Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp, việc chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân cũng như chuyển từ tài khoản cá nhân sang tài khoản công ty diễn ra thường xuyên. Vậy quy định các cách chuyển từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân được thực hiện như thế nào? Cách thức hợp thức như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Có được chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân không?
Mỗi doanh nghiệp trong quá trình thành lập và hoạt động bao giờ cũng có tài khoản riêng của doanh nghiệp với mục đích để phục vụ cho các quá trình giao nhận, thanh toán, thu chi về tài chính của doanh nghiệp đó. Doanh nghiệp có thể gửi tiền hoặc ủy quyền quản lý số tiền cho ngân hàng. Với số tài khoản doanh nghiệp có thể chuyển khoản để thanh toán hay thu tiền hay rút tiền,… mỗi khi cần thực hiện các giao dịch.
Hiện nay, sau khi thành lập công ty, việc có bắt buộc phải lập tài khoản ngân hàng hay không là việc doanh nghiệp còn nhiều thắc mắc. Theo các văn bản quy định, hiện pháp luật chưa có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng. Tuy nhiên thời điểm nay, các doanh nghiệp thực hiện đóng thuế hay các giao dịch đều yêu cầu qua số tài khoản ngân hàng để giảm thiểu các tình trạng quá tải về thủ tục hành chính tại các chi cục, các ban ngành; đồng thời tạo thuận lợi cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và tránh đi lại nhiều.
Khi thực hiện việc chuyển tiền từ tài khoản của công ty sang cho cá nhân phải đảm bảo có đầy đủ chứng từ, giấy tờ đầy đủ để hợp thức khoản tiền đó, chứng minh điều đó là hợp lý và có cơ sở.
2. Cách chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân:
2.1. Chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân đang làm việc tại công ty:
Khi làm việc trong các doanh nghiệp, thực tế có rất nhiều trường hợp gặp phải là chuyển từ từ tài khoản của công ty sang tài khoản của cá nhân trong công ty như tài khoản của giám đốc, hay các tài khoản của các thành viên khác làm việc tại công ty. Muốn hợp thức hóa các trường hợp chuyển tiền như vậy, kết toán trong doanh nghiệp cần thực hiện như sau:
* Đối với trường hợp tài khoản tạm ứng:
– Thứ nhất, kế toán cần lập giấy đề nghị tạm ứng.
– Thứ hai, kế toán lập ủy nhiệm chi tiền ngân hàng tạm ứng theo các hạch toán là:
+ Nợ TK141: Khoản tạm ứng:
Theo quy định tại Điều 22 Thông tư số
Bên Nợ: là các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp.
Bên Có: gồm các khoản tạm ứng đã được thanh toán; số tiền tạm ứng dùng nếu không hết sẽ nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương; các khoản vật tư sử dụng không hết sẽ nhập lại kho.
Số dư bên Nợ: là số tạm ứng chưa được thanh toán.
TK 141 dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng (người lao động làm việc tại doanh nghiệp) để thực hiện các nhiệm vụ được giao trong sản xuất, kinh doanh hoặc bên cạnh đó để giải quyết các công việc khác được người có thẩm quyền phê duyệt. Trong trường hợp người nhận tạm ứng nào thường xuyên nằm trong các bộ phận quản trị, hành chính hay cung ứng vật tư sẽ phải được chỉ định lập văn bản do Giám đốc phê duyệt. Và khi đó, người lao động nhận tạm ứng sẽ có trách nhiệm với doanh nghiệp về số tiền hay vật tư đã nhận tạm ứng và phải sử dụng đúng mục đích vào các công việc được phê duyệt theo đúng quy định. Khi thực hiện, số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết thì phải tiến hành nộp lại quỹ.
Trường hợp đã hoàn tất công việc đã được phê duyệt, người nhận tạm ứng sẽ lập bảng thanh toán tạm ứng, trong đó có đầy đủ tài liệu, chứng từ kèm theo như chứng từ gốc để thanh toán số tiền hay vật tư tạm ứng đã nhận, việc thanh toán này có thể theo từng lần, từng khoản. Khi thực hiện công việc xong, số tiền tạm ứng còn thừa người lao động không nộp lại quỹ sẽ bị trừ vào lương của tháng đó.
