Hạch toán là gì? Những điều cần biết về 3 loại hạch toán thông dụng?

Đối với doanh nghiệp thì việc hạch toán là một trong những vấn đề được chủ doanh nghiệp quan tâm nhất. Bởi lẽ, để có thể thực hiện được những công việc kinh doanh đạt được hiệu quả thì bắt buộc thao tác hạch toán phải chính xác và nhanh chóng. Vậy, hạch toán là gì? Những điều cần biết về 3 loại hạch toán thông dụng? Hy vọng bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu hơn về vấn đề nêu trên.

1. Hạch toán là gì?

Hiện nay có nhiều quan điểm đưa ra để định nghĩa cho khái niệm về hoạch toán là gì?  Nhưng nhìn chung thì quá trình quan sát, đo lường, tính và ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính của tất cả doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp và các cơ quan được gọi là hạch toán.

Để quản lý các hoạt động kinh tế một cách hiệu quả, cần phải có thông tin cụ thể và chính xác từ nhiều nguồn khác nhau với nhiều phương thức khác nhau. Trong đó các hoạt động trên chính là những phương thức thu thập mang lại hiệu quả nhất. Cụ thể các phương thức đó được thực hiện như sau:

• Quan sát: Đây là giai đoạn đầu tiên để có thể thực hiện được các công việc tiếp theo chính xác và đầy đủ, phương thức này thực hiện việc đo lường mọi hao phí và kết quả của các hoạt động kinh tế. Kết quả đo lường có thể là tiền, hiện vật, lao động.
• Tính toán: là quá trình thực hiện các phép tính, toán dựa trên các thông tin thu thập, tổng hợp và phân tích được để xác định được các chỉ tiêu cần thiết.
• Ghi chép: là quá trình thu thập – xử lý – lưu lại tình hình, kết quả của các hoạt động kinh tế theo từng thời kỳ, địa điểm phát sinh theo một trật tự nhất định.

2. Những thuật ngữ pháp lý liên quan dịch sang tiếng Anh

Accounting is the process of observing, measuring, calculating and recording economic and financial activities of all enterprises, non-business organizations and called agencies.

3. Những điều cần biết về 3 loại hạch toán thông dụng

Hạch toán có vai trò rất quan trọng trong quan sát phản ánh và giám đốc các quá trình sản xuất kinh doanh và cách sử dụng nguồn vốn chính xác đầy đủ, đáp ứng được những vấn đề đặt ra cũng như các vấn đề thực tế đang xảy ra.

Thứ nhất, hạch toán nghiệp vụ hay còn gọi là hạch toán nghiệp cụ kỹ thuật

Hạch toán nghiệp vụ được hiểu là quá trình quan sát – theo dõi – phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế kỹ thuật cụ thể để thực hiện việc việc chỉ đạo thường xuyên và kịp thời các nghiệp vụ đó.

Hạch toán nghiệp vụ có các đặc điểm sau đây:

• Sử dụng không cố định một loại thước đo cố định nào trong cả một quá trình. Việc sử dụng thước đo chỉ phụ thuộc vào từng loại tính chất cũng như yêu cầu quản lý mà sử dụng thước đo phù hợp nhất trong từng giai đoạn là tiền, hiện vật hay lao động.
• Đối tượng: Là những nghiệp vụ kinh tế hoặc những vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất như cung cấp sản xuất, tiêu thụ, trao đổi hàng hóa, các nghiệp vụ liên quan đến sản xuất kinh doanh…
• Đối với loại hạch toán này thì chỉ cần sử dụng các phương tiện thu thập – truyền tin đơn giản như chứng từ ban đầu, điện báo, điện thoại hay truyền miệng…Du được sử dụng dưới bất kỳ phương tiện gì đi nữa thì mục đích cuối cùng chính là nhằm truyền đạt được những thông tin cần thiết. Và vì đối tượng còn chung chung và chỉ áp dụng phương pháp đơn giản nên hạch toán nghiệp vụ chưa được xem là môn khoa học độc lập.

