Mẫu Báo cáo của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

1. Báo cáo của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử là gì?

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC: “Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.”

Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Việc phát hành hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất. Cơ sở kinh doanh có thể tự mình phát hành hóa đơn điện tử hoặc úy quyền cho một tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Báo cáo của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử là một văn bản được soạn thảo bởi bên cung cấp dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tự gửi đến bên ủy quyền phát hành hóa đơn dịch vụ. Nội dung báo cáo ghi rõ các thông tin của doanh nghiệp ủy quyền cung cấp hóa đơn điện tử, tình hình thực hiện à các đề xuất (nếu có).

“Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.” (Khoản 1, Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC), vì vậy, việc phát hành và kiểm soát số lượng hóa đơn điện tử cần tiến hành một cách chặt ché đảm bảo đúng quy định của pháp luật.

Việc tổ chức trung gian lập và gửi báo cáo là một trong những yêu cầu bắt buộc khi các bên thiết lập quan hệ dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử. Báo cáo của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử là căn cứ để bên ủy quyền phát hành hóa đơn điện tử thực hiện quyền kiểm tra, quản lý hóa đơn điện tử của mình

2. Mẫu Báo cáo của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử mới nhất:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——————————

MẪU BÁO CÁO VỀ VIỆC TRUYỀN HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ

(Ban hành kèm theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính)

Kỳ…….năm……

Tên tổ chức:…..

Mã số thuế: …..

Địa chỉ: …..

Đơn vị tính: Số

STT        Doanh nghiệp sử dụng    Tên hóa đơn       Ký hiệu      Ký hiệu hóa đơn    Từ số    Đến số    Số lượng

giải pháp hóa đơn điện tử             mẫu hóa đơn

Mã số thuế        Tên            Địa chỉ

……, ngày………tháng………năm………

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên

3. Hướng dẫn soạn thảo mẫu Báo cáo của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử mới nhất:

Mẫu báo cáo phải đảm bảo các yêu cào về nội dung và hình thức của một văn bản hành chính

Phần mở đầu của báo cáo yêu cầu bắt buộc phải có Quốc hiệu, tiêu ngữ

Ghi rõ kỳ lập báo cáo, năm soạn thảo bảo cáo

Tên báo cáo ghi bằng chữ in hoa có dấu: “BÁO CÁO VỀ VIỆC TRUYỀN HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”

Phần thông tin của tổ chức:

Tên tổ chức: Ghi bằng chữ in hoa có dấu

Mã số thuế: Ghi theo mã số thuế được cấp bởi cơ quan Thuế

Địa chỉ: Ghi theo địa chỉ trụ sở giao dịch hiện tại ( ghi rõ tên đường, khu phố, phường/xã/thị trấn, Tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương)

Đơn vị tính: Số

Điền đầy đủ thông tin về doanh nghiệp sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử theo các tiêu chí có trong bảng: Tên hóa đơn, kỹ hiệu, mẫu hóa đơn, số lượng…

Ghi rõ ngày, tháng, năm lập báo cáo

Người đại diện theo pháp luật: (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

4. Tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp với doanh nghiệp:

Việc lựa chon đơn vị cung cấp hóa đơn điện tư rất quan trọng đối với doanh nghiệp, vi vậy, việc xác định một đơn vị trung gian phát hành hóa đơn điện tử thông thường được xây dựng trên các tiêu chí sau:

4.1 Đáp ứng điều kiện tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử:

Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định 8 điều kiện cơ bản mà tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần đáp ứng.

Điều 5. Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

– Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

– Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định tại Điều 6 Thông tư này.

– Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.

– Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.

– Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.

– Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu .

– Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.

– Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế (theo Mẫu số 3 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).

Ngoài ra, hóa đơn điện tử của đơn vị cũng phải hợp lệ, có tính pháp lý và đã đăng ký sử dụng với cơ quan Thuế, đáp ứng quy định tại Khoản 5 Điều 4, các Điều 6,7,8 Nghị định 119/2018 NĐ-CP và Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính.

Đây là những điều kiện quan trọng, mang tính bắt buộc đối với nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Do đó khi lựa chọn đơn vị cung cấp, doanh nghiệp cần kiểm tra tính đáp ứng của đơn vị đó đối với các quy định trên để đảm bảo hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp sử dụng có đầy đủ tính hợp pháp, hợp lệ.

4.2 Có kinh nghiệm triển khai và uy tín trên thị trường

Đơn vị cung cấp bề dày kinh nghiệm triển khai thường có mức độ am hiểu nghiệp vụ và thấu hiểu trải nghiệm người dùng tốt hơn những nhà cung cấp khác cũng như uy tín của đơn vị. Thương hiệu càng được nhiều doanh nghiệp tin dùng, càng chứng tỏ năng lực và phong cách phục vụ khách hàng của nhà cung cấp đó.

Với những doanh nghiệp lớn, họ thường đặt yếu tố kinh nghiệm và thương hiệu lên trước giá trị hợp đồng bởi chính họ cũng cần xác lập một niềm tin với khách hàng của mình, Việc vận hành một hệ thống hóa đơn bởi một đơn vị tin cậy và uy ín sẽ làm giảm sức ép lên bộ phận kiểm tra, giám sát hóa đơn của doanh nghiệp

4.3 Có hệ thống lưu trữ quy mô lớn và đáp ứng tiêu chuẩn về an toàn, bảo mật thông tin:

Hóa đơn là nơi lưu giữ thông in khách hàng của một doanh nghiệp. Vì vậy việc đảm bảo an toàn về thông tin luôn được coi là một trong những tiêu chí để doanh nghiệp đánh giá, lựa chon đơn vị phát hành hóa đơn.

4.4 Có phần mềm hóa đơn điện tử dễ sử dụng:

Ngày nay, không chỉ trong quản lý hóa đơn điện tử mà trong việc bán hàng hóa đã ra đời rất nhiều các loại phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp. Tuy nhiên chính vì sự đ dạng này dân đễn việc doanh nghiệp khó lựa chọn ra một phần mềm quản lý với chất lượng và giá thành cân xứng.

Việc sử dụng một phần mềm có giao diện thân thiện, thao tác dễ dàng, sử dụng được mọi lúc mọi nơi và tích hợp được với các phần mềm kế toán, quản trị, bán hàng khác sẽ là lựa chọn được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn.

4.5 Các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín nhất hiện nay:

Hiện nay trên thị trường ghi nhận sự phổ biến và uy tín của những phần mềm hóa đơn điện tử sau:

1. meInvoice.vn của nhà cung cấp MISA,

2. S-invoice của nhà cung cấp Viettel,

3. Easy-invoice của nhà cung cấp Softdream,

4. eHoadon của nhà cung cấp BKAV và rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp khác.

Trên đây là bài viết của Luật Dương Gia về mẫu Báo cáo của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử mới nhất. Để được tư vấn rõ hơn về biểu mẫu này hoặc có bất cứ vấn đề pháp luật gì cần được tư vấn, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900.6568 để được tư vấn – hỗ trợ!