Được phép sử dụng chữ ký số trong những trường hợp nào?

Chúng ta đang sống trong thời đại 4.0 thời đại cách mạng công nghệ đang phát triển vượt bậc sẽ tác động đến tất cả các ngành, các lĩnh vực của đời sống xã hội thì chữ ký số ra đời là trong những bước ngoặc của công nghệ hiện đại có tác dụng và vai trò quan trọng trong nền kinh tế thị trường đang trong giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Có lẽ mọi người chỉ biết đến chữ ký số dùng để nộp thuế điện tử, nộp bảo hiểm xã hội là nhiều. ngoài ra, chữ ký số có được dùng làm gì ngoài mục đích để khai thuế không? Được phép sử dụng chữ ký số trong những trường hợp nào? Có dùng chữ ký số để ký hợp đồng được không? đây có thể là thắc mắc của rất nhiều người khi nhắc đến tác dụng của chữ ký số. Trong phạm vi của bài viết này thì chúng tôi sẽ giải đáp những thắc mắc trên dựa theo quy định của pháp luật.

1. Khái niệm chữ ký số

Theo quy định của pháp luật thì có thể hiểu chữ ký số là một trong những dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điêp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác theo các quy định của pháp luật.

2. Được phép sử dụng chữ ký số trong những trường hợp nào?

Một trong những tác dụng của chữ ký số mà các cá nhân hoặc tổ chức, doanh nghiệp có thực hiện giao dịch điện tử thì có thể sử dụng chữ ký số là một trong những ứng dụng để giao dịch với các cơ quan, tổ chức của nhà nước để thực hiện các thủ tục hành chính như đăng ký thành lập doanh nghiệp, bổ sung ngành nghề kinh doanh, thay đổi con dấu, thay đổi người đại diện pháp luật, kê khai và nộp thuế điện tử, kê khai và đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp mà không cần phải đến trực tiếp đến cơ quan nhà nước nhằm tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc, thủ tục đơn giản, nhanh gọn.

Các cá nhân, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số như trong những công cụ bảo mật các email của mình để thực hiện việc trao đổi các thông tin, giấy tờ nhanh chóng, an toàn.

Các doanh nghiệp có thể tiến hành giao dịch với đối tác mà các bên không cần phải trực tiếp gặp mặt trao đổi công việc, đầu tư chứng khoán, mua bán hàng hóa hoặc chuyển các hồ sơ giấy mà không phải lo sợ giả danh hoặc mất cắp mà chỉ cần giao dịch trực tuyến thì mức độ bảo mật và an ninh cũng cao hơn.

Chữ ký số được sử dụng thay cho chữ ký thông thường trong tất cả các trường hợp giao dịch điện tử và luôn bảo đảm tính pháp lý tương đương theo quy định của luật giao dịch điện tử như khi ký kết hợp đồng của các cá nhân, cơ quan tổ chức.

3. Giá trị pháp lý của chữ ký số

Các văn bản của các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp chỉ có giá trị pháp lý khi sử dụng chữ ký số có đủ các điều kiện theo quy định được cung cấp bơi các cơ quan có thẩm quyền sẽ có hiệu lực pháp luật như đối với văn bản được in ra, được các bên ký tên và đóng dấu. Cho nên để chữ ký số có giá trị pháp lý thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn như sau:

+ Chữ ký số được các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó theo quy định của luật giao dịch điện tử.

+ Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được dùng để tạo chữ ký số. tương ứng với khóa công khai là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được sử dụng để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:

+Không phải tổ chức nào cũng được cấp chữ ký số mà phải là tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia là một trong những  tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử thực hiện hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số theo quy định của luật giao dịch điện tử.

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ; thì thông thường các tổ chức này thực hiện việc cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho các cơ quan Đảng, Nhà nước theo nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng của mình theo quy định của pháp luật

+ Tổ chức đủ các điều kiện và đáp ứng được cung cấp chữ ký số là tổ chức  cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cũng là một trong các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng trong các hoạt động công cộng. Hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số của các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng và là một trong những hoạt động kinh doanh, ngành nghề có điều kiện theo quy định của pháp luật muốn hoạt động thì phải đáp ứng được các điều kiện để có thể cung cấp được các dịch vụ này.

