Hướng dẫn thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội khi nghỉ việc

Sổ bảo hiểm xã hội là một loại giấy tờ ghi nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người lao động. Theo quy định thì khi người lao động nghỉ việc phải thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội. Vậy, thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội khi nghỉ việc được thực hiện như thế nào?

Cơ sở pháp lý:

Luật bảo hiểm xã hội 2014

Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật qua điện thoại: 1900.6568      

1. Quy định của pháp luật về chốt sổ bảo hiểm xã hội:

Theo quy định của pháp luật hiện hành thì ta có thể rằng thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội là việc người sử dụng lao động thực hiện thủ tục tại cơ quan bảo hiểm xã hội khi có lao động nghỉ việc, nghỉ hưu hoặc khi người sử dụng lao động chuyển địa chỉ hoạt động dẫn đến việc phải thay đổi cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội. Thủ tục này được thực hiện khi người lao động nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện. Đơn vị chuyển sang địa chỉ khác dẫn tới việc phải chuyển Cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý nên phải chốt quá trình đóng với Cơ quan cũ.

Trong một cuốn sổ bảo hiểm xã hội sẽ có các tờ rời thể hiện quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động qua các năm tại công ty. Thông qua tờ rời hàng năm, bạn có thể nắm được quá trình tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của người lao động; Tờ rời hàng năm được cơ quan bảo hiểm xã hội cấp hàng năm khi người sử dụng lao động nộp đủ tiền tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động tính đến 31/12 năm tài chính. Ngoài ra, khi người lao động nghỉ việc sẽ có thêm tờ rời chốt sổ, đây là tờ rời được cơ quan bảo hiểm xã hội cấp khi người tham gia ngừng đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp để bảo lưu quá trình tham gia đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp di chuyển ngoài tỉnh, cũng như để giải quyết các chế độ về  bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp. Khi làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội, người sử dụng lao động phải gửi lại cho cơ quan bảo hiểm xã hội sổ và tờ rời quá trình tham gia bảo hiểm xã hội trước đó của người lao động. Vậy nên, người sử dụng lao động hiện tại sẽ không thể chốt sổ bảo hiểm xã hội được nếu người lao động thiếu tờ rời bảo hiểm xã hội của đơn vị trước.

Vậy, khi người lao động nghỉ việc thì ai có trách nhiệm làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho họ. Về vấn đề này ta căn cứ theo quy định tại điều 48 Bộ Luật lao động 2019 thì có thể xác định được rằng khi chấm dứt hợp đồng lao động trong vòng 7 ngày hoặc chậm nhất là 1 tháng, người sử dụng lao động có  có nghĩa vụ phải hoàn trả sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động. Cụ thể, điều luật này quy định như sau:

Người sử dụng lao động và người lao động có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động,

Đối với các trường hợp như: Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động; Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế; Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã; Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm thì người sử dụng lao động và người lao động có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày

Trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản thì được ưu tiên thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động.

Đồng thời, khi chấm dứt hợp đồng lao động thì người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động và cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu.

Như vậy, theo quy định này ta có thể hiểu rằng đối với các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội thì người sử dụng lao động là bên phải có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động và cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Đồng thời, khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 cũng quy định, trách nhiệm của người sử dụng lao động là phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật. Hay nói cách khác, thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Khi người sử dụng lao động thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cũng cần phải đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật. Cụ thể là theo quy định tại Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, trong quá trình người lao động làm việc tại đơn vị, nghĩa vụ của người sử dụng lao động là đóng bảo hiểm xã hội đầy đủ cho nhân viên. Khi kết thúc hợp đồng, đơn vị có trách nhiệm chốt sổ cho người lao động. Do đó, ta có thể hiểu rằng chỉ khi đóng đầy đủ tiền bảo hiểm xã hội cho Cơ quan Bảo hiểm, không nợ tiền tính đến tháng cuối cùng mà lao động làm việc thì người sử dụng lao động mới chốt được sổ bảo hiểm xã hội  cho người lao động.

Cũng theo quy định này ta có thể hiểu rằng người lao động không thể tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được. Chỉ trừ trường hợp doanh nghiệp phá sản và nợ bảo hiểm nên không thể chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động còn lại trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động.

Trường hợp, công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội, người lao động có thể liên hệ với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động-Thương binh và Xã hội để được can thiệp giúp đỡ chốt sổ.

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng, việc chốt sổ bảo hiểm xã hội hay không sẽ không ảnh hưởng tới việc bạn được đi làm ở công ty mới hay không, nó chỉ ảnh hưởng khi bạn nghỉ việc và muốn hưởng các chế độ bảo hiểm thất nghiệp, rút bảo hiểm xã hội một lần,…. Con đối với người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc khi có thời hạn lao động theo HĐLĐ từ 1 tháng trở lên. Đồng thời, để tham gia bảo hiểm xã hội thì người lao động chỉ cần cung cấp mã số bảo hiểm xã hội cho người sử dụng lao động mà không cần cung cấp tình trạng đã chốt hay chưa chốt số bảo hiểm xã hội. Hơn nữa, Luật Bảo hiểm xã hội cũng không có quy định chi tiết về vấn đề này. Do đó, chưa chốt sổ bảo hiểm xã hội vẫn có thể tham gia bảo hiểm xã hội tại công ty mới.

2. Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội khi nghỉ việc:

Người sử dụng lao động khi thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động có thể căn cứ theo Quyết định 595/QĐ-BHXH. Theo quyết định này thì người sử dụng lao động thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội theo các bước như sau:

Bước 1: Người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục báo giảm lao động.

Lúc này người sử dụng lao động cần chuẩn bị các hồ sơ giấy tờ, tài liệu như sau để thực hiện việc báo giảm lao động:

– Tờ khai điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS)

– Tờ khai đơn vị điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS); lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);

– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);

– Thẻ bảo hiểm y tế còn thời hạn sử dụng của người lao động

Bước 2:  Người sử dụng lao động gửi hồ sơ báo giảm lao động trực tiếp tới cơ quan bảo hiểm xã hội nơi người sử dụng lao động tham gia hoặc gửi qua đường bưu điện.

Bước 3: Sau khi báo giảm lao động với cơ quan bảo hiểm xã hội thành công, có thể tiến hành làm hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội.

Lúc này người sử dụng lao động cần chuẩn bị các hồ sơ giấy tờ, tài liệu như sau để thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm:

– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, , bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS);

– Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS).

– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

– Sổ bảo hiểm xã hội

– Các tờ rời bảo hiểm xã hội.

– Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động (hoặc giấy tờ khác liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động).

Thẻ bảo hiểm y tế còn thời hạn sử dụng của người lao động(01 bản/người);

Bước 4: Người sử dụng lao động tiến hành nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi người sử dụng lao động tham gia hoặc nộp qua đường bưu điện.

Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện hành khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo trình tự thủ tục nhất định tại cơ quan bảo hiểm xã hội.