Mẫu biên bản giao, nhận hồ sơ đưa vào lưu trữ

1. Biên bản giao, nhận hồ sơ đưa vào lưu trữ là gì?

Biên bản giao, nhận hồ sơ là văn bản thể hiện việc giao nhận hồ sơ đã xảy ra trên thực tế giữ bên giao hồ sơ và bên nhận hồ sơ. Biên bản ghi rõ thời gian nhận hồ sơ và tên hồ sơ giao nhận

Mẫu số 80/PTHA: Biên bản giao, nhận hồ sơ đưa vào lưu trữ là mẫu biên bản nêu rõ thời gian, địa điểm và nội dung biên bản, nội dung giao nhận, thông tin hồ sơ

Mẫu số 80/PTHA: Biên bản giao, nhận hồ sơ đưa vào lưu trữ là mẫu biên bản được lập ra để ghi nhận thời gian giao, nhận hồ sơ, tên hồ sơ được giao nhận và về nội dung việc giao nhận, hồ sơ với mục đích đưa vào lưu trữ

2. Mẫu số 80/PTHA: Biên bản giao, nhận hồ sơ đưa vào lưu trữ chi tiết nhất:

Nội dung cơ bản của biên bản giao, nhận hồ sơ đưa vào lưu trữ như sau:

Mẫu số 80/PTHA

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————–

BIÊN BẢN

Về việc giao, nhận Hồ sơ đưa vào lưu trữ

Vào hồi….giờ….ngày ….. tháng….. năm ……. tại Phòng Thi hành án

Chúng tôi gồm:

Ông (bà): …., chức vụ: Chấp hành viên (Bên giao)

Ông (bà): .…, chức vụ: Cán bộ lưu trữ (Bên nhận)

Lập biên bản về việc chuyển giao hồ sơ thi hành án dân sự đưa vào lưu trữ, gồm các Hồ sơ sau:

Hồ sơ ……. (thi hành xong, đình chỉ, ủy thác) Quyết định thi hành án số ….. ngày …… tháng …… năm …… của Trưởng phòng Thi hành án ……

Số tài liệu trong hồ sơ …….. Tổng số bút lục ……. (ghi theo danh mục tài liệu in trên bìa hồ sơ)

Biên bản lập xong hồi ……. giờ…… cùng ngày, lập thành …… bản, đã đọc lại cho mọi người nghe, không ai có ý kiến khác, nhất trí cùng ký tên./.

BÊN GIAO

(Ký, ghi rõ họ, tên)

BÊN NHẬN

(Ký, ghi rõ họ, tên)

XÁC NHẬN CỦA TRƯỞNG PHÒNG

(Ký tên, đóng dấu cơ quan)

3. Hướng dẫn lập biên bản giao, nhận hồ sơ đưa vào lưu trữ:

– Thời gian lập biên bản

– Người thực hiện giao nhận

Ông (bà) – chức vụ: Chấp hành viên (Bên giao)

Ông (bà) – chức vụ: Cán bộ lưu trữ (Bên nhận)

– Hồ sơ về việc chuyển giao hồ sơ thi hành án dân sự đưa vào lưu trữ:…

– Ký xác nhận biên bản

4. Một số quy định liên quan:

4.1. Quy định về việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quy định tại Mục VII Hướng dẫn 17-HD/VPTW năm 2016 về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan do Ban Chấp hành Trung ương ban hành như sau:

– Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu

+ Trong thời hạn 1 năm, kể từ ngày công việc kết thúc thì hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

Riêng hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì giao nộp vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 3 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.

Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh cơ quan giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan sau khi kết thúc nhiệm kỳ hoạt động, thời gian không quá 3 tháng.

+ Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 2 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

– Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu

+ Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp

– Trước ngày 31-12 hàng năm, Lưu trữ cơ quan gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của năm trước để các đơn vị, tổ chức và cá nhân chuẩn bị giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

– Các đơn vị, tổ chức, cá nhân kiểm tra lại chất lượng các hồ sơ đã lập trong năm và thông báo cho Lưu trữ cơ quan biết thời gian và địa điểm giao nộp hồ sơ, tài liệu.

