Doanh nghiệp cho thuê nhà phải xuất hóa đơn như thế nào?

1. Quy định của pháp luật hiện hành về hoá đơn:

1.1. Hoá đơn được quy định là gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì hoá đơn được quy định là một loại chứng từ do người bán lập và ghi nhận trong đó những thông tin về hàng hoá được bán ra, dịch vụ đã cung ứng theo quy định của pháp luật hiện hành.

1.2. Các loại hoá đơn theo quy định của pháp luật hiện hành:

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Thông tư số 39/2014/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 1 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC thì hoá đơn hiện nay bao gồm 04 loại sau:

– Hoá đơn giá trị gia tăng: Đây là loại hoá đơn dành cho các tổ chức thực hiện việc khai thuế, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế khi thực hiện các hoạt động sau:

+ Thực hiện hoạt động vận tải quốc tế;

+ Thực hiện hoạt động bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

+ Thực hiện xuất hàng hoá vào khu phi thuế quan và các trường hợp được xem như là xuất khẩu.

– Hoá đơn bán hàng: Đây là loại hoá đơn được sử dụng đối với những đối tượng sau:

+ Tổ chức, cá nhân thực hiện việc khai thuế, tính thuế giá trị gia tăng theo khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

+ Tổ chức, cá nhân hoạt động trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

– Hoá đơn khác như: tem, vé, thẻ,…;

– Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; các chứng từ thu tiền cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,…;

1.3. Các nội dung có trong hoá đơn:

Khi lập hoá đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ thì cá nhân, tổ chức lập hoá đơn cần phải lưu ý đưa vào những nội dung chủ yếu sau:

– Tên hóa đơn;

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;

– Tên liên hóa đơn;

– Số thứ tự hóa đơn;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;

– Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn;

– Tên tổ chức nhận in hóa đơn.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp ngoại lệ thì hoá đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ không cần phải có đầy đủ các nội dung trên.

1.4. Hình thức hoá đơn:

Hiện nay, hoá đơn được thể hiện dưới 03 hình thức chủ yếu sau:

– Hoá đơn điện tử:

+ Hoá đơn không có mã của cơ quan thuế;

+ Hoá đơn có mã của cơ quan thuế.

– Hoá đơn tự in;

– Hoá đơn đặt in.

2. Doanh nghiệp cho thuê nhà có phải xuất hoá đơn không?

Theo như khái niệm hoá đơn đã được nêu ra tại mục 1 của bài viết này thì hoá đơn được xác định là một loại chứng từ thể hiện thông tin hàng hoá, dịch vụ được cung ứng. Theo những thông tin trên hoá đơn thì người mua hàng hoá, sử dụng dịch vụ có thể đối chiếu được hàng hoá, dịch vụ mà mình đã mua có đúng theo giá niêm yết hay không, có đúng theo thoả thuận hay không… Do đó việc xuất hoá đơn mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ là một hoạt động quan trọng trong kinh doanh.

Tuy nhiên, không phải tất cả các trường hợp khi mua bán, cung ứng dịch vụ đều phải xuất hoá đơn. Căn cứ theo quy định tại Điều 18 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì trong trường hợp bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ có tổng giá trị thanh toán dưới 200 nghìn đồng mỗi lần thanh toán thì người bán hàng không cần phải lập hoá đơn. Trong trường hợp nếu người mua có yêu cầu lập thì người bán mới xuất hoá đơn mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

Trong trường hợp này thì khi người bán hàng không phải lập hoá đơn thì phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ để làm căn cứ tính thuế thu nhập khi đến kỳ quyết toán thuế. Theo đó, vào cuối mỗi ngày bán hàng, cung ứng dịch vụ thì cơ sở kinh doanh sẽ phải lập một hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn giá trị gia tăng (VAT) để ghi số tiền mà người bán đã bán được trong ngày để lấy căn cứ ghi vào dòng “TỔNG CỘNG” trong Bảng kê.

Như vậy, doanh nghiệp cho thuê nhà thuộc trường hợp phải xuất hoá đơn bởi vì Luật Dương Gia nhận thấy giá trị thuê nhà trong mỗi lần thanh toán đều trên 200 nghìn đồng. Việc thanh toán tiền thuê nhà thường được thanh toán theo tháng, theo quý, 06 tháng một lần hoặc thanh toán theo năm và số tiền thu được thường rất cao nên doanh nghiệp cho thuê nhà phải xuất hoá đơn.

