Hoạch định nguồn nhân lực là gì? Quy trình hoạch định nhân sự?

1. Hoạch định nguồn nhân lực là gì?

Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai của doanh nghiệp. Qua đó xác định cách thức sử dụng nguồn nhân lực hiện có để đáp ứng yêu cầu trên.

Hoạch định nguồn nhân lực cũng là quá trình lập kế hoạch có hệ thống nhằm tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực. Quá trình này cũng giúp đảm bảo sự phù hợp giữa lao động và công việc, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa nhân lực.

Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình xem xét một cách có hệ thống nhu cầu nguồn nhân lực nhằm hoạch định đảm bảo mục tiêu “đúng người, đúng việc, đúng lúc”.

Hoạch định nguồn nhân lực sẽ giúp bạn trả lời các câu hỏi sau:

– Doanh nghiệp cần loại nhân viên nào?

– Khi nào doanh nghiệp cần chúng?

– Họ cần những kỹ năng gì?

Doanh nghiệp đã săn đúng người chưa? Và nếu họ có tất cả những kiến thức, thái độ và kỹ năng cần thiết? Công ty sẽ thuê họ từ bên ngoài hay chọn từ những nhân viên hiện có?

Nhiều người cho rằng quy hoạch nhân sự chỉ đưa ra những con số cứng nhắc, áp đặt trong khi nguồn nhân lực ngày càng biến động. Nhưng trên thực tế, kế hoạch nhân sự dài hạn thường được cụ thể hóa bằng kế hoạch ngắn hạn. Các kế hoạch này có thể được điều chỉnh linh hoạt theo tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

2. Vai trò của hoạch định nguồn nhân lực:

Lập kế hoạch nguồn nhân lực (HRP) là một chiến lược được các doanh nghiệp sử dụng để duy trì lực lượng lao động lành nghề và tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa. Hoạch định chiến lược tốt sẽ giúp doanh nghiệp tăng năng suất lao động, tăng lợi nhuận.

Ngoài ra, hoạch định nguồn nhân lực giúp đạt được thành công từ chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp. Trên thực tế, chiến lược và mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp được kết hợp với hoạch định nguồn nhân lực để trở thành hoạch định nguồn nhân lực chiến lược.

Nó cũng cho phép các doanh nghiệp lập kế hoạch trước để duy trì nguồn cung nhân viên lành nghề ổn định. Đây cũng là lý do tại sao nó được gọi là lập kế hoạch lực lượng lao động. Thực hiện đúng kế hoạch còn giúp doanh nghiệp biết được nhu cầu cụ thể của mình và đưa ra kế hoạch cụ thể.

Khi triển khai cần đầy đủ, linh hoạt để đáp ứng khó khăn về nhân sự trong thời gian ngắn, thích ứng với điều kiện thay đổi của môi trường kinh doanh. Lập kế hoạch có thể bắt đầu bằng việc đánh giá và kiểm toán năng lực hiện có của nguồn nhân lực.

Lập kế hoạch nguồn nhân lực cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch duy trì lực lượng lao động ổn định, lành nghề. Đó là lý do tại sao điều này được gọi là một kế hoạch lực lượng lao động. Quá trình này cũng được sử dụng để giúp các doanh nghiệp đánh giá nhu cầu của họ và phát triển các kế hoạch cụ thể để đáp ứng các nhu cầu đó.

Hoạch định nguồn nhân lực cũng cần được thực hiện linh hoạt để đáp ứng những khó khăn về nguồn nhân lực trong thời gian ngắn, hơn nữa cần thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh trong tương lai.

Một trong những thách thức lớn đối với hoạt động HRP là nguồn nhân lực luôn thay đổi, có thể do ốm đau hay thăng chức, đi nghỉ mát,… HRP hướng tới đảm bảo sự thống nhất giữa khối lượng công việc và nhân sự, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa nhân sự. 

3. Tại sao phải hoạch định nguồn nhân lực:

Hoạch định nguồn nhân lực có thể mang lại cho doanh nghiệp một số lợi ích sau:

Sử dụng tối đa nguồn nhân lực đồng thời đảm bảo phát triển nguồn nhân lực

Đảm bảo nguồn nhân lực phù hợp, đúng thời điểm, đúng số lượng cần thiết để thực hiện các mục tiêu kinh doanh

Điều phối một số hoạt động nhân sự, tăng năng suất lao động cho doanh nghiệp.

Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp trong tương lai, đồng thời lập kế hoạch đảm bảo có đủ nhân sự vào những thời điểm cần thiết, tạo điều kiện để doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. 

Hoạt động HRP cũng là một phương pháp để doanh nghiệp xác định những khoảng trống ở thời điểm hiện tại, từ đó đưa ra kế hoạch tuyển dụng nhân sự trong tương lai. Hơn nữa, hoạt động này còn giúp doanh nghiệp nhận ra những cơ hội và hạn chế của chính mình về nguồn nhân lực.

4. Quy trình hoạch định nguồn nhân lực:

4.1. Nguồn cung nhân hiện tại:

Đánh giá nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng nhất trong hoạch định nguồn nhân lực. Ở bước này cần nghiên cứu toàn diện sức mạnh nguồn lực của doanh nghiệp về các vấn đề như: số lượng, tay nghề, trình độ, tuổi đời, kinh nghiệm, hiệu quả công việc, lương thưởng v.v.

Đội ngũ tư vấn có thể phỏng vấn sâu các nhà quản lý để hiểu rõ các vấn đề nhân sự mà họ cần đối mặt cũng như năng lực thực sự của đội ngũ nhân sự.

