Quy định về ký nháy, ký tắt, ký chính thức – cách hiểu và cách dùng

Trong các loại văn bản hành chính thông dụng, thường xuất hiện các dạng chữ ký khác nhau gồm ký nháy, ký tắt và ký chính thức. Theo đó, các dạng chữ ký này có những nguyên tắc cơ bản khi sử dụng. Vậy quy định về ký nháy, ký tắt, ký chính thức hiện nay dưới góc độ pháp luật như thế nào để sử dụng cho đúng?

Luật sư tư vấn pháp luật về việc ký tên trên văn bản: 1900.6568

Căn cứ pháp lý:

– Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 05 tháng 03 năm 2020 về Công tác văn thư

– Theo thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

1. Ký tên – Có các loại nào?

Đối với mỗi văn bản thường tồn tại 2 loại chữ ký gồm: ký nháy (hay ký tắt) và ký chính thức (hay ký ban hành).

1.1. Ký tắt, ký nháy là gì?

Trong các văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể khái niệm “ký tắt”, “ký nháy” cũng như cách sử dụng của loại chữ ký này. Tuy nhiên, trong một phạm vi khác, ký tắt/ký nháy có xuất hiện và được đề cập đến như sau:

Tại Khoản 7 Điều 2 Luật Điều ước quốc tế 2016: “Ký tắt là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện để xác nhận văn bản điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam dự định ký là văn bản cuối cùng đã được thỏa thuận với bên ký kết nước ngoài”.

Xem thêm: Nguyên tắc ký nháy? Có cần ký nháy trên các trang của hợp đồng không?

Ngoài ra, Điều 9 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2016 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có quy định như sau:

“1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định;

2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận””.

Như vậy, có thể hiểu chữ ký nháy (chữ ký tắt) là chữ ký của người có trách nhiệm, nhằm xác định văn bản trước khi ban hành đã được rà soát đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

1.2. Ký chính thức là gì?

Chữ ký chính thức là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn bộ văn bản, chữ ký chính thức do người có thẩm quyền ban hành văn bản ký. Chữ ký chính thức được ký ở bên dưới dòng ghi chức danh của người ký. Chữ ký chính thức có thể được đóng dấu hoặc có một số trường hợp thì không nhất thiết phải đóng dấu theo quy định của từng đơn vị ban hành văn bản đó

2. Cách sử dụng ký tắt, ký nháy và ký chính thức

2.1. Ký tắt, ký nháy

Ký nháy là chữ ký được ký ở cuối dòng văn bản hoặc là cuối đoạn văn bản. Một số chữ ký nháy được ký ở cuối cùng của đoạn văn bản và nằm ở cuối mỗi trang văn bản. Ký nháy còn được gọi với một cái tên khác đó là ký tắt, tức là người ký nháy sẽ không ký đầy đủ chữ ký của mình giống như một chữ ký hoàn chỉnh mà chỉ ký vắn tắt các chữ ký tại một số vị trí được yêu cầu ký nháy.

Xem thêm: Ký nháy là gì? Quy định về ký nháy? Trách nhiệm của người ký nháy?

Trong thực tế, chữ ký nháy có thể xuất hiện tại các vị trí sau:

Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản: Chữ ký nháy này xác nhận tính liền mạch của văn bản, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình được kiểm tra, rà soát nội dung. Việc ký nháy vào từng trang của văn bản đối với những văn bản có nhiều trang thể hiện tính liền mạch của văn bản. Người soạn thảo hoặc người rà soát có thể tránh việc bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.

Ký chốt nội dung ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản: Chữ ký nháy này là của người soạn thảo văn bản. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo.

Chữ ký nháy tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận: Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

*Một số ví dụ về các văn bản cần có chữ ký nháy

Với bất cứ văn bản hành chính nào được soạn thảo bởi các cơ quan hành chính nhà nước đều phải có chữ ký nháy, kể cả các văn bản quy phạm pháp luật hoặc những văn bản lưu hành nội bộ của một cơ quan, tổ chức cũng bắt buộc phải có chữ ký nháy.

