Kế toán hàng tồn kho là một hoạt động được thực hiện trong doanh nghiệp. Với số lượng lớn hàng tồn kho, việc thu hồi vốn trên sản phẩm và tìm kiếm lợi nhuận gặp nhiều khó khăn. Mục đích của kế toán nhằm thống kê số lượng hàng tồn kho, từ đó tạo cơ sở giúp doanh nghiệp đánh giá và đưa biện pháp phù hợp. Hoạt động kế toán này được thực hiện như thế nào và ý nghĩa ra sao?
Mục lục bài viết
1. Kế toán hàng tồn kho là gì?
Khái niệm
Kế toán hàng tồn kho là một hoạt động được thực hiện trong doanh nghiệp. Bằng biện pháp kế toán, các thống kê liên quan đến số liệu của hàng tồn kho trong doanh nghiệp được ghi nhận cụ thể và đầy đủ nhất. Với các số liệu được thể hiện, hoạt động kế toán giúp doanh nghiệp xác định được lượng hàng tồn kho.
Hơn thế nữa, việc xác định giá trị hàng tồn kho giúp xác định các thông số liên quan như: Giá trị hàng tồn, vốn chưa được thu hồi, lãi sẽ nhận được nếu bán được sản phẩm. Từ đó đưa ra chiến lược, cách thức bán các sản phẩm này nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Các phương pháp kế toán
Có hai phương pháp kế toán hàng tồn kho đang được sử dụng. Doanh nghiệp lựa chọn sử dụng một trong hai phương pháp cho hoạt động thống kê của mình. Trong một doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán kể trên. Việc lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng tại doanh nghiệp phải căn cứ vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Bao gồm xem xét đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại vật tư, hàng hóa và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp. Và phải được thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán. Trong đó:
– Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: Nhóm tài khoản hàng tồn kho được dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động hàng tồn kho của doanh nghiệp.
– Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Nhóm tài khoản hàng tồn kho được dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ kế toán của doanh nghiệp.
Mục đích của hoạt động kế toán
Theo dõi hàng tồn kho thông qua các chứng từ
Hàng tồn kho là bộ phận tài sản chiếm tỷ trọng lớn. Có thể duy trì liên tục và cũng có thể chỉ tồn tại trong thời gian ngắn. Kế toán hàng tồn kho luôn tồn tại trong mỗi tổ chức, cung cấp thông tin về hàng tồn kho. Phục vụ cho quá trình quản lý kinh doanh của Doanh nghiệp. Giúp các nhà quản trị hiểu rõ nhu cầu của khách hàng.
Tuy nhiên, việc thu thập thông tin về hàng tồn kho hiện nay vẫn chưa được chuyên nghiệp và chặt chẽ. Chưa hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý,… Nhiều Doanh nghiệp chỉ coi công tác phân tích hàng tồn kho dừng lại ở việc đánh giá, tổng kết tình hình trong năm. Chưa đầu tư hay dành nguồn lực cho đào tạo cũng như xây dựng mô hình kế toán chuyên nghiệp.
Hàng tồn kho
Hàng tồn kho của doanh nghiệp là tất cả các hàng hóa có giá trị, nhằm phục vụ vào hoạt động sản xuất, cung ứng ra thị trường. Hiểu đơn giản bao gồm:
– Hàng mua đang đi trên đường;
– Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ; Sản phẩm dở dang;
– Thành phẩm, hàng hoá; Hàng gửi bán;
– Hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.
2. Cách thức hoạt động
Hoạt động kế toán được diễn ra thông qua các phương pháp khác nhau. Tùy thuộc vào nhu cầu và tình hình thức tế mà doanh nghiệp lựa chọn cho mình phương pháp phù hợp.
2.1. Kế toán hàng tồn kho bằng phương pháp kê khai thường xuyên:
Là việc theo dõi và phản ánh thường xuyên thông tin về hàng tồn kho. Hoạt động được tiến hành liên tục, có tính hệ thống. Phản ánh tình hình xuất, nhập, tồn vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Chứng từ sử dụng làm căn cứ cho phương pháp kế toán này là:
– Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho;
– Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá.
Qua hoạt động kế toán, giá trị hàng xuất kho trong kỳ được tính toán cụ thể. Dựa vào công thức:
Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Số lượng xuất kho trong kỳ * Đơn giá xuất kho
Phương pháp kế toán xác định các số liệu liên quan đến hàng hóa xuất kho. Dựa vào đó mà doanh nghiệp đánh giá được nhu cầu của khách hàng với hàng hóa. Cùng với đó là thống kê về giá trị hàng hóa còn trong kho. Sử dụng phương pháp này có thể tính được trị giá vật tư nhập, xuất, tồn tại bất kỳ thời điểm nào trên sổ tổng hợp. Các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động, tăng giảm của vật tư và hàng hóa. Tài khoản nguyên vật liệu được phản ánh theo đúng nội dung tài khoản tài sản.