4.2. Nhu cầu nhân sự tương lai:

Phân tích các yêu cầu về lực lượng lao động cũng là một bước quan trọng. Lúc này cần nghiên cứu rõ các biến số như: sa thải, tiêu hao, thôi việc, thăng chức, thuyên chuyển, sa thải đột xuất, thuyên chuyển… tất cả đều cần được xem xét để xác định nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai. 

4.3. Nhu cầu dự báo:

Ở bước này, cần nắm rõ nguồn cung hiện tại với nhu cầu nhân lực trong tương lai để dự báo chính xác. Việc tìm hiểu chiến lược cũng như mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp để dự báo nhu cầu nguồn nhân lực đáp ứng chiến lược kinh doanh là điều cấp thiết hiện nay.

4.4. Chiến lược cung ứng nhân sự:

Sau khi nắm rõ những hạn chế trong cung cầu nhân sự, đơn vị tư vấn nhân sự sẽ đưa ra phương án tuyển dụng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Với những chia sẻ trên, chúng tôi hy vọng đã giúp bạn hiểu được hoạch định nguồn nhân lực là gì cũng như vai trò và quy trình cụ thể của công việc này. Nếu có nhu cầu tuyển dụng nhân sự chất lượng cao, có kinh nghiệm.

5. Mục đích, vai trò của hoạch định nguồn nhân lực:

5.1. Mục đích của việc hoạch định nguồn nhân lực:

Hoạch định nguồn nhân lực được coi là một phương pháp để một doanh nghiệp, một tổ chức xác định rõ những thiếu sót của nguồn nhân lực, từ đó đưa ra các kế hoạch phát triển nó trong tương lai. Và định hướng nhân sự này cũng giúp ích rất nhiều cho các chiến lược kinh doanh sau này của doanh nghiệp. Hoạch định nguồn nhân lực có bốn mục đích:

Giúp sử dụng tối đa nguồn nhân lực, đảm bảo nguồn nhân lực luôn được phát triển và đáp ứng tốt cho các hoạt động của công ty.

Đảm bảo công việc trong công ty luôn đầy đủ nhân sự, sử dụng đúng người, đúng mục đích, đúng thời điểm giúp đảm bảo hiệu quả cao trong công việc.

Có sự gắn kết giữa hoạt động nhân sự với định hướng phát triển của công ty, từ đó giúp doanh nghiệp có những bước tiến xa hơn.

Vạch ra kế hoạch và nhu cầu tuyển dụng trong tương lai để đáp ứng kịp thời nhu cầu của doanh nghiệp.

5.2. Vai trò của hoạch định nguồn nhân lực:

Hoạch định nguồn nhân lực có vai trò to lớn đối với doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của tổ chức. Nếu doanh nghiệp không có kế hoạch hợp lý sẽ gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Điều đó ảnh hưởng đến mục tiêu chung. Hoạch định nguồn nhân lực có những vai trò cụ thể như:

Nó là công cụ giúp doanh nghiệp nhìn thấy rõ ràng, cụ thể nhu cầu nguồn nhân lực của công ty để đáp ứng hoạt động sản xuất kinh doanh. Qua đó giúp doanh nghiệp có những chiến lược cụ thể để giữ chân nhân viên xuất sắc cũng như thu hút nhân tài mới cho công ty.

Hoạch định giúp doanh nghiệp ước tính được ngân sách chi ra để cơ cấu nguồn nhân lực, từ đó thấy được hiệu quả kinh tế sau mỗi chính sách cũng như có những thay đổi phù hợp.

Tạo sự kết nối giữa doanh nghiệp và người lao động. Nhân viên thông qua việc lập kế hoạch sẽ hiểu rõ các chính sách nhân sự cũng như mục tiêu trong tương lai của công ty. Doanh nghiệp cũng có sự chủ động trong công việc cũng như trong khâu nhân sự để sử dụng vào công việc của công ty.

6. Nhân tố ảnh hưởng đến nguồn nhân lực:

Loại hình dịch vụ mà doanh nghiệp hướng tới và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Đây là hai tiêu chí quyết định doanh nghiệp sẽ cần tuyển dụng nhân sự như thế nào cho phù hợp với loại hình dịch vụ cung cấp cũng như chiến lược kinh doanh của công ty. Tùy theo loại hình dịch vụ, sản phẩm mà doanh nghiệp cần xem xét nhân viên cần có những kỹ năng, trình độ gì để phù hợp với các vị trí trong công ty. Từ đó, doanh nghiệp sẽ xây dựng kế hoạch phù hợp.

Môi trường thay đổi

Hiện nay, xu hướng môi trường kinh doanh ngày càng thay đổi theo hướng hiện đại. Vì vậy, có nhiều nghề không còn phù hợp nhưng cũng có những nghề mới ra đời tùy theo xu hướng phát triển của thị trường. Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm bắt xu hướng hiện tại là gì, cũng như có kế hoạch thay đổi sao cho phù hợp. Bên cạnh đó, nguồn nhân lực của doanh nghiệp cũng cần đổi mới để phù hợp với tình hình phát triển. Vì vậy, yếu tố này được coi là có tác động trực tiếp và gián tiếp đến việc hoạch định nguồn nhân lực của tổ chức.

Thời điểm thực hiện hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực có thể được thực hiện trong dài hạn hoặc ngắn hạn tùy thuộc vào các yếu tố khách quan từ môi trường và các yếu tố khác. Thông thường, nếu môi trường kinh doanh thay đổi quá nhiều về các vấn đề như chính sách kinh tế xã hội, nhu cầu phục vụ khách hàng, đối thủ cạnh tranh mới xuất hiện trên thị trường… thì việc thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực lâu dài có thể từ 1 năm đến 3 năm, thậm chí 5 năm, 10 năm, …. Ngược lại, nếu các yếu tố khách quan không quá biến động thì tổ chức có thể lập kế hoạch theo thời gian 6 tháng, 9 tháng, v.v.