Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao đúng với bản chính. Vậy thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính thuộc về cá nhân, cơ quan nào?
Mục lục bài viết
1. Chứng thực bản sao từ bản chính là gì?
“Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao đúng với bản chính”.
Tại khoản 1 Điều 2
Căn cứ theo quy định này, “bản chính” được tạo ra từ 2 nguồn: Nguồn thứ nhất là được cấp, cấp lại, đăng ký lại bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền; nguồn thứ hai là do cá nhân tự lập và được xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Tưởng chừng đơn giản, nhưng quy định này có khá nhiều vấn đề cần phải làm rõ.
Cho đến nay, không có quy định nào nói rằng các loại giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp phải có chữ ký, phải được đóng dấu thì mới là bản chính. Thực tế cho thấy rất nhiều loại giấy tờ được công nhận giá trị pháp lý mà hoàn toàn không có đóng dấu hay chữ ký. Các cơ quan, tổ chức, nhất là cơ quan, tổ chức nước ngoài có nhiều cách khác nhau để khẳng định tính xác thực của giấy tờ mà họ cấp ra. Ví dụ: Sử dụng mã vạch, các dấu hiệu bảo an thông qua in ấn, chất liệu giấy hoặc bằng chíp điện tử… Một số nước như Nhật Bản, Hàn Quốc rất ưa chuộng sử dụng con dấu chữ ký hoặc con dấu biểu tượng thay cho chữ ký cá nhân. Một số quốc gia khác lại chỉ sử dụng chữ ký mà không dùng dấu. Có những quốc gia sử dụng con dấu nổi, dán tem, gắn xi, bấm lỗ để xác thực…v.vl. Như vậy, vấn đề quan trọng nhất là phải xác định được giấy tờ đó có phải đúng do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp và đã được xác thực hay không, chứ không phải là nó có được ký, ký tươi hay đóng dấu tươi hay không.
Giấy tờ do cá nhân tự lập có “xác nhận” và “đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Theo cách hiểu thông thường: “xác nhận” là phải có chữ ký tươi của người có thẩm quyền, phải được đóng dấu tròn của cơ quan, tổ chức. Nhưng thực tế thì cách thức xác nhận và quy cách con dấu qua mỗi thời kỳ lịch sử có sự thay đổi. Ví dụ: Dấu vuông với màu mực xanh, màu mực đen được dùng khá phổ biến trước đây trong các cơ quan hành chính còn ngày nay dấu tròn với màu mực đỏ được dùng phổ biến. Bên cạnh đó, việc xác nhận không phải lúc nào cũng bằng việc ký và đóng dấu.
Quy định tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP là chưa đủ chi tiết, cũng không đủ khái quát để có thể xác định chính xác các dấu hiệu của bản chính”. Không có quy định việc “xác nhận” phải có chữ ký mà chỉ quy định giấy tờ phải được đóng dấu. Chúng ta có thể nhận thấy sự mâu thuẫn trong chính Điều luật này: Cùng là “bản chính”, nhưng nếu là ở trường hợp giấy tờ được “cấp” thì lại không bắt buộc phải đóng dấu, còn trường hợp giấy tờ được “xác nhận” thì lại phải có đóng dấu. Có thể nói quy định này rất khó hiểu và không tuân theo một cơ sở khoa học hay quy luật nào. Quy định này đang tạo ra nhiều khó khăn và lúng túng trong quá trình áp dụng pháp luật. Ngay cả các CCV giàu kinh nghiệm cũng thấy rất mệt mỏi chứ chưa nói đến các công chức tư pháp cấp xã.
“Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc (khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).
Theo Từ điển tiếng Việt thì “bản sao” có nghĩa là “văn bản sao lại y nguyên bản gốc”.7. Ta có thể hiểu rằng về mặt hình thức: Bản sao là văn bản nhưng không nhất thiết phải là bản giấy. Nó có thể được viết hoặc được in, miễn là nó chứa đựng nội dung mang ý nghĩa trọn vẹn từ bản gốc. | Cũng trong Từ điển tiếng Việt thì “bản gốc” có nghĩa là “bản xuất hiện đầu tiên, là cơ sở để sửa chữa hoặc để lập ra các bản sao”18. Tuy nhiên, không có giới hạn nào về hình thức của bản gốc, tức là bản gốc có thể chứa đựng nội dung văn bản nhưng không nhất thiết nó phải là một văn bản, không nhất thiết nó phải được tạo lập bằng cách viết, in hay tương tự như vậy. Bản gốc có thể là bản giấy được viết, in ấn, cũng có thể là âm thanh, lời nói hoặc một dạng truyền tải thông tin nào đó.
