Hồ sơ, trình tự thủ tục báo giảm lao động tham gia đóng BHXH

Bảo hiểm xã hội là một khoản ràng buộc người lao động và người sử dụng lao động. Để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động trong các trường hợp ốm đau, tai nạn lao động, thai sản… thì hàng tháng người sử dụng lao động và người lao động sẽ đóng một khoản tiền bảo đảm cho quyền lợi này. Khi doanh nghiệp có các vấn đề phát sinh hoặc cắt giảm lao động thì người sử dụng lao động phải có nghĩa vụ thông báo cho cơ quan bảo hiểm để điều chỉnh mức đóng bảo hiểm của doanh nghiệp. Với đội ngũ chuyên viên tư vấn, luật sư giàu kinh nghiệm của Luật Dương Gia sẽ hỗ trợ bạn nắm rõ hơn các quy định của pháp luật về việc đóng bảo hiểm.

Tư vấn hồ sơ, trình tự, thủ tục báo giảm lao động tham gia đóng BHXH miễn phí: 1900.6568

– Căn cứ Khoản 1 Điều 3 Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định bảo hiểm xã hội là một khoản đảm bảo cho người lao động trong trường hợp người đó không có thu nhập do bị ốm đau, bệnh tật, tai nạn lao động, chế độ thai sản, đến tuổi nghỉ hưu hoặc chết. Khi người lao động tham gia làm việc tại một tổ chức cá nhân, cơ quan nhà nước thì người lao động và người sử dụng lao động phải trích một phần thu nhập để đóng bảo hiểm bắt buộc do nhà nước tổ chức

– Trường hợp doanh nghiệp cắt giảm nhân sự hoặc người lao động nghỉ việc đúng quy định pháp luật thì phía doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo cho cơ quan bảo hiểm biết việc thay đổi nhân sự để điều điều chỉnh việc đóng bảo hiểm của doanh nghiệp. Đồng thời doanh nghiệp có nghĩa vụ hợp tác với cơ quan bảo hiểm để xác nhận thời gian đóng bảo hiểm của người lao động khi họ chấm dứt hợp đồng lao động hoặc nghỉ việc theo quy định của pháp luật nhằm đảm bảo mức hưởng bảo hiểm đúng theo quy định của người lao động (Căn cứ quy định tại Khoản 5 Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động)

–  Đối với doanh nghiệp: Mức đóng bảo hiểm theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH thì người sử dụng lao động có nghĩa vụ đóng tất cả các loại bảo hiểm gồm: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp – bệnh nghề nghiệp với tổng tỉ lệ phải đóng là 21,5%. Trong khi đó phía người lao động phải đóng chỉ 10.5% tiền lương hàng tháng. Đây chính là mấu chốt để thấy rằng việc báo giảm người lao động đóng bảo hiểm rất quan trọng.

– Đối với khối hành chính sự nghiệp: Mức đóng bảo hiểm dựa trên tiền lương cơ sở tính theo ngạch, bậc, cấp bậc quân hàm, các loại phụ cấp (nếu có)

– Sở dĩ, doanh nghiệp phải chốt, trả sổ bảo hiểm và báo giảm lao động tham gia bảo hiểm để đảm bảo được lợi ích của người sử dụng lao động bởi mức hưởng bảo hiểm xã hội dựa trên mức đóng và thời gian đóng bảo hiểm xã hội của người lao động. Đồng nghĩa với việc người sử dụng lao động phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc dựa trên số người lao động tham gia làm việc tại doanh nghiệp. Nếu không báo giảm thì phía doanh nghiệp chịu thiệt hại trực tiếp, dẫn đến việc rò rỉ nguồn kinh tế của doanh nghiệp.

Để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp thì khi có thay đổi cắt giảm nhân sự hoặc người lao động nghỉ việc theo quy định của pháp luật thì doanh nghiệp phải báo cắt giảm lao động theo đúng quy định của pháp luật.

– Hồ sơ báo cắt giảm lao động đóng bảo hiểm xã hội gồm:

Hợp đồng lao động được kí theo quy định của pháp luật: Để đảm bảo việc người lao động làm việc tại doanh nghiệp là không vi phạm quy định pháp luật, các điều kiện đều được xác lập dựa trên tinh thần tự nguyện của hai bên.

Điền đầy đủ thông tin người lao động nghỉ việc vào phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu: Nhằm đối chiếu, kiểm tra thông tin người lao động để đảm bảo rằng việc cắt giảm đối tượng đóng bảo hiểm là đúng người.

