Thủ tục báo tăng, báo giảm người lao động tham gia BHXH

Hiện nay, vấn đề việc đóng BHXH, hay chốt sổ BHXH được người lao động rất quan tâm. Khi người lao động được công ty nhận vào làm thì theo quy định pháp luật phía bên công ty phải báo tăng BHXH cho người lao động. Trường hợp người lao động nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động thì đơn vị sử dụng lao động phải kịp thời lập hồ sơ gửi cơ quan BHXH để báo giảm tham gia BHXH, BHYT đối với người lao động.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang vướng mắc trong quá trình giải quyết thủ tục, làm hồ sơ và thời gian báo tăng, báo giảm BHXH. Luật Dương Gia căn cứ vào các quy định pháp lý để làm rõ về vấn đề về quy định báo tăng, báo giảm người lao động tham gia BHXH.

1. Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc:

Về đối tượng tham gia BHXH bắt buộc quy định người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bao gồm:

Thứ nhất, người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;

Thứ hai, người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng;

Thứ ba, cán bộ, công chức, viên chức;

Thứ tư, công nhân quốc phòng, công nhân công an, người làm công tác khác trong tổ chức cơ yếu;

Thứ năm, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân;

Thứ sáu, hạ sĩ quan, chiến sĩ quân đội nhân dân; hạ sĩ quan, chiến sĩ công an nhân dân phục vụ có thời hạn; học viên quân đội, công an, cơ yếu đang theo học được hưởng sinh hoạt phí;

Thứ bảy, người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;

Thứ tám, người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương;

Thứ chín, người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn.

Như vậy , trong các trường hợp trên thì người lao động đều thuộc đối tượng tham gia bhxh bắt buộc.

2. Thời hạn báo tăng, báo giảm BHXH cho người lao động:

2.1. Thời hạn báo tăng BHXH:

Về thời hạn báo tăng BHXH  Điều 99 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định về giải quyết đăng ký tham gia và cấp sổ bảo hiểm xã hội:

“Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều 97 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội;”

Như vậy, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động giao kết hợp đồng với người sử dụng lao động thì bên phía công ty phải đóng BHXH cho người lao động. Chẳng hạn như bạn kí hợp đồng với công ty ngày 15/03 thì trong khoảng thời gian từ ngày 15/03 đến ngày 15/04 bên phía công ty phải có trách nhiệm báo tăng BHXH cho bạn.

2.2. Thời hạn báo giảm BHXH:

Căn cứ theo quy định tại điều 10 Công văn 1734/BHXH-QLT hướng dẫn thời gian thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Theo đó, thời hạn khai báo hồ sơ thì đơn vị có thể lập hồ sơ phát sinh tăng, giảm, điều chỉnh lao động, tiền lương của tháng vào tất cả các ngày trong tháng qua hệ thống giao dịch điện tử. Tuy nhiên, để thuận lợi cho công tác theo dõi quản lý hồ sơ trường hợp giảm hoặc điều chỉnh đơn vị có thể thực hiện mỗi tháng một lần.

Khi có phát sinh tăng lao động đơn vị phải kịp thời khai báo tăng và thẻ BHYT có giá trị từ ngày khai báo hồ sơ qua hệ thống giao dịch điện tử.

Khi có phát sinh giảm thì đơn vị báo giảm từ ngày 01 tháng sau, tuy nhiên phải đóng giá trị thẻ BHYT của tháng sau. Trường hợp để không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.

3. Hồ sơ làm thủ tục báo tăng, báo giảm BHXH:

Trình tự thủ tục báo tăng, báo giảm BHXH cho NLĐ dưới đây của Luật Dương Gia giúp quý bạn đọc hiểu rõ thêm : Báo tăng cho NLĐ khi có NLĐ mới hoặc Báo giảm cho NLĐ khi NLĐ thôi việc. Trình tự hồ sơ thực hiện theo các bước như sau:

Căn cứ theo quyết định 595/QĐ-BHXH Khi đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cần chuẩn bị hồ sơ như sau:

Người lao động

+ Đối với người lao động đang làm việc tại đơn vị:

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

– Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.

+ Đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng tại Tiết a, c và d Điểm 1.7 Khoản 1 Điều 4:

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

– Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.

Đơn vị:

– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).

– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).

– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

4. Nơi tiếp nhận xử lý hồ sơ báo tăng, báo giảm:

–  Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH

Nộp trực tuyến là 1 hình thức thông thường. Khi đó, bạn chỉ cần đi trực tiếp đến cơ quan BHXH quản lý của công ty mình ở đây có thể là cấp huyện hoặc tỉnh. Hoặc có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện.

– Nộp trực tuyến qua mạng.

 Khi áp dụng việc nộp hồ sơ qua mạng,  thì công ty bắt buộc sử dụng phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội để tạo ra file hồ sơ, sau đó sử dụng chữ ký số (token) của công ty để kê khai trên trang của BHXH

5. Quy định phạt về chậm nộp đóng bảo hiểm bắt buộc:

a. Chậm báo tăng lao động

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH cho cơ quan BHXH.  Đồng thời, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản và tiến hành đăng ký điều chỉnh với cơ quan BHXH, cụ thể là báo tăng lao động.