Từ những phân tích nêu trên, ta có thể kết luận, đối đượng được “sao” là thông tin chứ không phải là cách thức chứa đựng nó. Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao vẫn phải là một văn bản nhưng nó đã được cụ thể hóa về mặt hình thức dưới 02 (hai) dạng là: Bản chụp và bản đánh máy; các loại văn bản viết tay hoặc hình thành từ cách khác sẽ không được chấp nhận. Về mặt nội dung, chỉ chấp nhận: Bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
Mặc dù đã cụ thể hóa và chi tiết hơn các quy định trước đây, nhưng cách định nghĩa về bản sao vẫn còn khá nhiều vướng mắc. Trong trường hợp, bản chụp từ bản chính nhưng không thể hiện đầy đủ toàn bộ 100% nội dung của bản chính thì có được coi là bản sao hay không? Bởi thực tế cho thấy nhiều loại giấy tờ mà bản chụp không thể hiện được hết nội dung của bản chính hoặc thể hiện không chính xác. Ví dụ: Các nội dung thể hiện bằng nhiều màu sắc nhưng chỉ được chụp lại bằng hình ảnh đen trắng; các nội dung không thể sao chụp như con dấu nổi, nội dung in chìm trong các giấy tờ mà không thể chụp lại toàn bộ được; các giấy tờ có gắn chíp điện tử, mã từ, mã vạch có chứa thông tin”…
Việc một văn bản pháp luật định nghĩa lại một thuật ngữ để sử dụng trong phạm vi điều chỉnh của văn bản đó diễn ra khá phổ biến. Việc văn bản ra sau định nghĩa một thuật ngữ khác với văn bản trước đó cũng là điều bình thường. Tuy nhiên, định nghĩa theo phương pháp liệt kê mà không theo những đặc tính hay quy luật khoa học, logic thì sẽ luôn dẫn đến tình trạng định nghĩa bị thiếu, bị thừa hoặc bị bỏ sót các đối tượng tương tự hoặc có liên quan, gây nhầm lẫn hoặc gây khó khăn cho việc thực thi.
Rõ ràng, không chỉ có việc xác định đúng bản chính mà việc xác định thế nào là một bản sao theo đúng quy định đôi khi cũng không dễ dàng.
Ngoài ra, chứng thực bản sao từ bản chính mới chỉ là một phần nhỏ của chứng thực bản sao. Bên cạnh chứng thực bản sao từ bản chính còn có sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ theo quy định của
Sao tài liệu lưu trữ”” bao gồm: Sao từ bản gốc hoặc sao từ bản chính (sao y, trích sao) và sao từ bản sao y (sao lục).
“Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử (Khoản 8 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP).
“Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (Khoản 9 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP). Như vậy, chúng ta có thể thấy khái niệm “bản chính” trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng đã có sự khác biệt so với khái niệm “bản chính” được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
“Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dụng của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định”.
Chứng thực lưu trữ được quy định tại khoản 2 Điều 33 Luật Lưu trữ năm 2011. Theo đó, chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý”.
2. Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính:
Chứng thực bản sao từ bản chính thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp); UBND xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là UBND cấp xã); cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) và Tổ chức hành nghề công chứng (Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).
Tuy nhiên, quy định về thẩm quyền như tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP là chưa đầy đủ, thậm chí là còn thiếu sót rất nhiều. Riêng đối với chứng thực bản sao từ bản chính cũng đã có rất nhiều chủ thể khác có thẩm quyền thực hiện. Bản chất của việc chứng thực bản sao từ bản chính là chứng nhận bản sao có chứa đựng các thông tin y như bản chính, bản chính là hợp pháp. Câu hỏi đặt ra là: Những cơ quan, tổ chức nào có khả năng chứng thực?
Ngoài những cơ quan có thẩm quyền được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì tất cả các cơ quan, tổ chức khác đều có khả năng chứng thực đối với tài liệu do bản thân mình phát hành ra hoặc những thông tin thuộc lĩnh vực quản lý của mình. Thậm chí, kết quả chứng thực của các cơ quan, tổ chức này còn đảm bảo tính chính xác cao hơn so với kết quả chứng thực của các cơ quan có thẩm quyền quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Bởi vì, hiện nay tình trạng giấy tờ giả tràn lan trên thị trường, kỹ thuật làm giả cũng ngày càng tinh vi cho nên các cơ quan tiếp nhận yêu cầu chứng thực tạiNghị định 23/2015/NĐ-CP cũng gặp nhiều khó khăn trong việc phân biệt giấy tờ thật giả. Ngược lại, việc xác định thật giả, xác định tính chính xác của tài liệu đối với cơ quan phát hành, quản lý tài liệu đó lại vô cùng dễ dàng. Ví dụ, một công chứng viên hay một chủ tịch UBND phường không thể khẳng định Bằng cử nhân luật có con dấu của Khoa luật Đại học QGHN là thật hay giả, nhưng Khoa luật Đại học QGHN thì chắc chắn biết. Nhóm chủ thể này hiện không được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP mà được quy định tại Luật lưu trữ năm 2011 và Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
“Điều 33. Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ
Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử thực hiện.
Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ”.
Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử và người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo quy định của