– Trước khi giao nộp, những hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị nộp lưu phải được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (3 bản) để đính kèm “Biên bản giao nhận tài liệu”.

“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

(Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu: Phụ lục số 5).

+ Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giao nộp

– Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, bên giao và bên nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu với mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp.

– Lưu trữ cơ quan lập “Biên bản giao nhận tài liệu”. Biên bản có đủ chữ ký, họ tên của cả người giao và người nhận, có xác nhận của lãnh đạo cơ quan giao và cơ quan nhận hồ sơ, tài liệu. Biên bản được làm thành 3 bản (bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 2 bản).

(Mẫu biên bản giao nhận tài liệu: Phụ lục số 6).

Đối với các hồ sơ nguyên tắc phục vụ cho công việc thường xuyên của cá nhân, đơn vị; các hồ sơ được xác định thời hạn bảo quản 5 năm trở xuống; các hồ sơ công việc do các cá nhân, đơn vị phối hợp giải quyết công việc nhưng bị trùng lặp với hồ sơ của các đơn vị, cá nhân chủ trì giải quyết; các văn bản gửi đến để biết, tư liệu, sách báo để tham khảo và các bản nháp, các bản dự thảo chưa hoàn chỉnh  thì không cần lập hồ sơ hoặc không cần phải đưa vào hồ sơ; những loại hồ sơ và tài liệu nêu trên không phải nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan và các cá nhân, đơn vị định kỳ đề xuất lãnh đạo cơ quan cho hủy theo quy định của pháp luật.

4.2. Quy định về trách nhiệm lưu trữ hồ sơ:

Về nguyên tắc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ gồm: 

– Giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp đúng thẩm quyền, đúng thời hạn quy định.

– Chỉ giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và đúng thành phần tài liệu nộp lưu.

– Giao nộp hộp/cặp bảo quản khối tài liệu nộp lưu phải theo đúng tiêu chuẩn quy định của Nhà nước.

– Giao nộp đầy đủ công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu nộp lưu.

Về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp tài liệu lưu trữ như sau:

– Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo hướng dẫn tại Phụ lục I.

Trường hợp tài liệu chưa được phân loại, lập hồ sơ, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu phải chỉnh lý trước khi giao nộp.

– Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.

Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 18 của Luật Lưu trữ.

– Gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Lưu trữ lịch sử cùng cấp kiểm tra, thẩm định.

– Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Lưu trữ lịch sử.

Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập thành 03 bản: Cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử.

– Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có). Mẫu Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục số II.

– Vận chuyển tài liệu đến Lưu trữ lịch sử cùng cấp để giao nộp.

– Giao nộp tài liệu

+ Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt và sau khi có văn bản thẩm định của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền.

+ Giao nộp các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm: bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).

Về trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử các cấp trong việc tiếp nhận tài liệu lưu trữ

– Lập kế hoạch thu thập tài liệu; thống nhất với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng tài liệu và thời gian giao nộp tài liệu.

– Hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp.

– Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp: Rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu với Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan có thẩm quyền ban hành và kiểm tra xác suất thực tế hồ sơ, tài liệu.

– Trình cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Hồ sơ trình gồm: Văn bản đề nghị phê duyệt, báo cáo kết quả thẩm định của Lưu trữ lịch sử, văn bản đề nghị thẩm định của cơ quan, tổ chức kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

– Lưu trữ lịch sử gửi văn bản thông báo cho cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về kết quả phê duyệt.

– Chuẩn bị phòng kho và các trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu.

– Tiếp nhận tài liệu

+ Kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp.

+ Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

+ Lập Biên bản giao nhận tài liệu.

Biên bản được lập thành 03 bản: cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử cùng cấp giữ 02 bản. Mẫu Biên bản giao nhận hồ sơ theo hướng dẫn tại Phụ lục số III.

– Đưa tài liệu vào kho và xếp lên giá.

Như vậy, trách nhiệm về việc giao nhận hồ sơ đưa vào lưu trữ là lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo hướng dẫn tại Phụ lục I; Gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Lưu trữ lịch sử cùng cấp kiểm tra, thẩm định; Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Lưu trữ lịch sử