Công ty có được đóng dấu sao y bản chính giấy tờ của đơn vị khác không?

Các văn bản pháp luật về thủ tục hành chính yêu cầu trong hồ sơ cung cấp bản sao có công chứng hoặc chứng thực của cơ quan có thẩm quyền. Nhưng trong thực tế, một số cơ quan hành chính hoặc cơ quan khác lại rất linh hoạt vẫn chấp nhận bản sao. Việc công ty đóng dấu trên bản photo thì không có giá trị về mặt pháp lý khi áp dụng văn bản pháp luật quy định về tố tụng tại Tòa án. Vậy câu hỏi đặt ra là công ty có được đóng dấu sao y bản chính giấy tờ của đơn vị mình và đơn vị khác không? Bài viết này sẽ giải quyết vấn đề trên.

1. Công ty có được đóng dấu sao y bản chính giấy tờ?

Theo quy định của pháp luật thì bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì “bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. Theo đó, bản sao y bản chính chính là bản sao chứng thực từ bản chính. Còn “bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Những cơ quan, tổ chức sau có thẩm quyền chứng thực:

– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (Phòng Tư pháp);

– UBND xã, phường, thị trấn (UBND cấp xã);

– Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (Cơ quan đại diện);

– Công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng.

Như vậy, công ty không có thẩm quyền sao y bản chính. Trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp tự đóng dấu sao y bản chính lên giấy tờ, hợp đồng, hóa đơn… tuy nhiên theo quy định thì chúng hoàn toàn không có giá trị pháp lý.

2. Sao y bản chính không phải là cấp bản sao từ sổ gốc

Sổ gốc phải do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền lập ra nên công ty không có đủ thẩm quyền lập sổ gốc và đương nhiên cũng sẽ không thể cấp bản sao từ sổ gốc. Hiện nay, về vấn đề sử dụng con dấu sao y bản chính không có quy định cấm các doanh nghiệp sử dụng con dấu sao y bản chính trong nội bộ các công ty cũng như với các bên trong các quan hệ giao dịch dân sự trong trường hợp họ đồng ý. Các giấy tờ có dấu sao y bản chính của công ty không có giá trị chứng minh trong việc giải quyết tranh chấp tại Tòa án, Trọng tài,… như bản sao y bản chính có công chứng, chứng thực của cơ quan có thẩm quyền.

‘Điều 4. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc

1. Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Nghị định này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.’

Công ty muốn đóng dấu sao y bản chính lên hợp đồng, văn bản cũng như các giấy tờ khác do doanh nghiệp tự ban hành được quy định cụ thể trong sổ gốc công ty thì có quyền sao y bản chính đó nhưng xác định là nó chỉ các tính chất nội bộ như quan hệ với các phòng, ban khác nhau, các chi nhánh với trụ sở chính… Còn đối với các tài liệu, văn bản của công ty khác thì không được phép sao y bản chính.

Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì trình tự, thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc:

– Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người được quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 16 của Nghị định này thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.

– Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

>> Luật sư tư vấn pháp luật doanh nghiệp qua tổng đài: 1900.6568

3. Công ty có được đóng dấu sao y bản chính giấy tờ của đơn vị khác không?

TƯ VẤN TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ

Tóm tắt câu hỏi:

Hiên tại, công ty tôi có dấu sao y bản chính và theo như tôi được biết thì dấu sao y đó chỉ có thể chứng thực và có tác dụng đối với các văn bản do công ty tôi ban hành còn đối với các giấy tờ của đơn vị khác, giấy khám sức khoẻ, sổ khám bệnh, chứng minh thư… công ty tôi có được phép sao y bản chính không? Xin cảm ơn?

Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:

1. Cơ sở pháp lý:

– Luật doanh nghiệp năm 2014;

– Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

2. Luật sư tư vấn:

Sao y bản chính là việc sao chụp, chép lại một tài liệu, văn bản gốc trung thực về nội dung có sự nhận thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Theo căn cứ vào Điều 44 Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định về con dấu của doanh nghiệp như sau:

“1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:

a) Tên doanh nghiệp;

b) Mã số doanh nghiệp.

Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.

Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.

Chính phủ quy định chi tiết Điều này”.

Đồng thời, theo căn cứ vào quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Quy định về thẩm quyền chứng thực giấy tờ từ bản chính ra bản sao như sau:

“Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

b) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

e) Chứng thực di chúc;

g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

3. Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

4. Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).

5. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

6. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.”

Như vậy, căn cứ theo các quy định của pháp luật hiện hành, cơ quan có thẩm quyền xác nhận sao y bản chính các tài liệu, văn bản gốc là các công chứng viên, người đại diện có thẩm quyền của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội ban hành văn bản được sao y, cơ quan nào đã ban hành văn bản thì cơ quan đó có thẩm quyền cấp bản sao văn bản. Vì vậy, đối với những văn bản do công ty bạn ban hành thì công ty thì công ty của bạn có thẩm quyền cấp bản sao văn bản, còn đối với những tài liệu, văn bản của đơn vị khác thì công ty bạn không có thẩm quyền được chứng thực sao y bản sao từ bản chính. Do vậy, các văn bản, tài liệu của đơn vị khác, mà công ty của bạn sử dụng con dấu sao y bản chính sẽ không có hiệu lực pháp luật.