Vậy trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày tăng lao động tham gia bảo hiểm nhưng doanh nghiệp không thực hiện 2 thủ tục trên thì doanh nghiệp được xem là chậm báo tăng lao động. Có 2 trường hợp xảy ra:

– Chậm báo tăng lao động và không đóng bảo hiểm cho NLĐ:

Hàng tháng, doanh nghiệp sẽ đóng BHXH bắt buộc, BHYT,BHTN dựa trên tiền lương tháng của những NLĐ tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, nộp cho cơ quan BHXH cấp quận , huyện nơi doanh nghiệp đang đặt trụ sở

Thời hạn đóng tiền BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng là: chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng.

Như vậy, trường hợp nếu doanh nghiệp chậm báo tăng lao động và không đóng bảo hiểm cho NLĐ thì mức phạt sẽ được căn cứ theo quy định tại Khoản 4 Điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền với mức từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau:

– Thứ nhất, chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp. Dựa trên thời gian kí kết giữa bạn và công ty, có thể xác định được thời gian công ty chậm đóng cho bạn.

– Thứ hai, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp không đủ số người thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp mà không phải trốn đóng. Căn cứ vào danh sách người lao động tại công ty, bạn có thể thấy rõ chẳng hạn như công ty đóng ít hơn số người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.

Đồng thời buộc truy thu số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp chậm đóng và đóng số tiền lãi của số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp chậm đóng theo mức lãi suất của hoạt động đầu tư từ Quỹ bảo hiểm xã hội trong năm.

– Chậm báo tăng lao động nhưng vẫn đóng bảo hiểm cho NLĐ:

Trường hợp đặt ra ở đây là việc doanh nghiệp báo tăng lao động muộn nên trong thời gian báo tăng muộn đó NLĐ được coi là không tham gia bảo hiểm xã hội.

Như vậy, với trường hợp này công ty bạn sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính như đối với trường hợp không đóng bảo hiểm . Nếu hàng tháng công ty bạn vẫn tiến hành đóng bảo hiểm cho NLĐ này thì cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ coi đây là số tiền đóng thừa. Theo đó, phía bên BHXH sẽ thông báo kết quả đóng bảo hiểm (C12-TS) ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH)

b. Chậm báo giảm lao động

Khi NLĐ nghỉ việc, đơn vị phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng đó).

Như vậy, doanh nghiệp báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì được xem là báo giảm lao động chậm.

Bên cạnh đó, Điểm 9.6 Mục 9 Công văn 1734/BHXH-QLT hướng dẫn về trường hợp báo giảm chậm như sau:

Ví dụ: Bạn thôi việc vào ngày 26/07/2019, doanh nghiệp báo giảm vào ngày 01/08/2019 thì đóng BHYT hết tháng 8/2019; không đóng BHXH, BHTN tháng 8/2019.

Và Điểm 10.3 Mục 10 Công văn 1734/BHXH-QLT quy định về thời hạn khai báo hồ sơ

Như vậy, khi phát sinh giảm người tham gia BHYT thì doanh nghiệp phải kịp thời lập danh sách giảm gửi cơ quan BHXH. Trong trường hợp báo giảm chậm, doanh nghiệp phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng hết tháng đó.

TƯ VẤN TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ

Tóm tắt câu hỏi:

Em muốn hỏi về trường hợp công nhân nghỉ thai sản: Đến tháng 7/2016 là nghỉ hết chế độ thai sản 06 tháng. Nhưng bây giờ công nhân không đi làm nữa, vậy em báo giảm nghỉ do chuyển đơn vị nhưng bên bảo hiểm không chấp nhận. Bên bảo hiểm trả lời phải báo tăng trước xong 3 tháng sau mới được báo giảm? Luật sư có thể trả lời giúp em và cho em văn bản liên quan để em tìm hiểu được không?

Luật sư tư vấn:

Căn cứ Khoản 1 Điều 38 Quyết định 959/QĐ-BHXH quy định về quản lý đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội như sau:

“1. Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN

…..

1.7. Người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng BHXH tháng đó. Thời gian này không được tính để hưởng BHXH, trừ trường hợp nghỉ việc hưởng chế độ thai sản.

Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng theo quy định của pháp luật về BHXH thì không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN nhưng vẫn được hưởng quyền lợi BHYT.

1.8. Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng theo quy định của pháp luật về BHXH thì đơn vị và người lao động không phải đóng BHXH, BHTN, thời gian này vẫn được tính là thời gian tham gia BHXH, không được tính là thời gian đóng BHTN; phải đóng BHYT do cơ quan BHXH đóng.”

Như vậy, theo quy định trên, nếu sau thời gian nghỉ thai sản, người lao động không quay trở lại làm việc thì về nguyên tắc công ty phải báo tăng người lao động tham gia bảo hiểm xã hội sau khi báo tăng thì người sử dụng lao động báo giảm người lao động tham gia bảo hiểm xã hội.

Cơ quan bảo hiểm xã hội yêu cầu sau 03 tháng kể từ khi báo tăng, công ty thực hiện thủ tục báo giảm lao động tham gia bảo hiểm là không có căn cứ và không đúng quy định pháp luật.