Kế toán hành chính sự nghiệp là gì? Những thông tin cần biết?

1. Kế toán hành chính sự nghiệp là gì?

Hành chính sự nghiệp được hiểu là các thuật ngữ được ghép từ 2 cụm từ khác nhau đơn vị sự nghiệp và cơ quan hành chính, trong đó: đơn vị sự nghiệp được hiểu là các cơ quan hoạt động dưới sự quản lý của Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp khác nhau thì có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt. Còn đối với cơ quan hành chính được hiểu là các cơ quan dưới sự quản lý từ Nhà nước, các hệ thống cơ quan từ Trung Ương đến địa phương như các bộ, ủy ban nhân dân, viện kiểm sát,….

Kế toán hành chính sự nghiệp được hiểu là vị trí công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để kiểm soát và tiến hành quản lý những vấn đề như:

i) Nguồn kinh phí;

ii) Tình hình sử dụng;

iii) Đặc biệt là việc quyết toán kinh phí

iv) Tình hình sử dụng và quản lý các loại tải sản công, các loại vật tư;

v) Tình hình chấp hành dự toán thu chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước.

Do vậy, kế toán không chỉ quan trọng đối với bản thân các đơn vị mà còn quan trọng đối với ngân sách nhà nước do đó việc bố trí, sắp xếp và phân công công việc cho nhân viên, cán bộ làm công tác kế toán trong từng đơn vị phải đảm bảo bộ máy kế toán cần phải phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị, đặc biệt là việc phù hợp với quy mô hoạt động của từng đơn vị đặc biệt trong những Đơn vị hành chính sự nghiệp.

2. Nơi làm việc của kế toán hành chính sự nghiệp:

Kế toán hành chính sự nghiệp có thể làm việc tại các đơn vị sự nghiệp như sau: 

– Tại các đơn vị hành chính sự nghiệp có nguồn thu từ ngân sách quốc gia hoặc các nguồn thu khác, ví dụ như tại các trường học công lập, bệnh viện công,…

– Tại các đơn vị hành chính sự nghiệp sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh này có đặc thù là sử dụng kinh phí của Nhà nước và thực hiện các hoạt động sản xuất thêm như viện nghiên cứu giống cây trồng, viện nghiên cứu kinh tế,…

– Tại các đơn vị hành chính sự nghiệp như Ủy ban nhân dân, Sở tài chính, Bộ Giáo dục, đây là các đơn vị hành chính sự nghiệp có nguồn thu trực tiếp từ Nhà nước;

– Tại các đơn vị hành chính sự nghiệp dự án mang tính chất xã hội, sử dụng kinh phí Nhà nước,…

3. Yêu cầu công tác kế toán hành chính sự nghiệp:

Kế toán hành chính sự nghiệp có vai trò quan trọng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp nhà nước, do vậy để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp phải đáp ứng được những yêu cầu, cụ thể như sau: 

Thứ nhất, kế toán hành chính sự nghiệp cần phải phản ánh chính xác, đầy đủ các khoản chi phí, vốn quỹ, kinh phí, phục vụ cho các hoạt động kinh tế và các chi phí phát sinh tại đơn vị (nếu có).

Thứ hai, trong kế toán hành chính sự nghiệp thì vấn đề chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về phương pháp và nội dung tính toán.

Thứ ba, Công tác kế toán hành chính sự nghiệp góp phần vào việc phản ánh kịp thời chính xác, đầy đủ và toàn diện các khoản kinh phí, các khoản vốn quỹ, tài sản, tất cả  các hoạt động tài chính, hoạt động kinh tế phát sinh ở đơn vị sự nghiệp. 

Thứ tư, trong báo cáo tài chính số liệu, nội dung cần phải rõ ràng, dễ hiểu, từ đó có thể giúp cho các nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị.

4. Nhiệm vụ của kế toán hành chính sự nghiệp:

Kế toán hành chính sự nghiệp có nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

Thứ nhất, kế toán hành chính sự nghiệp có nhiệm thực hiện việc kiểm soát, kiểm tra, kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách của Nhà nước; tình hình chấp hành dự toán thu chi tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các định mức, tiêu chuẩn của Nhà nước;

Thứ hai, kế toán hành chính sự nghiệp có trách nhiệm phải phản ánh, thu thập xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được tài trợ, được cấp, được hình thành, đồng thời xử lý, thu thập, phản ánh về tình hình sử dụng các khoản thu phát sinh, sử dụng các khoản kinh phí tại các đơn vị.

