Hồ sơ, trình tự thủ tục báo tăng lao động tham gia đóng BHXH

Hiện nay, việc đóng bảo hiểm rất phổ biến. Hầu như tất cả mọi người đều tham gia đóng bảo hiểm, nếu là ở doanh nghiệp thì đóng bảo hiểm thất nghiệp, nếu làm tự do thì họ tham gia bảo hiểm tự nguyện phù hợp với thu nhập của mình. Họ coi khoản tiền đóng bảo hiểm là một khoản bảo đảm cho những rủi ro không may gặp phải trong tương lai. Tuy nhiên, không phải khi người lao động nào làm việc tại doanh nghiệp đều được tham gia bảo hiểm đầy đủ. Để hiểu và nắm rõ hơn quy định của pháp luật về nghĩa vụ đóng bảo hiểm cho người lao động của người sử dụng lao động, Luật Dương Gia với đội ngũ chuyên viên tư vấn, luật sư giàu kinh nghiệm sẽ giải đáp mọi thắc mắc của bạn trong lĩnh vực này

Tư vấn hồ sơ, trình tự, thủ tục báo tăng lao động tham gia đóng BHXH miễn phí: 1900.6568

Căn cứ theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội 2014 về mức đóng bảo hiểm bắt buộc thì người sử dụng lao động phải đóng 21,5% tiền lương phải trả cho người lao động. Để trốn tránh nghĩa vụ đóng bảo hiểm, gian lận khoản tiền phải đóng bảo hiểm cho người lao động thì nhiều doanh nghiệp khi có thay đổi nhân sự, số lượng nhân sự tăng lên không thông báo và làm thủ tục báo tăng lao động tham gia bảo hiểm cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Nếu người sử dụng lao động vi phạm một trong các trường hợp sau thì phải chịu mức phạt theo quy định tại Điều 26 Nghị định 95/2013/NĐ-CP về xử phạt hành chính lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và đưa người Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng:

– Trường hợp nếu cơ quan có thẩm quyền phát hiện ra việc có sự thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động về việc không tham gia đóng bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm bắt buộc thì sẽ bị phạt từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng

– Nếu người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau thì bị xử phạt từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm cho người lao động, tuy nhiên không được quá 75.000.000 đồng:

Chậm đóng bảo hiểm thất nghiệp

Đóng bảo hiểm không đúng quy định của pháp luật: Khai khống mức lương của người lao động nhằm giảm số tiền phải đóng bảo hiểm cho họ

Đóng bảo hiểm không đúng với số người lao động phải tham gia bảo hiểm

– Nếu người sử dụng lao động không đóng bảo hiểm cho toàn bộ người lao động thì bị xử phạt từ 18% đến 20% tổng số tiền bảo hiểm phải đóng cho người lao động, tuy nhiên không được quá 75.000.000 đồng

– Ngoài việc buộc doanh nghiệp truy nộp số tiền phải đóng bảo hiểm cho người lao động thì người sử dụng lao động phải nộp một khoản tiền lãi bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ bảo hiểm xã hội bình quân của năm trước liền kề tính trên số tiền và thời gian chậm đóng.

– Trường hợp nếu người sử dụng lao động trốn nghĩa vụ đóng bảo hiểm cho người lao động bằng thủ đoạn gian dối không đóng bảo hiểm cho người lao động từ 06 tháng trở lên với giá trị tiền từ 50.000.000 đồng đến dưới 300.000.000 đồng và từ 10 người đến dưới 50 người quy định tại Điều 216 Bộ luật hình sự 2015 thì sẽ bị xử phạt một trong các hình thức sau:

Bị phạt từ 50.000.000 đồng đến 200.000.000 đồng

Cải tạo không giam giữ đến 01 năm

Tù từ 03 tháng đến 01 năm

Để hạn chế tối đa việc các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng người lao động trốn nghĩa vụ nộp bảo hiểm cho người lao động trong các trường hợp có sự thay đổi nhân sự thì theo quy định người sử dụng lao động phải báo cáo danh sách người lao động tham gia đóng bảo hiểm trong 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm.

– Hồ sơ báo tăng lao động đóng bảo hiểm xã hội gồm:

Hợp đồng lao động giữa người sử dụng lao động và người lao động theo đúng quy định pháp luật: Đảm bảo việc người lao động làm việc tại doanh nghiệp là đúng

Bảng lương của người lao động nếu phía người sử dụng lao động báo tăng sau thời điểm đóng bảo hiểm

Điền đầy đủ thông tin người lao động báo tăng vào phiếu giao nhận hồ sơ

– Sau khi người sử dụng lao động hoàn tất hồ sơ trên thì có thể nộp đến cơ quan bảo hiểm nơi doanh nghiệp có trụ sở bằng hai hình thức:

Nộp trực tiếp tại văn phòng của cơ quan bảo hiểm

Nộp trực tiếp qua mạng: Cách thức này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp đã có phần mềm  kê khai bảo hiểm xã hội KBHXH của Tổng cục Bảo hiểm xã hội. Phần mềm này áp dụng đối với doanh nghiệp lần đầu tiên kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng điện tử. Nếu các doanh nghiệp khác đã từng đã mua phần mềm kê khai của các nhà mạng, bây giờ muốn sử dụng phần mềm này thì cần phải hủy bỏ phần mềm của các nhà mạng cũ.