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định của pháp luật. Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của cơ quan, tổ chức. Hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về dịch vụ chứng thực chữ ký số theo quy định của pháp luật.

Hiệu lực của khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký khi thực hiện giao dịch điện tử theo quy định của pháp luật.

Vì vây, chữ ký số đang ngày càng phát huy được vai trò quan trọng của mình trong thời đại công nghệ nhằm tiết kiệm chi phí, nhân sự, thời gian, thủ tục đơn giản, nhanh gọn, nhằm thúc đẩy quá trình hội nhập, phát triển kinh tế, hội nhập quốc tế làm cho đất nước ngày càng phát triển.

TƯ VẤN TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ:

Tóm tắt câu hỏi:

Doanh nghiệp tôi mới thành lập, hiện giờ tôi được biết là tôi cần phải làm tờ khai thuế môn bài, nộp thuế môn bài và mua chữ ký số. Vậy xin luật sư cho tôi hỏi sử dụng chữ ký số trong trường hợp nào?

Luật sư tư vấn:

Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác.

– Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

– Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu được đảm bảo kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Theo quy định tại Quyết định 1984/2015/QĐ-TCT thì:

Điều 5. Sử dụng chữ ký số

– Ký số đối với văn bản điện tử:

+ Văn bản điện tử phải có đủ chữ ký số của cá nhân hoặc tổ chức có trách nhiệm ký văn bản điện tử theo quy định.

+ Văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của cá nhân có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi cá nhân đó; Văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu.

+ Văn bản điện tử được số hóa từ văn bản giấy đã ký, đóng dấu được ký số bởi chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản có giá trị như văn bản giấy đã ký, đóng dấu khi chưa số hóa.

+ Việc ký thay, ký thừa lệnh theo quy định của pháp luật thực hiện bởi người có thẩm quyền sử dụng chữ ký số của mình, được hiểu căn cứ vào chức danh của người ký ghi trên chứng thư số.

– Các trường hợp khác về sử dụng con dấu trên văn bản khi chuyển sang môi trường điện tử sẽ tương ứng như sau:

+ Trường hợp phải có dấu giáp lai: Trong môi trường điện tử, chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản điện tử. Văn bản điện tử khi có chữ ký số hợp pháp không cần cơ chế đảm bảo tính toàn vẹn bổ sung tương ứng với dấu giáp lai.

+ Trường hợp phải có dấu treo: Trong môi trường điện tử, nếu tài liệu đi kèm với văn bản chính nằm trong cùng một tệp điện tử và văn bản chính có chữ ký số hợp pháp thì không cần cơ chế bổ sung để đảm bảo tài liệu đi kèm là phần không thể tách rời nội dung của văn bản chính. Nếu tài liệu đi kèm với văn bản chính không cùng một tệp điện tử thì tệp đi kèm cần được ký số bởi chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

– Ký qua cổng thông tin điện tử.

+ Các văn bản điện tử tự động ra bên ngoài được ký bởi chữ ký số của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

+ Đối với các văn bản điện tử gửi đến cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống chính trị mà có yêu cầu ký số bởi chữ ký số chuyên dùng của Tổng cục Thuế thì cá nhân, tổ chức gửi văn bản phải ký số bằng chữ ký số chuyên dùng của cá nhân hoặc của cơ quan, tổ chức.

+ Đối với các văn bản điện tử gửi cho cá nhân, tổ chức không thuộc hệ thống chính trị mà có yêu cầu ký số bởi chữ ký số công cộng của Tổng cục Thuế thì cá nhân, tổ chức gửi văn bản phải thực hiện ký số bằng chữ ký số của cá nhân hoặc của cơ quan, tổ chức.

Như vậy, chữ ký số được dùng chủ yếu trong kê khai thuế, ký qua cổng thông tin điện tử, đối với văn bản điện tử.