3. Doanh nghiệp cho thuê nhà phải xuất hóa đơn như thế nào?

Việc thuê nhà thường được thực hiện thông quá Hợp đồng thuê nhà. Do đó, khi doanh nghiệp cho thuê nhà thực hiện xuất hoá đơn thì sẽ phải thực hiện ghi thông tin trên hoá đơn tương thích với những điều khoản, thông tin mà các bên đã cam kết với nhau trong Hợp đồng thuê nhà. Theo đó, doanh nghiệp cho thuê nhà phải xuất hoá đơn thì cần lưu ý thực hiện những nội dung sau:

3.1. Thời điểm xuất hoá đơn từ việc cho thuê nhà:

Thời điểm doanh nghiệp cho thuê nhà xuất hoá đơn cho thuê nhà được xác định là ngay sau khi bên thuê nhà thanh toán tiền cọc nhà hoặc thanh toán tiền thuê theo Hợp đồng thuê nhà. Sau khi xuất hoá đơn, bên thuê nhà đã thực hiện nghĩa vụ thanh toán thì doanh nghiệp cho thuê nhà sẽ đóng dấu để xác nhận bên thuê đã hoàn tất nghĩa vụ của mình. Theo đó, lúc này hoá đơn không chỉ là một chứng từ ghi nhận thông tin về căn nhà cho thuê và giá thuê nhà mà còn được xác định là một chứng từ có giá trị tích hợp tác dụng như biên lại hoặc giấy biên nhận thu tiền.

Đối với việc xuất hoá đơn giá trị gia tăng (VAT) thì thời điểm xuất hoá đơn cung ứng dịch vụ cho thuê nhà được lập sau khi doanh nghiệp cho thuê nhà hoàn thành việc cung ứng dịch vụ cho thuê nhà hoặc sau khi thu tiền thuê nhà (đối với trường hợp thu tiền trước).

3.2. Nội dung trong hoá đơn:

Những nội dung được ghi nhận trong hoá đơn phải thể hiện được thông tin của nhà cho thuê. Theo đó, khi doanh nghiệp cho thuê nhà lập hoá đơn thì phải bám sát theo đầy đủ các quy định, điều khoản thoả thuận trong Hợp đồng thuê nhà mà các bên đã ký kết. Tuỳ từng loại hợp đồng cho thuê nhà thì các bên có thể đưa vào nội dung phù hợp, cụ thể như sau:

3.2.1. Đối với Hợp đồng cho thuê nhà trọn gói:

Đối với trường hợp doanh nghiệp cho thuê nhà với hình thức trọn gói thì  ngoài việc được sử dụng nhà được thuê thì người thuê nhà còn được sử dụng trọn gói các dịch vụ kèm theo trong suốt thời hạn thuê 10 năm. Theo đó, các bên có thoả thuận với nhau về các điều khoản thanh toán quy định theo từng kỳ thanh toán, các bên có thể thanh toán theo tháng, theo quý, 06 tháng một lần hoặc theo năm.

Khi lập hoá đơn đối với Hợp đồng thuê nhà trọn gói thì nội dung hoá đơn phải thể hiện được thông tin về căn nhà mà doanh nghiệp cho thuê, các dịch vụ được sử dụng kèm theo khi thuê nhà và thời hạn, kỳ thanh toán tiền thuê nhà. Số tiền thanh toán định kỳ được xác định là doanh thu của doanh nghiệp cho thuê nhà.

3.2.2. Đối với Hợp đồng quy định giá thanh toán gồm tiền thuê nhà và phí dịch vụ:

Hợp đồng quy định giá thanh toán gồm tiền thuê nhà phí dịch vụ theo thực tế sử dụng hàng tháng thì trên hoá đơn mà doanh nghiệp xuất ra phải hàng tháng phải ghi rõ 02 nội dung cụ thể về tiền thuê diện tích văn phòng/ nhà ở và tiền dịch vụ.

Tuy nhiên, trong trường hợp trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp cho thuê nhà không thể hiện chức năng kinh doanh dịch vụ điện, nước thì doanh nghiệp vẫn có quyền xuất hoá đơn thể hiện phí dịch vụ để làm căn cứ, chứng từ hạch toán và kê khai thuế nếu như Hợp đồng thuê nhà có điều khoản về việc cho thuê nhà và phí dịch vụ.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 31/3/2014 Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

– Thông tư số 119/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 25/8/2014 Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013, Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013, Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013, Thông tư số 08/2013/TT-BTC ngày 10/1/2013, Thông tư số 85/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011, Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 và Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính để cải cách, đơn giản các thủ tục hành chính về thuế.