Tổng đài tư vấn bảo hiểm xã hội trực tuyến miễn phí trên toàn quốc: 1900.6568

– Sau 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ cấp thẻ bảo hiểm y tế và sổ bảo hiểm xã hội. Nếu người lao động đó trước đây đã từng đóng bảo hiểm xã hội thì sẽ nhận lại thẻ bảo hiểm y tế. Nếu người lao động làm mất sổ bảo hiểm xã hội và thẻ y tế thì cần phải làm thủ tục xin cấp lại.

– Trường hợp người sử dụng lao động báo tăng sau thời điểm đóng bảo hiểm của doanh nghiệp thì phải đóng phạt truy thu theo quy định.

1. Khi nào phải báo tăng lao động đóng bảo hiểm xã hội?

Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì DN phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội. Tăng/giảm lao động đóng bảo hiểm xã hội (sau đây gọi tắt là “BHXH”), bảo hiểm y tế (sau đây gọi tắt là “BHYT”, bảo hiểm thất nghiệp (sau đây gọi tắt là “BHTN”) là một trong những trường hợp mà DN phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan BHXH. Cụ thể:

Tăng lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN được hiểu là tăng số lượng người lao động tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN. Ví dụ:

– DN giao kết hợp đồng lao động với người lao động

– Người lao động đi làm sau khi nghỉ thai sản, nghỉ ốm đi làm lại;

– Người lao động hết thời hạn được tạm ngừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất;

– Người lao động xin nghỉ không lương từ 14 ngày trở ldên đi làm trở lại;

– Người lao động hết thời gian tạm hoãn thực hiện hợp đồng đi làm trở lại, .v.v..

2. Thời hạn báo tăng lao động đóng BHXH?

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản và tiến hành đăng ký điều chỉnh với cơ quan BHXH.

3. Hồ sơ báo tăng lao động đóng bảo hiểm xã hội

Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định hồ sơ điều chỉnh đóng BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) bao gồm:

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

–  Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);

– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);

– Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì bổ sung thêm giấy tờ chứng minh (nếu có).

4. Trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết tăng, giảm lao động

Với mục tiêu đơn giản hóa thủ tục hành chính cùng ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết công việc, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều có thể thực hiện báo tăng, giảm bảo hiểm xã hội thông qua giao dịch điện tử.

Với các hồ sơ đã có, doanh nghiệp thực hiện kê khai trên phần mềm và chuyển tới cơ quan BHXH.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ, yêu cầu tăng, giảm lao động của doanh nghiệp sẽ được giải quyết.

5. Chậm báo tăng lao động đóng bảo hiểm xã hội bị xử lý thế nào?

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH cho cơ quan BHXH.  Đồng thời, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản và tiến hành đăng ký điều chỉnh với cơ quan BHXH, cụ thể là báo tăng lao động.

Vậy trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày tăng lao động tham gia bảo hiểm nhưng doanh nghiệp không thực hiện 2 thủ tục trên thì doanh nghiệp được xem là chậm báo tăng lao động. Có 2 trường hợp xảy ra:

– Chậm báo tăng lao động và không đóng bảo hiểm cho NLĐ:

Hàng tháng, doanh nghiệp sẽ trích tiền đóng BHXH bắt buộc, BHYT,BHTN trên quỹ tiền lương tháng của những NLĐ tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, đồng thời trích từ tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN của từng người lao động (NLĐ) theo mức quy định để nộp cho cơ quan BHXH cấp huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh của doanh nghiệp sẽ đóng tại cơ quan BHXH nơi chi nhánh hoạt động.

Thời hạn đóng tiền BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng là: chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng.

Quý thành viên vui lòng xem thêm tại công việc Trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN.

Như vậy, trường hợp doanh nghiệp chậm báo tăng lao động và không đóng bảo hiểm cho NLĐ  là vi phạm quy định về đóng BHXH bắt buộc, BHTN.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 5 và Khoản 4 Điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 24% đến 30% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 150.000.000 đồng khi có một trong các hành vi sau:

– Chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp;

– Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp không đúng mức quy định mà không phải là trốn đóng;

– Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp không đủ số người thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp mà không phải là trốn đóng.

Đồng thời, bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả, cụ thể: 

– Buộc truy nộp số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp phải đóng;

– Buộc nộp số tiền lãi bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ bảo hiểm xã hội bình quân của năm trước liền kề tính trên số tiền, thời gian chậm đóng, không đóng, trốn đóng; nếu không thực hiện thì theo yêu cầu của người có thẩm quyền, ngân hàng, tổ chức tín dụng khác, kho bạc nhà nước có trách nhiệm trích từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp số tiền chưa đóng, chậm đóng và lãi của số tiền này tính theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt vào tài khoản của cơ quan bảo hiểm xã hội đối với trường hợp vi phạm từ 30 ngày trở lên.

– Chậm báo tăng lao động nhưng vẫn đóng bảo hiểm cho NLĐ:

Vì doanh nghiệp báo tăng lao động muộn cho nên trong thời gian báo tăng muộn đó NLĐ được coi là không tham gia bảo hiểm xã hội. Như vậy, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính như đối với trường hợp không đóng bảo hiểm nêu trên. Còn việc hàng tháng doanh nghiệp vẫn tiến hành đóng bảo hiểm cho NLĐ này thì cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ coi đây là số tiền đóng thừa. Và cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ thể hiện trong thông báo kết quả đóng bảo hiểm (C12-TS ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017)