Ví dụ: Công văn, Quyết định, Các văn bản luật, Thông báo,…

Đối với khối doanh nghiệp tư nhân hoặc các tổ chức, cơ quan không phải cơ quan hành chính nhà nước, không bắt buộc tất cả các văn bản phải có chữ ký nháy. Nhưng cũng có một số văn bản mà người soạn thảo văn bản cũng như những người cùng tham gia ký văn bản cần có chữ ký nháy tại cuối mỗi trang của văn bản.

Ví dụ: Hợp đồng có nhiều trang, Các văn bản công văn, thông báo của doanh nghiệp có nhiều trang và người soạn thảo văn bản không phải là người có thẩm quyền ký văn bản đó.

2.2. Ký chính thức

Chữ ký chính thức được ký ở bên dưới dòng ghi chức danh của người ký nằm ở cuối trang văn bản và có giá trị xác nhận lại toàn bộ nội dung trên văn bản. Chỉ có người có thẩm quyền mới có trách nhiệm ký chính thức.

Chữ ký này được ký phía dưới dòng chữ ghi chữ ký chức danh, người ký: Thủ trưởng đơn vị ký, giám đốc , người soạn thảo ký, trưởng phòng ….Chữ ký chính thức được ghi cụ thể họ và tên người ký, nếu có đóng dấu thì được đóng dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Thực tế, chữ ký chính thức có thể đóng dấu chức danh, tổ chức hoặc không cần đóng dấu phụ thuộc vào từng loại hình văn bản và quy định trong cơ quan ban hàn văn bản đó.

3. Trách nhiệm của người ký nháy đối với văn bản

Chữ ký nháy vào văn bản là cách xác định chủ thể của chữ ký đó đã đọc và xác nhận nội dung của văn bản hoặc biên bản đó, tránh hiện tượng chỉnh sửa hay thay đổi nội dung.

Hiện nay, chữ ký nháy chưa được quy định chính thống về thể thức cũng như hiệu lực tại một văn bản pháp luật. Chính vì vậy, chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân, cán bộ nào soạn thảo và rà soát văn bản hành chính đó, hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.

Người ký nháy không phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy, mà chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp đó là người có chữ ký chính thức tại văn bản.

Tuy nhiên, nếu cá nhân cán bộ rà soát và soạn thảo văn bản không đúng quy định gây thiệt hại, có thể bị áp dụng những hình thức kỷ luật, khiển trách do nội bộ cơ quan đó áp dụng.

4. Phân biệt chữ ký chính thức và chữ ký nháy

Chữ ký nháy được ký trước chữ ký chính thức, có tác dụng kiểm tra, rà soát về nội dung, xác nhận đã đọc toàn bộ nội dung văn bản trước khi đưa cho người có thẩm quyền ký chính thức.

Chữ ký nháy không có giá trị về mặt pháp lý, còn chữ ký chính thức của người ký phải trực tiếp chịu trách nhiệm pháp lý.

Chữ ký nháy không cần phải ký đầy đủ toàn bộ chữ ký như chữ ký thông thường, còn chữ ký chính thức cần phải ghi đúng và đầy đủ chữ ký thông thường, có đóng dấu xác nhận hoặc không.. Tạo CV miễn phí và tìm công việc mơ ước với timviec365.vn

Trên đây là những đặc điểm phân biệt nổi bật nhất giúp chúng ta có thể phân biệt giữa ký nháy và ký chính thức.

5. Một số quy định trong việc ký tên

– Màu mực chữ ký

Theo quy định tại Khoản 6 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP nêu: “Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai”.

Như vậy, khi ký tên vào trong văn bản, phải dùng bút có mực màu xanh và điểm cần lưu ý là không dùng các loại mực dễ phai.

– Các thẩm quyền ký ban hành

Ký thay: tại Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về việc ký ban hành văn bản với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng nêu: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”.

Thay mặt: tại Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về việc ký ban hành văn bản với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể nêu: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách”.

Ký thừa ủy quyền: tại Khoản 3 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền”.

Ký thừa lệnh: tại Khoản 4 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức”.

Trên đây là một số thông tin và cách sử dụng các loại chữ ký tắt, ký nháy và ký chính thức. Trường hợp cần tư vấn, hỗ trợ thêm bất kỳ thông tin nào khác có liên quan, Quý khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp Công ty luật TNHH Dương Gia để được giải đáp.