Quyết định thôi việc của doanh nghiệp theo đúng quy định: Khi người lao động nghỉ việc đúng pháp luật thì việc chốt, trả sổ bảo hiểm sau này mới được thực hiện, đảm bảo quyền lợi cho người lao động

– Sau khi đảm bảo hồ sơ trên đã đầy đủ thì người sử dụng lao động nộp lên cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp có trụ sở. Trong vòng 10 ngày, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo kết quả điều chỉnh mức đóng bảo hiểm xã hội đối với doanh nghiệp.

Người sử dụng lao động phải thực hiện việc chốt, trả sổ bảo hiểm cho người lao động khi họ nghỉ việc theo đúng quy định của pháp luật sau khi thông báo cắt giảm lao động đóng bảo hiểm.

Đường dây nóng tư vấn bảo hiểm xã hội trực tuyến miễn phí trên toàn quốc: 1900.6568

– Sổ bảo hiểm xã hội của người lao động nghỉ việc

– Phiếu giao nhận hồ sơ

– Tờ khai cung cấp, thay đổi thông tin người lao động tham gia bảo hiểm

– Công văn chốt sổ của doanh nghiệp.

– Quyết định hưởng các trợ cấp theo quy định của pháp luật

– Sau khi hoàn tất hồ sơ trên thì người sử dụng lao động nộp lên cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp có trụ sở. Trong thời gian 07 ngày làm việc, người sử dụng lao động có trách nhiệm phải chốt, trả số bảo hiểm cho người lao động.

1. Khi nào phải báo giảm lao động đóng bảo hiểm xã hội?

Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì DN phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội. Tăng/giảm lao động đóng bảo hiểm xã hội (sau đây gọi tắt là “BHXH”), bảo hiểm y tế (sau đây gọi tắt là “BHYT”, bảo hiểm thất nghiệp (sau đây gọi tắt là “BHTN”) là một trong những trường hợp mà DN phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan BHXH. Cụ thể:

Giảm lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN được hiểu là giảm số lượng người lao động tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN. Ví dụ:

– DN chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động;

– Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày;

– DN được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất;

– Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng;

– Tạm hoãn thực hiện Hợp đồng; , .v.v.

2. Thời hạn báo giảm lao động đóng BHXH?

Để thuận lợi cho công tác theo dõi quản lý hồ sơ trường hợp giảm hoặc điều chỉnh DN có thể thực hiện mỗi tháng một lần.

3. Hồ sơ báo giảm lao động đóng bảo hiểm xã hội?

Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định hồ sơ điều chỉnh đóng BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) bao gồm:

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

–  Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);

– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);

– Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì bổ sung thêm giấy tờ chứng minh (nếu có).

4. Trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết tăng, giảm lao động

Với mục tiêu đơn giản hóa thủ tục hành chính cùng ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết công việc, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều có thể thực hiện báo tăng, giảm bảo hiểm xã hội thông qua giao dịch điện tử.

Với các hồ sơ đã có, doanh nghiệp thực hiện kê khai trên phần mềm và chuyển tới cơ quan BHXH.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ, yêu cầu tăng, giảm lao động của doanh nghiệp sẽ được giải quyết.

5. Chậm báo giảm lao động đóng bảo hiểm xã hội bị xử lý thế nào?

Khi có phát sinh giảm NLĐ, đơn vị phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng đó).

Nếu doanh nghiệp báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì được xem là báo giảm lao động chậm.

Căn cứ Điểm 2.1 Khoản 2 điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 quy định:

Bên cạnh đó, Điểm 9.6 Mục 9 Công văn 1734/BHXH-QLT năm 2017 hướng dẫn về trường hợp báo giảm chậm như sau:

Ví dụ: NLĐ thôi việc 28/07/2017, doanh nghiệp báo giảm vào ngày 01/08/2017 thì đóng BHYT hết tháng 8/2017; không đóng BHXH, BHTN tháng 8/2017.

Và Điểm 10.3 Mục 10 Công văn 1734/BHXH-QLT quy định:

Như vậy, theo quy định trên thì khi phát sinh giảm người tham gia BHYT thì doanh nghiệp phải kịp thời lập danh sách giảm gửi cơ quan BHXH. Trong trường hợp báo giảm chậm, doanh nghiệp phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng hết tháng đó.