Công cụ dụng cụ là một trong các loại tài sản của doanh nghiệp, nắm bắt được đặc điểm, cách phân bổ công cụ dụng cụ giúp cho bạn kiểm soát được lượng tài sản trong doanh nghiệp, tối ưu chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí vận hành doanh nghiệp.
Mục lục bài viết
1. Công cụ dụng cụ là gì?
1.1. Định nghĩa công cụ dụng cụ:
Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động của công ty, doanh nghiệp tham gia vài một hay nhiều chu kì sản xuất kinh doanh. Nhưng có giá trị dưới 30.000.000đ và có thời gian sử dụng ngắn. Công cụ dụng cụ có hình thái và thuộc sở hữu của doanh nghiệp thể hiện thông qua hóa đơn đầu vào, hợp đồng mua bán, giấy chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng. Giống như tài sản cố định thì công cụ dụng cụ sẽ hao mòn theo thời gian sử dụng. Nhưng vì giá trị thấp và thời gian sử dụng ngắn nên không đủ điều kiện để trở thành tài sản cố định.
Ví dụ : Công ty A mua một chiếc máy bơm chuyên dụng X có giá trị là 17.000.000đ dung cho dự án Y. Hoặc Công ty A mua chiếc máy bơm chuyên dụng X có giá 31.000.000 đ có thời giạn sử dụng 6 tháng. Như vậy cả hai trường hợp trên đều được coi là dụng cụ công cụ.
1.2. Đặc điểm của công cụ, dụng cụ:
– Cũng giống như tài sản cố định, công cụ dụng cụ cũng có hình thái vật chất cụ thể và vẫn bị hao mòn trong quá trình sử dụng.Chi phí hao mòn đó được chuyển dần vào chi phí sản xuất kinh trong trong kỳ. Và công cụ dụng cụ vẫn được liệt kê vào bảng kê khai tài chính của công ty và thường được mua bằng nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp.
Công cụ, dụng cụ có giá trị thấp hơn rất nhiều so với giá trị của tài sản cố định. Theo quy định hiện hành, tài sản cố định có giá trị dưới 30 triệu đồng. Công cụ, dụng cụ có thể tham gia vào nhiều khâu trong chu kỳ sản xuất kinh doanh nhưng không liên tục. Nó vẫn được sử dụng cho tới khi hỏng không sử dụng được nữa. Công cụ dụng cụ thu được lợi ích kinh tế cao từ việc sử dụng chúng.
Thời gian sử dụng của công cụ dụng cụ ngắn. Công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng rất ngắn. Thường sau vài tháng sử dụng thì công cụ dụng cụ bị hao mòn và không thể sử dụng được nữa, có loại công cụ dụng cụ chỉ sử dụng được 1 lần nhưng vẫn tính vào chi phí sản xuất của sản phẩm nên vẫn được xem là công cụ dụng cụ.
Công cụ dụng cụ tiếng Anh là:”Tools”
2. Phân loại và cách phân bổ CCDC:
Hàng tháng, kế toán của mỗi doanh nghiệp sẽ hạch toán công cụ dụng cụ và chuyển giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí vận hành của doanh nghiệp nhằm giám sát và quản lý việc sử dụng công cụ dụng cụ một cách hợp lý, hiệu quả. Căn cứ vào giá trị, tính chất của công cụ dụng cụ, doanh nghiệp sẽ phân bổ công cụ dụng cụ cho phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh. Công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng ngắn và giá trị thấp nhưng nếu biết phân loại và phân bổ hợp lý thì doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn.
2.1. Công cụ dụng cụ gồm những gì:
Theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn ghi nhận Tài sản cố định thì được ghi nhận là công cụ, dụng cụ. Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây lắp. Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng, nhưng trong quá trình bảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị của bao bì. Công cụ, dụng cụ bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán, những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành, phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng, quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc,…”
2.2. Phân bổ công cụ dụng cụ:
Hàn tháng kế toán cần hạch toán công cụ dụng để để chuyển giá trị của công cụ vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp nên việc phân bổ hợp lý sẽ giúp kết toán dễ dàng hơn trong việc quản lý. Nhiều cách để phân loại công cụ dụng cụ nhưng phương pháp để phân bổ khoa học nhất là theo phương pháp phân bổ.
