽ mất nhiều thời gian và gặp khó khăn trong việc tiếp nhận, do đó NgNg biên bản bàn giao công việc với các mục chi tiết cùng sự hướng dẫn của người bàn giao sẽ hỗ trợ rất nhiều cho người tiếp nhận để biết rõ hơn về công việc và cách xử lý công việc.

– Thực hiện đúng quy trình làm việc

Việc bàn giao và hướng dẫn người tiếp nhận không chỉ thể hiện trách nhiệm của người lao động, quy định của hợp đồng lao động mà các bên thỏa thuận với nhau mà còn là yêu cầu cần thiết trong quy trình làm việc tại các doanh nghiệp.

Quy trình bàn giao công việc này phải được thực hiện nghiêm túc và có sự tham gia đầy đủ của người bàn giao và người tiếp nhận bàn giao.

3. Mẫu biên bản bàn giao công việc:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—-***—-

BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC

Hôm nay, ngày…/…../….., tại…………..

Chúng tôi gồm:

I. Bên giao:

Ông/Bà: ………Chức danh:………. Bộ phận: …………

II. Bên nhận:

Ông/Bà: ………

Chức danh:…………….. Bộ phận: ………

Lý do bàn giao:

…………..

Cùng tiến hành bàn giao công việc với nội dung như sau:

A. BÀN GIAO CÔNG VIỆC
STT	Nội dung công việc			Người nhận
1
2
…
B. BẢN GIAO TÀI LIỆU, TÀI SẢN
STT	Tên tài liệu, tài sản	Số lượng	Tình trạng	Vị trí
1
2
…

Người bàn giao cam đoan rằng toàn bộ nội dung công việc đang thực hiện và toàn bộ tài liệu, tài sản đang sử dụng đã được bàn giao đầy đủ. Biên bản được lập thành 03 bản, mỗi bên giữ một bản./.

Bên giao

(Ký, ghi rõ họ tên)

Bên nhận

(Ký, ghi rõ họ tên)

Bên làm chứng

(Ký, ghi rõ họ tên)

4. Những lưu ý khi soạn thảo biên bản bàn giao công việc: