Hình thức kế toán là thuật ngữ được sử dụng để mô tả cho các loại hình chức đựng các thông tin kế toán, nhắc đến hình thức kế toán là nhắc đến sổ kế toán với các cách thức ghi sổ đa dạng. Tìm hiểu rõ hơn về hình thức kế toán qua bài viết dưới đây:
Mục lục bài viết
1. Hình thức kế toán là gì?
Kế toán là một quá trình sao chép, phân loại, tổng hợp và lưu giữ các tài khoản chính của các tổ chức kinh doanh. Bằng kế toán, doanh nghiệp có thể nắm bắt thông tin về thu nhập, chi phí, các khoản lỗ có thể xảy ra, lỗ thực tế, tài sản sở hữu, nợ phải trả, v.v.
Hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán gồm số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và phương pháp ghi chép, tập hợp, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở các kế toán hợp lệ, hợp pháp.
Sổ kế toán là những tờ sổ được thiết kế một cách khoa học và hợp lí, có mối liên hệ mật thiết với nhau được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đúng các phương pháp kế toán, trên cơ sở dữ liệu về chứng từ gốc.
2. Phân loại sổ kế toán:
Căn cứ vào phương pháp ghi chép các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, sổ kế toán được phân thành các loại sổ sau:
– Sổ ghi theo hệ thống: là loại sổ kế toán tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến từng đối tượng kế toán riêng biệt. Trên sổ kế toán cung cấp các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến đối tượng kế toán được theo dõi, sổ được mở cho từng
Thuộc loại sổ ghi theo hệ thống gồm sổ cái các tài khoản theo hình thức Chứng từ ghi sổ….
– Sổ ghi theo thứ tự thời gian: là loại sổ kế toán tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đúng trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ. Trên sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thời gian phát sinh của nghiệp vụ, phát sinh trước ghi trước và phát sinh sau ghi sau, không phân biệt đối tượng kế toán có liên quan.
Thuộc sổ ghi theo thời gian: sổ Nhật kí chung, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ.
– Sổ ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo thời gian: là loại sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vừa theo thứ tự thời gian vừa theo tưng đối tượng kế toán Sổ được mở để theo dõi từng đối tượng kế toán nhưng được ghi theo trình tự thời gian phát sinh của các nghiệp vụ có liên quan đến đối tượng kế toán được quy định phản ánh trên sổ. VD: sổ cái các tài khoản theo hình thức nhật kí chung, chứng từ ghi sổ, nhật kí sổ cái Việc phân loại theo tiêu thức này giúp kế toán lựa chọn sổ trong quá trình ghi chép các nghiệp vụ, theo dõi các đối tượng kế toán.
Trong công tác kế toán ở các đơn vị, việc lựa chọn hình thức kế toán khoa học và hợp lý có ý nghĩa quan trọng. Nó đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời đáp ứng yêu cầu của quản lý, đồng thời góp phần nâng cao trình độ và năng suất lao động của nhân viên kế toán.
Hình thức kế toán khác nhau về hình thức, số lượng và cách trình bày sổ đăng ký (sổ, thẻ, trang tính riêng), mối quan hệ giữa việc ghi chép theo trình tự thời gian và hệ thống số liệu, cách thức kết hợp giữa kế toán tổng hợp và phân tích, và kỹ thuật sử dụng trong việc lập các bút toán (thủ công, cơ giới hóa, tự động hóa).
