Hồ sơ dự thầu là gì? Biểu mẫu trong hồ sơ dự thầu có phải làm đúng như trong hồ sơ mời thầu?
Trong quá trình tham gia dự thầu, thì các nhà thầu sẽ gửi hồ sơ dự thầu và tiến hành những trình tự, thủ tục về việc đấu thầu dự án. Hồ sơ dự thầu là một trong những loại hồ sơ không thể thiếu trong đấu thầu dự án, chứa đựng toàn bộ tài liệu do nhà thầy, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu- đây là một loại hồ sơ ” chuyên biệt” được dùng để tham gia đấu thầu dự án như dự án xây dựng. Vậy câu hỏi đặt ra: ” Biểu mẫu trong hồ sơ dự thầu có phải làm đúng như trong hồ sơ mời thầu?”
Luật sư
– Cơ sở pháp lý:
1. Hồ sơ dự thầu là gì?
– Căn cứ Khoản 31 Điều 4
Theo đó, có thể hiểu hồ sơ dự thầu là toàn bộ những tài liệu do nhà đầu tư, nhà thầu lập ra, và hồ sơ dự thầu được nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu trong quá trình tham gia dự thầu. Khi có hồ sơ dự thầu thì bên mời thầu sẽ tiếp nhận, xem xét về những tài liệu có trong hồ sơ đó, đây cũng là căn cứ để bên mời thầu xem xét và lựa chọn nhà thầu một cách công bằng, minh bạch, công khai để lựa chọn ra một nhà thầu phù hợp và có tiềm năng nhất.
2. Biểu mẫu trong hồ sơ dự thầu có phải làm đúng như trong hồ sơ mời thầu?
– Theo quy định của pháp luật về đấu thầu quy định về các phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu, theo đó:
” Điều 58. Phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu
1. Phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu bao gồm: phương pháp giá dịch vụ, phương pháp vốn góp của Nhà nước, phương pháp lợi ích xã hội, lợi ích nhà nước và phương pháp kết hợp.
2. Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu bao gồm: tiêu chuẩn đánh giá về năng lực, kinh nghiệm; tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật; tiêu chuẩn đánh giá về tài chính.
3. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.”
Những phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu bao gồm rất nhiều những phương pháp khác nhau, tuy nhiên, pháp luật đã ghi nhận về những phương pháp đánh giá đó là:
+ Phương pháp giá dịch vụ
+ Phương pháp vốn góp của Nhà nước
+ Phương pháp lợi ích xã hội, lợi ích nhà nước
+ Phương pháp kết hợp.
Bên mời thầu sẽ áp dụng những phương pháp đánh giá về hồ sơ dự thầu theo những phương pháp mà pháp luật đã ghi nhận nhằm đánh giá về những hồ sơ dự thầu để lựa chọn những nhà thầu phù hợp với những yêu cầu, những tiêu chí mà nhà thầu đã đưa ra, bên cạnh đó, pháp luật cũng quy định về những tiêu chuẩn về việc đánh giá hồ sơ dự thẩu.
Dựa vào những tiêu chuẩn như: tiêu chuẩn đánh giá về năng lực, kinh nghiệm, hoặc có thể là tiêu chuẩn về việc đánh giá về kỹ thuật, tiêu chuẩn về đánh giá tài chính. Ở từng gói thầu khác nhau thì bên mời thầu, chủ đầu tư sẽ dựa vào lựa chọn từng phương pháp đánh giá cũng như dựa trên từng tiêu chuẩn về đánh giá hồ sơ dự thầu khác nhau phụ thuộc vào tính chất, tiêu chí cũng như yêu cầu của bên mời thầu, chủ đầu tư. Việc quy định về phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu cũng như việc quy định về những tiêu chí đánh giá hồ sơ dự án là vô cùng cần thiết trong quá trình lựa chọn nhà thầu.
– Đối với phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, thì đối với tổ chức là nhà đầu tư thì sẽ được áp dụng nhưng phương pháp đánh giá hồ sơ như :
+ Thứ nhất, phương pháp đánh giá giá cố định được áp dụng đối với các gói thầu tư vấn đơn giản, chi phí thực hiện gói thầu được xác định cụ thể và cố định trong hồ sơ mời thầu. Với phương pháp này áp dụng tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu là tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật. Còn đối với các hồ sơ dự thầu đã vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật, có giá dự thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ đi giá trị giảm giá (nếu có) không vượt chi phí thực hiện gói thầu thì căn cứ điểm kỹ thuật để so sánh, xếp hạng. Nhà thầu có điểm kỹ thuật cao nhất được xếp thứ nhất.
+ Thứ hai, phương pháp đánh giá dựa trên kỹ thuật được áp dụng đối với gói thầu tư vấn có yêu cầu kỹ thuật cao, đặc thù. Với phương pháp này thì áp dụng tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu là tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật. Khi xây dựng tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật phải quy định mức điểm yêu cầu tối thiểu không thấp hơn 80% tổng số điểm về kỹ thuật. Lựa chọn nhà thầu sẽ là nhà thầu có hồ sơ dự thầu đáp ứng điểm kỹ thuật tối thiểu theo quy định và đạt điểm kỹ thuật cao nhất được xếp thứ nhất và được mời đến mở hồ sơ đề xuất tài chính làm cơ sở để thương thảo hợp đồng.