Để có thể quản lý và ghi vào trong chi phí sản xuất của Doanh nghiệp một cách rõ ràng, hệ thống dễ quản lý thì Nhà nước có quy định về việc phân bổ công cụ dụng cụ. Tùy vào mục đích sử dụng, tính chất của công cụ dụng cụ thì được quy định phân bổ khác nhau một cách linh hoạt. Công cụ dụng cụ được phân bổ một lần hoặc nhiều lần được quy định như sau:
Theo điều 26 Thông tư 200/2014/TT-BTC và điều 25 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định:
“đ) Đối với các công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ khi xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh phải ghi nhận toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
e) Trường hợp công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê xuất dùng hoặc cho thuê liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán thì được ghi nhận vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước và phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh.”
– Phân bổ 1 lần (100%):
Vì có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng không lâu nên chi phí được đưa thẳng vào chi phí của doanh nghiệp. Và chúng được coi là loại công cụ dụng cụ không cần phân bổ. Như găng tay, quần áo, tua vít, búa….. Những tài sản này phải liên quan đến hoạt động sản xuất. Được ghi một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh.
– Phân bổ nhiều lần :
Loại phân bổ này được áp dụng đối với những công cụ dụng cụ có giá trị lớn; và thời gian phân bổ dài. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng của chúng nên được chia thành hai nhóm chính; là phân bổ 2 lần và phân bổ nhiều lần. Với loại phân bố 2 lần thì mỗi lần phân bổ sẽ có thời gian phân bổ. thường với loại phân bổ hai lần thì sẽ được chia thành 2 phần bằng nhau. Với loại phân bổ nhiều lần thì tùy vào khối lượng công việc và hạn sử dụng của công cụ dụng cụ thì được chia thành nhiều phần khác nhau nhưng không được quá 36 tháng. Theo thông tư 45/2013 thì giá trị của dụng cụ được chia đều cho số kỳ đăng ký phân bổ, mỗi kì được hiêu rlaf 1 tháng trong chu kì 12 tháng. Và những Tài sản cố định không đủ ghi nhận là công cụ dụng cụ sẽ phải được hạch toán và chuyển thành Công cụ dụng cụ.
Kế toán cần căn cứ vào thời gian và giá trị sử dụng để dự kiến, lên lịch trình rõ ràng để phân bố Công cụ dụng sao cho hợp lý và kịp thời.
Ví dụ : một công cụ dụng cụ có thời hạn sử dụng là 6 tháng và Nếu đưa vào sử dụng với số lượng hàng thì chỉ cần dùng một nửa số Công cụ dụng cụ đó. Kế toán sẽ phân chia công cụ dụng cụ đó thành 2 phần và phân bố sao cho tận dụng tối đa công cụ dụng cụ đó.
Ngoài ra chúng ta còn một số căn để để phân loại khác như:
– Căn cứ vào giá trị sử dụng, nội dung dụng cụ được hình thành: Dụng cụ đồ nghề bằng gốm thủy tinh, sành sư, quần áo lao động……
– Căn cứ vào mục đích sử dụng: công cụ, dụng cụ sản xuất cho kinh doanh, dùng cho quản lý hoặc dùng cho mục đích khác…..
– Căn cứ vào công tác quản lý, công việc ghi chép của kế toán: Công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê, thiết vị phụ tùng thay thế….
3. Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ:
Thông tư 96/2015/TT-BTC tại Điều 4. Sửa đổi, bổ sung Điều 6
“Đối với tài sản là công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, … không đáp ứng đủ điều kiện xác định là tài sản cố định theo quy định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm.”
Như vậy: DN nên xác định thời gian phân bổ CCDC tối đa là 3 năm theo pháp luật thuế. DN tự xác định thời gian phân bổ CCDC đảm bảo cho doanh thu phù hợp với chi phí và tùy thuộc vào thời gian sử dụng hữu ích của tài sản. Việc phân bổ dần chi phí mua tài sản là CCDC vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ tính theo tháng kể từ ngày đưa vào sử dụng.
