Hợp đồng giữa cá nhân với cá nhân có sao y được không?

1. Hợp đồng giữa cá nhân với cá nhân có sao y được không?

Khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư có giải thích bản sao y là bản sao đầy đủ và chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được thực hiện trình bày theo thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính mà pháp luật quy định. Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định văn bản hành chính gồm có các loại văn bản dưới đây:

– Nghị quyết (cá biệt);

– Quyết định (cá biệt);

– Chỉ thị;

– Quy chế;

– Quy định;

– Thông cáo;

– Thông báo;

– Hướng dẫn;

– Chương trình;

– Kế hoạch;

– Phương án;

– Đề án;

– Dự án;

– Báo cáo;

– Biên bản;

– Tờ trình;

– Hợp đồng;

– Công văn;

– Công điện;

– Bản ghi nhớ;

– Bản thỏa thuận;

– Giấy uỷ quyền;

– Giấy mời;

– Giấy giới thiệu;

– Giấy nghỉ phép;

– Phiếu gửi;

– Phiếu chuyển;

– Phiếu báo;

– Thư công.

Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư cũng có quy định về các hình thức bản sao, Điều này quy định sao y là một trong các hình thức bản sao. Sao y gồm có:

– Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc là chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

– Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy: Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc là in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

– Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc là số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

Thêm nữa, đối tượng áp dụng Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư bao gồm có:

– Cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây sẽ gọi chung là cơ quan, tổ chức).

– Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp phải căn cứ quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.

Tuy nhiên, hợp đồng giữa cá nhân với cá nhân là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc là chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự chứ không phải là hợp đồng giữa các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Chính vì thế, có thể khẳng định được rằng hợp đồng giữa cá nhân với cá nhân không thể sao y được.

2. Quy định về cấp bản sao hợp đồng giữa cá nhân với cá nhân:

Khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính có giải thích rằng bản sao chính là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ và chính xác như là nội dung đã được ghi trong sổ gốc. Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính quy định những giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính bao gồm có:

– Bản chính giấy tờ, văn bản do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.

– Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập đã có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Thêm nữa, Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính quy định rõ các bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao bao gồm có:

– Bản chính đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

– Bản chính đã bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

– Bản chính được đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

– Bản chính có những nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; có nội dung xuyên tạc về lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

– Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận mà lại chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật

– Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng lại không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Theo đó, một trong những bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để thực hiện chứng thực bản sao đó chính là giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng lại không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Như vậy, nếu cấp bản sao hợp đồng giữa cá nhân với cá nhân thì trước tiên bản hợp đồng đó phải được hai bên trong hợp đồng thực hiện thủ tục công chứng, chứng thực thì mới thực hiện được thủ tục yêu cầu chứng thực bản sao hợp đồng giữa cá nhân với cá nhân, còn nếu như bản hợp đồng mới chỉ được tự xác lập giữa hai bên cá nhân với nhau và không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thì sẽ không chứng thực bản sao hợp đồng giữa cá nhân với cá nhân được.

Khi yêu cầu chứng thực bản sao hợp đồng giữa cá nhân với cá nhân thì người yêu cầu chứng thực bản sao hợp đồng giữa cá nhân với cá nhân phải chịu trách nhiệm về các nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính hợp đồng dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao. Đồng thời, người thực hiện chứng thực bản sao hợp đồng giữa cá nhân với cá nhân (đối với trường hợp người thực hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ), người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực bản sao hợp đồng giữa cá nhân với cá nhân tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông phải có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính hợp đồng và bảo đảm chỉ thực hiện chứng thực bản sao hợp đồng sau khi đã đối chiếu đúng với bản chính.

3. Thủ tục chứng thực bản sao hợp đồng giữa cá nhân với cá nhân từ bản chính:

Như đã phân tích ở mục trên, để chứng thực bản sao hợp đồng giữa cá nhân với cá nhân từ bản chính thì hợp đồng đó đã phải được thực hiện thủ tục công chứng, chứng thực. Sau khi hoàn thành thủ tục công chứng, chứng thực hợp đồng giữa cá nhân với cá nhân thì hai bên được quyền yêu cầu chứng thực bản sao hợp đồng giữa cá nhân với cá nhân từ bản chính. Thủ tục chứng thực bản sao hợp đồng giữa cá nhân với cá nhân từ bản chính được thực hiện như sau:

Bước 1: Xuất trình hợp đồng bản chính

– Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình hợp đồng bản chính làm cơ sở để chứng thực bản sao hợp đồng.

– Trong trường hợp bản chính hợp đồng do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài thực hiện công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo đúng quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao hợp đồng; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc trường hợp theo nguyên tắc có đi, có lại.

– Trường hợp người yêu cầu chứng thực hợp đồng chỉ xuất trình bản chính hợp đồng thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính hợp đồng để thực hiện chứng thực hợp đồng, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

Bước 2: Chứng thực bản sao hợp đồng giữa cá nhân với cá nhân từ bản chính

Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính hợp đồng, đối chiếu với bản sao hợp đồng, nếu nội dung bản sao hợp đồng đúng với bản chính hợp đồng, bản chính hợp đồng không thuộc các trường hợp không được dùng bản chính giấy tờ, văn bản để làm cơ sở chứng thực bản sao đã nêu ở mục trên thì thực hiện chứng thực như sau:

– Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu pháp luật quy định;

– Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực bản sao hợp đồng và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao hợp đồng có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối hợp đồng, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Lưu ý rằng, mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính hợp đồng hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính hợp đồng trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

Những văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư;

– Nghị định 23/2015/NĐ-CP cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính.