Không lập sổ quản lý lao động bị phạt bao nhiêu tiền?

1. Người sử dụng lao động có bắt buộc phải lập sổ quản lý lao động? 

Căn cứ theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 30 ngày tính từ ngày bắt đầu hoạt động. Sổ quản lý lao động là một tài liệu quan trọng giúp người sử dụng lao động quản lý, sử dụng lao động hiệu quả, đồng thời cũng là nền tảng để giải quyết các vấn đề liên quan đến quyền lợi của người lao động

Như vậy, theo quy định trên, việc lập sổ quản lý lao động là trách nhiệm bắt buộc của người sử dụng lao động. 

Việc lập sổ quản lý lao động phải được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử. Nội dung của sổ quản lý lao động phải đảm bảo các nội dung sau đây: 

– Họ và tên. 

– Giới tính. 

– Ngày tháng năm sinh. 

– Quốc tịch. 

– Nơi cư trú. 

– Số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu. 

– Trình độ chuyên môn kỹ thuật. 

– Bậc trình độ kỹ năng nghề. 

– Vị trí việc làm. 

– Loại hợp đồng lao động. 

– Thời điểm bắt đầu làm việc. 

– Tham gia bảo hiểm xã hội. 

– Tiền lương, nâng bậc, nâng lương. 

– Số ngày nghỉ trong năm. 

– Số giờ làm thêm. 

– Chế độ học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề. 

– Chế độ kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

2. Không lập sổ quản lý lao động người sử dụng lao động có bị xử phạt không? 

Căn cứ Điều 8 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt mức phạt từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng, cụ thể như sau: 

– Hành vi phân biệt đối xử trong lao động. 

– Hành vi sử dụng lao động chưa qua đào tạo hoặc chưa có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đối với nghề, công việc phải sử dụng lao động đã được đào tạo hoặc phải có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia. 

– Hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định. 

– Người sử dụng không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật.

Như vậy, theo quy định trên người sử dụng không thực hiện lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc nội dung sổ quản lý lao động không đảm bảo đủ nội dung theo quy định thì bị phạt tiền mức phạt từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng. 

Tuy nhiên, mức phạt trên là áp dụng đối với cá nhân, đối với tổ chức mức xử phạt sẽ gấp đôi mức phạt đối với cá nhân, tho đó mức phạt sẽ từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng. 

3. Các mức phạt khác đối với người sử dụng lao động trong trường hợp quản lý lao động: 

– Xử phạt tử 1 triệu đồng đến 3 triệu đồng: 

+ Không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định. 

+ Thực hiện thu tiền của người lao động tham gia tuyển dụng lao động. Ngoài ra người sử dụng lao động buộc phải trả lại cho người lao động khoản tiền đã thu. 

+ Kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc, doanh nghiệp không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động. 

+ Không thực hiện xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

– Người sử dụng lao động có hành vi lôi kéo; dụ dỗ; hứa hẹn; quảng cáo gian dối hoặc thủ đoạn khác để lừa gạt người lao động hoặc để tuyển dụng người lao động với mục đích bóc lột, cưỡng bức lao động nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự: xử phạt từ 50 triệu đồng đến 75 triệu đồng. 

4. Mẫu sổ quản lý lao động doanh nghiệp có thể tham khảo: 

5. Những lưu ý khi doanh nghiệp tiến hành lập sổ quản lý lao động: 

Sổ quản lý lao động là một loại hồ sơ quan trọng mà người sử dụng lao động phải lập, cập nhật, quản lý và sử dụng theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau khi tiến hành lập sổ quản lý lao động: 

– Sổ quản lý lao động có thể lập theo hình thức bản giấy hoặc bản điện tử. 

– Nắm chắc quy định về thời gian lập sổ quản lý lao động để đảm bảo đầy đủ, chính xác và kịp thời. 

+ Phải lập sổ quản lý lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

+ Phải thể hiện, cập nhật các thông tin về người lao động kể từ ngày người đó bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu. 

+ Phải khai trình việc sử dụng lao động theo thủ tục liên thông về đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp. 

– Doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia định kỳ 06 tháng và hằng năm.

– Doanh nghiệp cần có biện pháp lưu trữ sổ quản lý lao động một các an toàn, tránh làm hư hỏng, thất lạc (lưu trữ bằng bản giấy hoặc bản điện tử). 

– Doanh nghiệp sẽ phải xuất trình sổ quản lý lao động trong 02 trường hợp sau:

– Khi cơ quan quản lý nhà nước về lao động yêu cầu xuất trình.

– Khi cơ quan liên quan có yêu cầu xuất trình.

Như vậy, khi các cơ quan quản lý nhà nước về lao động và các cơ quan liên quan yêu cầu kiểm tra sổ quản lý lao động, người sử dụng lao động sẽ phải có trách nhiệm xuất trình sổ. Trường hợp không xuất trình sổ theo đúng quy định, người sử dụng lao động sẽ bị phạt hành chính theo quy định đã nêu tại mục 3. 

– Đối với người lao động cũng phải nắm những quy định về nghĩa vụ của mình như sau: 

+ Thực hiện cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin cá nhân cho người sử dụng lao động để lập sổ quản lý lao động. Các thông tin bao gồm: Họ và tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, nơi cư trú, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, chức danh, chức vụ, mức lương, tiền công, thời gian làm việc, tình trạng sức khỏe, các chế độ, chính sách khác.

+ Bên cạnh đó, người lao động cũng có quyền kiểm tra, giám sát việc lập, lưu trữ sổ quản lý lao động của người sử dụng lao động.

Trường hợp phát hiện sai sót thông tin, người lao động có quyền yêu cầu người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung thông tin cho đúng với thông tin cá nhân.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

Bộ luật lao động năm 2019. 

Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của bộ luật lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động. 

Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động việt nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.