Ý nghĩa của phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp này nhằm xác định tổng giá trị thực tế bán ra trong một khoảng thời gian nhất định. Dữ liệu này là cơ sở tính toán các lợi nhuận doanh nghiệp thu được sau khi đã khấu trừ các chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất.
Chính vì đặc điểm trên, phương pháp này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có giá trị hàng tồn kho lớn. Việc thống kê hàng hóa xuất kho là khả thi hơn cả. Với cách tính giá trị trên sản phẩm bán ra thực tế cho thấy sự đầu tư vào giá trị sản phẩm của doanh nghiệp. Sản phẩm hàng hóa của các doanh nghiệp này thường có giá trị lớn. Phải sử dụng thường xuyên máy móc, thiết bị, hàng kỹ thuật công nghệ chất lượng cao,…
Vào cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành kiểm kê thực tế hàng tồn kho. Sau đó đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc, hai số liệu này phải luôn phù hợp với nhau. Nếu có sự chênh lệch phải xác định rõ nguyên nhân. Tìm ra giải pháp xử lý kịp thời để tránh sự thất thoát không mong muốn.
2.2. Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:
Đây là phương pháp hạch toán với các kỳ kế toán cụ thể. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp.
Phương pháp kiểm kê định kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp. Và từ đó tính ra trị giá vật tư, hàng hoá đã xuất. Tức là hoạt động kế toán nhằm mục đích tính giá trị hàng hóa đã xuất kho trong kỳ.
Qua hoạt động kế toán, giá trị hàng hóa xuất kho trong kỳ được tính toán cụ thể. Dựa vào công thức:
Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ
Khác với phương pháp kê khai thường xuyên, hoạt động kiểm kê này có tính chất:
– Không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục;
– Chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh hàng xuất trong kỳ.
Ý nghĩa của phương pháp kiểm kê định kỳ:
– Phương pháp này chỉ quan tâm đến giá trị phản ánh trên hàng hóa. Không quan tâm số lượng sản phẩm chính xác. Mọi biến động của vật tư, hàng hóa nhập, xuất kho không được theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho.
– Các giá trị hàng mua và nhập kho trong kỳ được theo theo dõi, phản ánh trên tài khoản mua hàng. Giá trị này được xác định dựa trên các công thức cụ thể.
Đây là phương pháp thường được áp dụng với các doanh nghiệp kinh doanh đa dạng, nhiều chủng loại vật tư. Các hàng hóa với mẫu mã có quy cách khác nhau. Đó là những mặt hàng có giá trị thấp hoặc được sản xuất thường xuyên.
3. Ưu điểm và nhược điểm:
– Ưu điểm của phương pháp kê khai thường xuyên:
Phương pháp này mang đến tính linh hoạt cao. Có thể xác định giá trị hàng tồn kho bất cứ lúc nào. Thông tin được cập nhật thường xuyên và hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình quản lý và kê khai. Điều này cho phép giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
– Ưu điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ:
Đơn giản, không cần tốn nhiều thời gian, công sức vào hoạt động kê khai và hạch toán liên tục. Do đó giảm được khối lượng thông tin được lưu trữ trong hồ sơ. Chỉ diễn ra đồng thời với các kỳ kế toán nhất định. Do đó, không cần xác minh số liệu nhiều lần.
– Nhược điểm của phương pháp kê khai thường xuyên:
Lượng thông tin cần phải được ghi chép, tính toán, thống kê lớn. Bắt buộc cập nhật liên tục khi công ty có nhu cầu kế toán đối với hàng hóa xuất kho. Điều này có thể tạo áp lực số liệu, mức độ thường xuyên, lượng công việc lớn cho kế toán viên. Việc thống kê dữ liệu cần tính chính xác cao.
– Nhược điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ:
Phương pháp này chỉ có vai trò phản ánh lên giá trị hàng tồn kho tại thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ của kỳ kế toán. Thiếu sự chính xác, tính cập nhật liên tục về số lượng hàng hóa. Khó thực hiện hoạt động kiểm soát rủi ro. Các sai sót có thể xảy ra trong quá trình làm việc. Các số liệu chỉ được phản ánh khi các kỳ kế toán diễn ra. Do đó doanh nghiệp không thể linh hoạt và đưa ra giải pháp một cách kịp thời.