Thứ ba, bên kế toán hành chính sự nghiệp có nhiệm vụ phải tiến hành việc lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định pháp luật. Đồng thời, song song với đó chính là việc cung cấp các tài liệu và thông tin cần thiết từ đó có thể phục vụ cho việc xây dựng các định mức chi tiêu, xây dựng dự toán và có thể tiến hành được việc phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các vốn quý và các nguồn kinh phí ở đơn vị.

Thứ tư, tiến hành việc theo dõi và kiểm soát các đơn vị cấp dưới về tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán, tình hình chấp hành dự toán thu chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới.

5. Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp:

Công tác kế toán hành chính sự nghiệp bao gồm các nội dung sau đây:

5.1. Kế toán vốn bằng tiền:

Điều này đã phản ánh những con số hiện có, cũng như tình hình biến động của những loại vốn bằng tiền của đơn vị  bao gồm có: tiền gửi tại các kho bạc, tiền gửi tại ngân hàng, tiền mặt tại quỹ.

5.2. Kế toán thanh toán:

– Kế toán thanh toán sẽ phản ánh tình hình thanh toán những khoản nợ cần phải thu cũng như những khoản nợ cần phải thu theo từng đối tượng thanh toán ở cả trong và ngoài đơn vị;

– Phản ánh các khoản trích nộp theo lương, những khoản nợ cần phải trả, những khoản phải trả viên chức cán bộ, những khoản phải trả, cần phải nộp khác theo quy định của pháp luật;

– Cần phải đăng ký kê khai nộp thuế theo đúng như luật định đối với các đơn vị các cá tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh.

5.3. Kế toán vật tư tài sản:

– Kế toán vật tư tài sản sẽ có thể phản ánh được tình hình biến động vật tư, tình hình biến động và số lượng, giá trị hiện có của các công cụ, các sản phẩm, dụng cụ, hàng hóa tại đơn vị;

– Kế toán vật tư tài sản sẽ có thể phản ánh được nguyên giá, số lượng và giá trị hao mòn của tài sản cố định hiện có, đồng thời có thể phản ánh tình hình biến động của tài sản cố định, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa Tài sản tại các đơn vị.

5.4. Kế toán nguồn kinh phí, vốn quỹ:

– Kế toán nguồn kinh phí, vốn quỹ có thể phản ánh việc quản lý, việc tiếp nhận sử dụng những nguồn kinh phí ngân sách cấp, nguồn kinh phí tài trợ, nguồn kinh phí thu tại những đơn vị, nguồn kinh phí viện trợ và đồng thời kế toán nguồn kinh phí, vốn quỹ còn giúp thanh quyết toán những nguồn kinh phí,  tình hình biến động của nguồn kinh phí hình thành nên tài sản cố định phản ánh những con số hiện có;

– Kế toán nguồn kinh phí, vốn quỹ có thể phản ánh tình hình sử dụng quỹ và tình hình trích lập của đơn vị  như các quỹ khen thưởng, , quỹ dự phòng ổn định thu nhập, quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp cũng như quỹ phúc lợi.

5.5. Kế toán các khoản thu ngân sách:

– Góp phần vào việc phản ánh các khoản thu về lệ phí, phí, cũng như những khoản thu đơn vụ sự nghiệp có thể phát sinh ở chính đơn vị;

– Phản ánh các khoản thu về hoạt động sản xuất dịch vụ, thu lãi tiền gửi, thu thanh lý, nhượng bán tài sản cố định,….

5.6. Kế toán các khoản chi ngân sách:

– Kế toán các khoản chi ngân sách góp phần vào việc phản ánh được những khoản chi phí của những hoạt động khác, chi thường xuyên, chi sản xuất dịch vụ và trên cơ sở đó để có thể xác định kết quả của các hoạt động sản xuất dịch vụ và của các hoạt động khác;

– Đồng thời, góp phần phản ánh những khoản chi không thường xuyên như các khoản chi cho việc thực hiện những đề tài nghiên cứu khoa học cấp nhà nước, chi nhiệm vụ đặt hàng của nhà nước, chi cho việc thực hiện những đề tài nghiên cứu cấp bộ, ngành, …..

5.7. Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị:

– Kế toán hành chính sự nghiệp phải dựa trên cơ sở tổng số thu và chi của từng hoạt động để có thể xác định các kết quả chênh lệch thu chi từ đó có thể đưa ra những phương án phân phối số chênh lệch đó theo đúng như qui định của cơ chế tài chính;

– Kế toán hành chính sự nghiệp phải tiến hành lập báo cáo tài chính theo đúng qui định để gửi lên cơ quan các cấp trên và các cơ quan tài chính.