Hình thức kế toán được cải tiến cùng với sự phát triển của sản xuất, sự phát triển của lực lượng sản xuất và sự mở rộng của trao đổi hàng hóa. Một trong những hệ thống đầu tiên là hệ thống nhập cảnh kép, được phát triển ở Ý vào thế kỷ 15. Sự phát triển của sản xuất và thương mại và số lượng giao dịch kinh tế tăng lên đòi hỏi phải có sự phân công lao động giữa các nhân viên kế toán và yêu cầu các chứng từ ghi sổ phải được hỗ trợ bởi các chứng từ giao dịch. Vào thế kỷ 17, việc ghi chép các giao dịch tiền mặt được phân biệt với các giao dịch kinh doanh khác. Vào thế kỷ 18, các hệ thống yêu cầu nhiều hơn một sổ nhật ký đã được phát triển, và vào thế kỷ 19, thẻ kế toán đã xuất hiện, giúp cho việc cơ giới hóa trở nên khả thi. Thế kỷ 20 đã chứng kiến 15 hệ thống kế toán.
Hình thức kế toán trong Tiếng anh là “Accounting Form“.
3. Phân loại các hình thức ghi kế toán:
Theo Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, doanh nghiệp được phép áp dụng 1 trong 5 hình thức kế toán sau:
3.1. Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái:
Đặc trưng cơ bản: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một cuốn sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký- Sổ cái.
Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.
Nhược điểm: Khó phân công công việc, chỉ thích hợp với đơn vị có quy mô hoạt động nhỏ, số lượng nghiệp vụ không nhiều.
3.2. Hình thức kế toán Nhật ký chung:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ theo trình tự thời gian phát sinh và có phân tích theo tài khoản đối ứng. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. (i) Ưu điểm: Thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc, tiện cho việc sử dụng kế toán máy. (ii) Nhược điểm: Một số nghiệp vụ bị trùng lặp, do vậy cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng mới ghi vào sổ.
Các loại sổ kế toán sử dụng:
+
+ Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu sổ cái cuối tháng được dùng để ghi vào BCĐ số phát sinh —>ghi vào BCĐKT
+ Sổ nhật ký chuyên dụng: là các loại sổ kế toán chi tiết (sổ phụ) Sổ nhật ký chuyên dùng: trong trường hợp NV phát sinh nhiều. ghi chép riêng cho từng nghiệp vụ chủ yếu.
+ Các sổ kế toán chi tiết
Đối tượng áp dụng: Đây là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp cho mọi đơn vị hạch toán. Đặc biệt thuận lợi khi kế toán sử dụng máy vi tính để xử lý thông tin kế toán.
Trình tự ghi sổ: Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra hợp lệ, hợp pháp kế toán ghi sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào sổ nhật kí chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đối với các đối tượng phát sinh nhiều cần quản lý riêng, căn cứ vào chứng từ ghi vào sổ nhật ký chuyên dụng liên quan, định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp nhật ký chuyên dùng để ghi sổ cái. Đồng thời với việc ghi sổ nhật ký, các các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết thì căn cứ chứng từ ghi vào các sổ chi tiêt có liên quan. Cuối kỳ, căn cứ sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết, sau đó đối chiếu số liệu với sổ cái, căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Căn cứ số liệu trên bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết lập các
3.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
Đặc trưng: Là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp.
Các loại sổ kế toán: Sổ cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng cân đối số phát sinh tài khoản, các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra, thuận tiện cho phân công công việc kế toán.
Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp, khối lượng công việc nhiều, việc kiểm tra dồn vào cuối tháng.
3.4. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ:
Đặc trưng: Tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với phân tích các nghiệp vụ kinh tế theo tài khoản đối ứng nợ.
-Kết hợp việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế.
Kết hợp việc hoạch toán tổng hợp với hoạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
Sử dụng các mẫu sổ in sắn các quan hệ đối ứng tài khoản, chi tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
Các lại sổ kế toán: Nhật ký chứng từ (10 nhật ký), bảng kê (10 bảng kê), sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng công việc ghi chép của kế toán công việc đều hàng tháng, thông tin kịp thời.
Nhược điểm: Mẫu sổ phức tạp, đòi hỏi cán bộ kế toán phải có trình độ chuyên môn cao.
3.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính:
Sử dụng phần mềm kế toán để lưu trữ các chứng từ kế toán, sổ kế toán, sổ tổng hợp, sổ chi tiết.