Thứ hai, hạch toán kế toán hay còn gọi là kế toán

Đây là dạng hạch toán  được xem như một môn học, một dối tượng khoa học được ghi nhận đáp ứng việc cung cấp thông tin về tình hình sử dụng tài sản, sự vận động của tài sản vào mục đích kinh doanh. Ngoài ra, có mối quan hệ mật thiết với mặt chất các hiện tượng kinh tế xã hội số lớn trong điều kiện thời gian và địa điểm cụ thể nhằm rút ra bản chất và tính quy luật trong sự phát triển của các hiện tượng đó.

Trong tất cả các loại hạch toán thì hạch toán này có nhiều điểm khác biệt và có đặc điểm nổi bật sau đây:

Một, so với hạch toán nghiệp vụ và hạch toán thống kê, hạch toán kế toán có những đặc điểm sau:

• Hạch toán kế toán theo dõi và phản ánh một cách liên tục, toàn diện và có hệ thống về tình hình hiện tại cùng với sự biến động của tất cả các loại vật tư và có hệ thống tất cả các loại vật tư, tiền vốn, mọi mặt kinh tế và nguồn hình thành tài sản trong tổ chức, đơn vị. Tuy nhiên, về thực chất thì hạch toán kế toán nghiên cứu dưới góc độ tài sản và nguồn vốn.  Nhờ đó mà hạch toán kế toán theo dõi được liên tục quá trình trước – trong và sau khi triển khai hoạt động kinh doanh, để qua đó đánh giá việc sử dụng đồng vốn có hiệu quả không.
• Hoạt động hạch toán kế toán sử dụng cả 3 loại thước đo, trong đó thước đo tiền tệ được coi là chủ yếu. Điều này thể hiện ở việc mọi nghiệp vụ kinh tế – tài chính được ghi chép đều được thể hiện theo giá trị tiền. Chính vì vậy mà đã giúp cung cấp các số liệu tổng hợp. Cũng nhờ vào đó mà kế toán giúp cung cấp các số liệu tổng hợp, phục vụ phục vụ cho việc giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế – tài chính.
• Chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp – cân đối là những phương pháp được hạch toán kế toán áp dụng. Trong đó, thủ tục hạch toán đầu tiên bắt buộc phải có đối với mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh chính là lập chứng từ kế toán – để đảm bảo tính chính xác và làm cơ sở pháp lý vững chắc.

– Hai, thông tin hạch toán kế toán có những đặc điểm nổi bật sau:

+ Thông tin hạch toán kế toán mang lại những thông tin là những thông tin động về tuần hoàn của vốn.  Việc kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp giống như một bức tranh mà từ bước đầu tiên là cung cấp vât tư cho sản xuất, qua bước sản xuất đến bước cuối cùng là tiêu thụ đều được phản ánh thật đầy đủ và sinh động qua thông tin kế toán.

+ Thông tin hạch toán kế toán luôn được thể hiện qua hai mặt khi nhìn từ góc độ của mỗi sự hiện tượng như tài sản và nguồn vốn, tăng và giảm, chi phí và kết quả,.. Đối với 1 doanh nghiệp thì những nội dung này có ý nghĩa rất quan trọng đối với ứng dụng hạch toán kinh doanh. Với nội dung cơ bản là độc lập về tài chính, lấy thu bù chi, kích thích vật chất và trách nhiệm vật chất…

+ Mỗi thông tin thu được đều là kết quả của quá trình có tính hai mặt: thông tin và kiểm tra. Do đó, khi nói đến hạch toán kế toán cũng như thông tin thu được từ phân hệ này đều không thể tách rời hai đặc trưng cơ bản nhất là thông tin và kiểm tra.

Thứ ba, hạch toán thống kê

Hạch toán thống kê hay còn gọi là thống kê

Đây được xem là một nghiệp vụ, một môn khoa học nghiên cứu các yếu tố về mặt lượng trong mối quan hệ mật thiết với các yếu tố về chất của các hiện tượng kinh tế – xã hội với điều kiện thời gian và địa điểm cụ thể. Mục đích của hạch toán này  nhằm rút ra bản chất và tính quy luật trong quy trình phát triển của các hiện tượng đó.

Đối tượng của hạch toán thống kê có thể là: tình hình tăng năng suất lao động, giá trị tổng sản lượng, tình tình giá cả, thu nhập lao động…do vây, thông tin do hạch toán thống kê thu nhận và cung cấp không mang tính chất thường xuyên, liên tục mà chỉ có tính hệ thống.

