Ký nháy là gì? Quy định về ký nháy? Trách nhiệm của người ký nháy?

1. Ký nháy là gì?

Ký nháy chưa có văn bản cụ thể nào định nghĩa, tuy nhiên nó được hiểu là người được trách nhiệm kiểm tra kiểm soát văn bản trước khi người có thẩm quyền ký, do người có thẩm quyền ký có nhiều công việc mà không thể kiểm soát được hết mà cần có người kiểm tra văn bản trước khi ký, thì người được giao nhiệm vụ đó thể hiện việc đã kiểm tra của mình thông qua viêc ký nháy, để người có thẩm quyền ký chính thức yên tâm về văn bản mình ký. Tuy nhiên không phải là có người ký nháy rồi thì người ký chính thức không cần kiểm tra mà vẫn phải rà soát lại văn bản một lần nữa để tránh những sai phạm vì chủ thể ký chính thức sẽ là người chịu trách nhiệm trực tiếp về văn bản mình ký ban hành. Cơ quan đơn vị sẽ quy định rõ về phạm vi chịu trách nhiệm về chữ ký của mỗi người ký nháy hay ký chính thức trong quy chế của cơ quan, đơn vị, tổ chức.

Ký nháy khác với ký chính thức là việc ký nháy người ký chưa thực hiện việc ký đầy đủ chữ ký của mình mà thưc hiện ký ngắn gọn, ký tắt chữ ký của mình tại vi trí yêu cầu cần phải ký nháy, nhằm xác định nội dung đã được rà soát. Ký nháy có nhiều kiểu ký nháy có thể ký ở từng trang văn bản đã được kiểm tra, cũng có thể được ký cạnh dòng cuối cùng của văn bản hoặc cũng có thể tại vị trí nơi nhận hay nới đặt vị trí chức danh. Như vậy có thể thấy ký nháy có thể ký được tại nhiều vị trí khác nhau tùy thuộc vào từng loại văn bản.

2. Quy định về ký nháy:

– Ký nháy ở từng trang văn bản: Việc ký này sẽ được thực hiện đối với trường hợp nhiều trang văn bản và được thực hiện ở tất cả các văn bản và được ký vào phía dưới mỗi trang văn bản đó. Chữ ký nháy vào từng trang văn bản để nhằm mục đích xác nhận văn bản đó có tính liền mạch, phù hợp với nội dung văn bản, nhằm tránh trường hợp có trang văn bản không phù hợp với nội dung hay bị để lẫn vào tập văn bản, tránh văn bản bị đánh tráo văn bản hay cố tình để văn bản sai vào nội dung, như vậy sẽ gây ảnh hưởng xấu hoặc có thể gây ra những hậu quả không lường trước được. Do đó việc kí nháy vào từng văn bản vừa thể hiện được sự kiểm tra văn bản, tạo an tâm cho người ký chính, vừa tránh được rủi ro hậu quả pháp lý không đáng có.

– Thực hiện việc ký nháy ở dòng cuối cùng của văn bản: Thực hiện việc ký nháy này sẽ do người soạn thảo ra văn bản đó thực hiện luôn để nhằm mục đích xác định chủ thể soạn thảo ra văn bản đó từ đó để xác định trách nhiệm khi có vấn đề gì xả ra đối văn bản họ soạn thảo, như không đúng về nội dung, thể thức của văn bản hay có khiếu nại về văn bản đó, từ đó dễ dàng giải trình giải quyết khiếu nại.

– Bên cạnh đó việc ký nháy còn được ký tại nơi nhận của văn bản hoăc là nơi ghi chức danh của người có thẩm quyền, việc ký vào nơi nhận hay chỗ ghi chức danh nhằm thể hiện người có thẩm quyền rà soát lại văn bản, kiểm tra văn bản đó xem nội dung văn bản đúng hay không, thể thức văn bản cũng như kiểm tra những lỗi chính tả có trong văn bản.