Lưu ý: người lao động phải thanh toán dứt điểm các khoản tạm ưng kỳ trước mới được nhận được tạm ứng của kỳ tiếp theo. Trách nhiệm của kế toán trong doanh nghiệp là phải theo dõi chi tiết và ghi vào sổ kế toán cho từng lần tạm ứng đối với mỗi người lao động, cập nhật đầy đủ tình hình.
+ Có TK 112: Tiền gửi Ngân hàng:
– Thứ ba, lập
+ Nợ TK 111: Tiền mặt:
Tài khoản TK 111 có kết cấu bao gồm:
Bên Nợ là các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ nhập quỹ; Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê; Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam); chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm đã báo cáo.
Bên Có gồm các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ xuất quỹ; số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ bị thiếu hụt quỹ phát hiện khi thực hiện việc kiểm kê; Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo; Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
Số dư bên Nợ là các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo.
Tài khoản TK 111 mục đích để phản ánh lại tình hình thu, chi, tồn quỹ của doanh nghiệp trong đó gồm có tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ. Theo quy định, doanh nghiệp chỉ phản ánh vào TK 111 số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ. Còn trường hợp tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng mà không có thông qua quỹ tiền mặt của doanh nghiệp thì sẽ không ghi vào nợ TK 111 và phải phản ánh thông qua Nợ TK 113 tiền đang chuyển.
Trường hợp tiền do doanh nghiệp khác hay các cá nhân khác ký quỹ, ký cược tạo doanh nghiệp sẽ được quản lý cũng như hạch toán tương tự như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp. Khi xuất nhập tiền mặt sẽ phải có phiếu thu, phiếu chi và đảm bảo có đầy đủ chữ lý của những người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo đúng quy định của chế độ từng kế toán.
Trách nhiệm của kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo theo dõi quá trình thu, chi, xuất hay nhập quỹ tiền mặt được ghi rõ và đầy đủ trong sổ kế toán, từ đó mọi thời điểm sẽ phải tính ra số tồn quỹ.
Bên cạnh đó, thủ quỹ tại doanh nghiệp cũng phải có trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Thủ quỹ đảm bảo kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế theo hàng ngày, đối chiếu với các số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Trường hợp có sự chênh lệch thì phải kiểm tra tìm ra nguyên nhân chênh lệch từ đâu để có hướng tính toán, xử lý cụ thể.
+ Có TK 141: Khoản tạm ứng.
* Đối với trường hợp tài khoản đi mượn:
Kế toán sẽ phải thực hiện các công việc sau:
– Trước hết là lập bản hợp đồng hay các văn bản về việc mượn tiền.
– Sau đó, kế toán tiến hành lập phiếu thu tiền:
+ Nợ TK 111: Nợ tiền mặt theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 200/2014/TT-BTC.
+ Có TK 3388:
– Tiến hành lập ủy nhiệm chi để chi tiền ngân hàng trả lại:
+ Nợ TK 3388: những khoản phải trả khác
+ Có TK 112: Tiền gửi Ngân hàng
2.2. Chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân không làm việc tại công ty:
Trường hợp nếu như doanh nghiệp thực hiện việc chuyển tiền từ tài khoản của công ty sang các tài khoản cá nhân khác không có làm việc tại doanh nghiệp, công tác thực hiện hạch toán tiến hành như sau:
* Trường hợp tài khoản công mượn và phải trả lại:
– Lập hợp đồng hoặc văn bản mượn tiền.
– Tiến hành lập phiếu thu tiền:
+ Nợ TK 111.
+ Có TK 3388.
– Lập ủy nhiệm chi để chi tiền tại ngân hàng trả lại:
+ Nợ TK 3388.
+ Có TK 112.
* Trường hợp tài khoản tạm ứng cho công ty: đây là trường hợp đặt cọc mua hàng nhưng không mua và được trả lại hoặc không mua hàng nữa; hay trường hợp thực hiện việc tạm ứng cho công ty nhưng do nhầm lẫn đã chuyển khoản vào số tài khoản của cá nhân và giờ thực hiện việc hoàn trả lại.
– Kế toán lập giấy đề nghị thanh toán.
– Lập ủy nhiệm chi để chi tiền cho ngân hàng tạm ứng:
+ Nợ TK 331: phải trả cho người bán (tổng số tiền phải trả).
+ Có TK 112: tiền gửi Ngân hàng.
– Lập phiếu thu tiền hoàn ứng:
+ Nợ TK 111: tiền mặt.
+ Có TK 331: phải trả cho người bán (tổng số tiền phải trả).