+ Thứ ba, phương pháp đánh giá với giá thấp nhất được áp dụng đối với các gói thầu tư vấn đơn giản. Với phương pháp này áp dụng tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu là tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật. Đối với các hồ sơ dự thầu đã vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật thì căn cứ vào giá dự thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ đi giá trị giảm giá (nếu có). Kết quả là nhà thầu có giá thấp nhất được xếp thứ nhất
+ Thứ tư, phương pháp đánh giá kết hợp giữa kỹ thuật và giá được áp dụng đối với gói thầu tư vấn chú trọng tới cả chất lượng và chi phí thực hiện gói thầu. Với phương pháp này thì áp dụng tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu là tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật và tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp. Bên cạnh đó, tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp được xây dựng trên cơ sở kết hợp giữa kỹ thuật và giá. Khi xây dựng tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp phải bảo đảm nguyên tắc tỷ trọng điểm về kỹ thuật từ 70% đến 80%, điểm về giá từ 20% đến 30% tổng số điểm của thang điểm tổng hợp, tỷ trọng điểm về kỹ thuật cộng với tỷ trọng điểm về giá bằng 100%. Kết quả sẽ là nhà thầu có điểm tổng hợp cao nhất được xếp thứ nhất.
– Với một số tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật thì sẽ áp dụng phương pháp chấm điểm để lựa chọn nhà thầu, khi xây dựng tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật phải quy định mức điểm yêu cầu tối thiểu không thấp hơn 70% tổng số điểm về kỹ thuật, trừ trường hợp khác mà pháp luật quy định
* Lưu ý: Đối với nhà thầu tư vấn là cá nhân, tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu là tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ lý lịch khoa học, đề xuất kỹ thuật (nếu có). Nhà thầu có hồ sơ lý lịch khoa học, đề xuất kỹ thuật tốt nhất và đáp ứng yêu cầu của điều khoản tham chiếu được xếp thứ nhất.
Căn cứ khoản 5 Điều 3
“Điều 5. Hợp đồng
1. Loại hợp đồng áp dụng chủ yếu cho gói thầu mua sắm hàng hóa là hợp đồng trọn gói. Trường hợp hàng hóa có tính đặc thù, phức tạp, quy mô lớn và thời gian thực hiện hợp đồng trên 18 tháng thì có thể áp dụng loại hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh. Khi áp dụng loại hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh, hồ sơ mời thầu phải quy định rõ công thức điều chỉnh giá; trong quá trình thực hiện hợp đồng, trường hợp có thay đổi về đơn giá và cần phải điều chỉnh giá hợp đồng thì nhà thầu phải chứng minh được các yếu tố dẫn đến sự thay đổi về đơn giá đó.
2. Hồ sơ mời thầu phải bao gồm Mẫu hợp đồng và quy định chi tiết các điều, khoản của hợp đồng để nhà thầu làm cơ sở chào thầu và để các bên làm cơ sở thương thảo, hoàn thiện, ký kết hợp đồng.
3. Hợp đồng ký kết giữa chủ đầu tư, bên mời thầu với nhà thầu phải tuân thủ theo Mẫu hợp đồng, các điều kiện hợp đồng quy định trong hồ sơ mời thầu và các hiệu chỉnh, bổ sung do nhà thầu đề xuất được chủ đầu tư chấp thuận trong quá trình thương thảo, hoàn thiện hợp đồng nhưng bảo đảm không trái với quy định của pháp luật về đấu thầu và quy định khác của pháp luật có liên quan.”
Như vậy, có thể thấy những thông tin được cung cấp trong hồ sơ dự thầu là rất quan trọng và cần thiết, đối với trường hợp áp dụng loại hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh thì trong hồ sơ mời thầu của bên mời thầu, chủ đầu tư phải có những quy định rõ về những thông tin như: công thức điều chỉnh giá, nếu trong trường hợp có sự thay đổi về giá và sự thay đổi đó dẫn cần phải điều chỉnh thì nhà thầu cũng phải trình bày về vấn đề đó cũng như phải chứng minh được về những yếu tố tác động làm thay đổi về đơn giá đó.
Đối với hồ sơ mời thầu thì trong hồ sơ mời thầu không thể thiếu mẫu hợp đồng và những quy định chi tiết về các điều khoản của hợp đồng. Đây sẽ là một trong những căn cứ để chào thầu và cũng là cơ sở đáng tin cậy để các bên xem xét cũng như có những thương thảo, hoàn thiện, đàm phán, thoả thuận trước khi ký kết hợp đồng. Tóm lại với một số nội dung trong hồ sơ mời thầu bên nhà thầu có thể chỉnh sửa những phải thực hiện giải trình với chủ đầu tư để chủ đầu tư xem xét về tính hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế hay không.