3. Trách nhiệm của người ký nháy:

Theo tinh thần Thông tư số 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có xác định về trách nhiệm của người thực hiện ký nháy:

Mỗi chủ thể khi ký vào bất kỳ văn bản nào đều phải chịu trách nhiệm về chữ ký của mình, người thực hiện ký nháy cũng không ngoại lệ. Đơn vị trụ trì soạn thảo văn bản thì người đứng đầu đơn vị đó thực hiện ký nháy, người được giao nhiệm vụ soạn thảo, hay người được giao kiểm tra văn bản được soạn thảo đó phải chịu trách nhiệm về độ chính xác của nôi dung văn bản trước khi đưa lên người có thẩm quyền để thực hiện việc ký chính thức vào văn bản đó.

Người kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, cũng như thể thức, kỹ năng trình bày văn bản, lỗi chính tả của văn bản tiến hành ký nháy vào văn bản để thể hiện văn bản đã được kiểm tra trước khi trình người có thẩm quyền ký chính thức, tạo sự yên tâm cho người ký chính cũng như chịu trách trong phạm vi người ký nháy kiểm tra văn bản.

– Ký nháy nhằm xác định đã có chủ thể đọc kiểm tra văn bản để tránh trường hợp phải chỉnh sửa hay thay đổi nội dung văn bản, người ký nháy không cần phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mà người có thẩm quyền ký chính phải chịu trách nhiệm mà người ký nháy chỉ phải chịu trách nhiệm về việc rà soát văn bản như hình thức văn bản. Tuy nhiên nếu ngươi ký nháy do tắc trách của mình, thực hiện việc kiểm tra sơ sài không đúng theo trình tự pháp luật, không tận tâm mà gây ra hậu qua nghiệm thì vẫn sẽ bị xử lý theo quy đinh của pháp luật và cũng tùy theo mức độ vi phạm mà sẽ có hình thức xử lý khác nhau, có thê là cảnh cáo, khiển trách…

– Chính vì vậy người có thẩm quyền ký nháy cần thực hiện theo đúng trình tự thủ tục để tránh những hậu quả pháp lý sau này, bởi người thực hiện ký nháy cũng phải chịu trách nhiệm về chữ ký của mình, chiu trách nhiệm trong phạm vi họ phải xem xét, kiểm tra.

Tuy nhiên pháp luật cũng chưa có quy định rõ ràng cụ thể trường hợp nào được ký nháy, hình thức ký nháy là do cá nhân, tổ chức, đơn vị có nhu cầu cần phải thực hiện việc ký nháy trước để tránh trường hợp có sự sai sót, điều chỉnh mất thời gian nên tực hiện việc quy định về ký nháy trong văn bản, cũng như xác định trách nhiệm của chủ thể có thẩm quyền về nội dung của văn bản, hình thức trước khi ban hành.

Bên cạnh đó nếu thủ trưởng cơ quan, đơn vị phân công nhiệm vụ cho cá nhân thực hiện việc rà soát văn bản phải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị đó về văn bản mình có trách nhiệm kiểm tra và rà soát. Việc thực hiện ký nháy bên cạnh đảm bảo được sự an tâm về văn bản thì cũng làm mất đi thẩm mỹ của văn bản khi thực hiện ký nháy vào văn bản.

+) Ký chính thức: Được thực hiên sau khi người ký nháy đã thực hiện việc ký nháy vào văn bản và trình lên người có thẩm quyền xem xét để ký chính thức vào văn bản, để xác nhân toàn bộ nội dung của văn bản đã được trình lên, ký chính thức để ban hành văn bản đó, đưa văn bản để thi hành.

Ký chính thức được ký cuối văn bản và bên dòng ghi chức danh của người có thẩm quyền, việc ký chính thức có thể được đóng dấu đè lên chữ ký, tuy nhiên có một số văn bản không cần thiết phải đóng dấu thì không cần đóng dấu đè lên chữ ký.

Dịch vụ của Dương gia:

– Tư vấn pháp luật qua tổng đài quy định về ký nháy;

– Tư vấn pháp luật qua tổng đài quy định về thẩm quyền ký nháy.

– Tư vấn về soạn thảo văn bản hành chính.

– Dịch vụ soạn thảo, review văn bản pháp lý của tổ chức, cơ quan.