Cùng với đó, việc sử dụng các phương pháp như: phân tổ thống kê, số bình quân, số tương đối, số tuyệt đối, chỉ số – khiến hạch toán thống kê cần sử dụng 3 loại thước đo kết quả trên.

4. Những sai sót hay gặp phải khi hạch toán kế toán

Thứ nhất, tiền mặt

• Nhiều trường hợp không kiểm tra kỹ và chủ quan dẫn đến số tiền trên phiếu thu, chi khác so với những khoản thu chi trên sổ sách kê toán.
• Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: kế toán tiền mặt đồng thời là thủ quỹ, chứng từ kế toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán không tách biệt…
• Số dư quỹ tiền mặt thực tế âm do hạch toán phiếu chi trước phiếu thu.
• Chênh lệch tiền mặt tồn quỹ thực tế và biên bản kiểm kê quỹ khi tiến hành kiểm tra.

–    Phiếu thu, phiếu chi chưa lập đúng quy định (thiếu dấu, chữ kí của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, thủ quỹ,…); không có hoặc không phù hợp với chứng từ hợp lý hợp lệ kèm theo; chưa đánh số thứ tự, phiếu viết sai không không lưu lại đầy đủ; nội dung chi không đúng hoạt động kinh doanh.

–    Phiếu chi trả nợ người bán hàng mà người nhận là cán bộ công nhân viên trong Công ty nhưng không có phiếu thu hoặc giấy nhận tiền của người bán hàng kèm theo để chứng minh số tiền này đã được trả tới người bán hàng.

Thứ hai, tiền gửi ngân hàng

• Chênh lệch sổ sách kế toán với biên bản đối chiếu với ngân hàng, với các bảng cân đối số phát sinh.
• Các khoản rút quá số dư, gửi tiền, tiền lãi vay…phán ánh chi phí không hợp lý.
• Khi xảy ra tranh chấp thì tên người nhận trên ủy quyền chi và tên đối tượng công nợ không khớp với nhau.

Thứ ba, đầu tư tài chính ngắn hạn

• Không hạch toán lãi lỗ kinh doanh chứng khoán hoặc hạch toán khi chưa có đầy đủ hóa đơn chứng từ từ đó dẫn đến những hậu quả phát sinh đi kèm ảnh hưởng đến việc kiểm soát nguồn vốn, chi thu trong doanh nghiệp.
• Việc đầu tư kinh doanh không có hóa đơn hay giấy tờ chứng minh việc chuyển nhượng cho khoản đầu tư.
• Đầu tư ngắn hạn khác không mang tính chất đầu tư mà là các khoản phải thu khác (thu tiền chi phân phối sai chế độ cho cán bộ công nhân viên).

Thứ tư, các khoản phải thu của khách hàng

• Hạch toán sai nội dung, số tiền, tính chất tài khoản phải thu, hạch toán các khoản phải thu không mang tính chất phải thu thương mại vào TK131.
• Nhiều trường hợp không tiến hành bù trừ cùng đối tượng hoặc bù trừ công nợ không cùng đối tượng.
• Nhiều tài khoản khác nhau cùng quản lý cho một đối tượng.
• Ghi nhận các khoản trả trước cho người bán không có chứng từ hợp lệ. Các khoản đặt trước tiền hàng cho người bán hoặc có mối quan hệ kinh tế lâu dài, thường xuyên với các tổ chức kinh tế khác nhưng không tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế giữa hai bên.

Thứ năm, phải thu khác

• Không thực hiện theo dõi chi tiết các khoản phải thu trong quá trình kinh doanh và các hoạt động liên quan khác.
• Chưa hoặc không tiến hành đối chiếu các khoản phải thu bất thường, tài sản thiếu chờ xử lý không có biên bản kiểm kê, không xác định được nguyên nhân thiếu để quy trách nhiệm.
• Không phân loại các khoản phải thu khác ngắn hạn và dài hạn theo quy định của pháp luật.

Trên đây là nội dung tư vấn của Luật Dương Gia về hạch toán là gì và những điều cần biết về 3 loại hạch toán thông dụng. Trường hợp có thắc mắc xin vui lòng liên hệ để được giải đáp cụ thể.