Khi có sự điều chỉnh về nhân sự, doanh nghiệp phải báo giảm bảo hiểm xã hội theo quy định. Trường hợp báo giảm bảo hiểm xã hội nhầm tháng phải làm thế nào?
Mục lục bài viết
1. Hướng dẫn báo giảm bảo hiểm xã hội:
Căn cứ khoản 1 Điều 98
Theo đó, doanh phải thông báo bằng văn bản với cơ quan BHXH khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội. Điều này đảm bảo lợi ích cho cả doanh nghiệp và người lao động.
Các trường hợp mà doanh nghiệp phải thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội bao gồm:
– Người lao động nghỉ việc chấm dứt
– Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.
– Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày.
– Người lao động, đơn vị hoãn thực hiện hợp đồng.
– Doanh nghiệp được xét tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất.
Dưới đây là hướng dẫn quy trình thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội:
* Hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội gồm:
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (mẫu TK1-TS).
– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (mẫu TK3-TS).
– Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp… (mẫu D02-TS).
– Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS).
* Thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội nộp trực tiếp bằng hồ sơ giấy:
Thứ nhất, nộp hồ sơ:
– Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ, giấy tờ như trên thì doanh nghiệp sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội thì sẽ nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc nộp qua đường bưu điện.
Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận là cơ quan bảo hiểm xã hội đang quản lý công ty ở cấp huyện hoặc cấp tỉnh để nộp bộ hồ sơ.
Thứ hai, tiếp nhận hồ sơ và giải quyết:
Sau khi nộp hồ sơ theo đúng quy định thì doanh nghiệp chờ giải quyết.
Thời gian giải quyết là trong vòng 10 ngày tính từ ngày cơ quan bảo hiểm xã hội nhận được hồ sơ, yêu cầu giảm lao động của doanh nghiệp sẽ được giải quyết.
Thứ ba, nhận kết quả:
Doanh nghiệp sẽ được cơ quan bảo hiểm xã hội thông báo kết quả báo giảm bảo hiểm xã hội thành công cho người lao động sau thời hạn giải quyết theo quy định.
Sau đó các dữ liệu, thông tin sẽ được cập nhật trên thống quản lý của cơ quan bảo hiểm xã hội.
* Thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội trên phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử:
Đối với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử sẽ lập hồ sơ và thực hiện báo giảm trực tiếp trên phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử.
Lưu ý: doanh nghiệp phải đảm bảo doanh nghiệp có tài khoản đăng ký giao dịch với cơ quan Bảo hiểm xã hội. Trình tự thực hiện như sau:
Thứ nhất, doanh nghiệp truy cập vào trang giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội.
Sau đó đăng nhập tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội.
Thứ hai, sau khi đăng ký thành công, doanh nghiệp tải phần mềm về máy tính và tiến hành kê khai thông tin.
Say đó xuất file hồ sơ, dùng chữ ký số để nộp lên cơ quan bảo hiểm xã hội.
2. Báo giảm bảo hiểm xã hội nhầm tháng phải làm thế nào?
Theo quy định, trường hợp báo giảm bảo hiểm xã hội nhầm tháng, doanh nghiệp đã lập hồ sơ báo giảm tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trước đó nhưng có sai dót dẫn đến bảo giảm bảo hiểm xã hội thì doanh nghiệp sẽ lập lại báo giảm lao động tham gia bảo hiểm xã hội.
Doanh nghiệp sau khi bổ sung đầy đủ các hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội liên quan thì cơ quan bảo hiểm xã hội tiến hành xử lý điều chỉnh giảm đóng bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp báo giảm bảo hiểm xã hội điều chỉnh đúng tháng nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động. Qua đó, doanh nghiệp cũng tiết kiệm được các chi phí bảo hiểm xã hội chậm trễ phát sinh.
3. Doanh nghiệp chậm báo giảm lao động có bị xử phạt không?
Khi có phát sinh giảm người lao động, đơn vị phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi cơ quan bảo hiểm xã hội qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng đó).
Trường hợp doanh nghiệp báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì sẽ bị coi là báo giảm lao động chậm.
Căn cứ điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 Quyết định số 595/QĐ-BHXH quy định nếu như doanh nghiệp, đơn vị lập danh sách báo giảm chậm thì doanh nghiệp sẽ phải đóng số tiền bảo hiểm y tế của tháng báo giảm chậm đó và thẻ bảo hiểm y tế của người lao động có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.
Bên cạnh đó, theo khoản 3 Điều 10 Công văn số 1734/BHXH-QLT năm 2017 quy định khi có phát sinh giảm thì đơn vị báo giảm từ ngày 01 tháng sau, tuy nhiên phải đóng giá trị thẻ Bảo hiểm y tế của tháng sau. Trường hợp để không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.
Như vậy, theo quy định hiện nay chưa có mức phạt vi phạm hành chính cụ thể được đặt ra đối với trường hợp doanh nghiệp báo giảm lao động chậm. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp báo giảm lao động chậm thì sẽ phải đóng số tiền bảo hiểm y tế của các tháng báo giảm chậm.
4. Doanh nghiệp báo tăng bảo hiểm xã hội khi nào?
Tăng bảo hiểm xã hội được hiểu là doanh nghiệp tặng số lượng người lao động tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định của
– Doanh nghiệp giao kết hợp đồng lao động với người lao động.
– Người lao động đi làm sau khi nghỉ thai sản, nghỉ ốm đi làm lại.
– Người lao động hết thời hạn được tạm ngừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất.
– Người lao động hết thời gian tạm hoãn thực hiện hợp đồng đi làm trở lại.
– Người lao động xin nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên đi làm trở lại.
Theo quy định thời hạn báo tăng bảo hiểm xã hội cho người lao động là trong vòng 30 ngày tính từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng phía bên doanh nghiệp phải thực hiện thông báo bằng văn bản và tiến hành đăng ký điều chỉnh với cơ quan Bảo hiểm xã hội (căn cứ khoản 1 Điều 99 Luật bảo hiểm xã hội).
Doanh nghiệp lưu ý nếu như báo tăng bảo hiểm xã hội muộn thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Căn cứ điểm a khoản 4 Điều 41 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, mức xử phạt như sau:
+ Doanh nghiệp không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động trong vòng 30 ngày tính từ ngày thực hiện giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng: phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 4 triệu đồng/một người lao động (mức phạt tối đa là 75 triệu đồng).
Theo đó, với mỗi người lao động bị báo tăng chậm, người sử dụng lao động là cá nhân vi phạm sẽ bị phạt từ 02 – 04 triệu đồng nhưng tối đa không quá 75 triệu đồng. Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức vi phạm sẽ bị phạt từ 04 – 08 triệu đồng/người lao động bị xâm phạm quyền lợi nhưng tối đa không quá 150 triệu đồng (căn cứ khoản 1 Điều 6 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP). Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý về thời hạn báo tăng/giảm lao động cho cơ quan nhà nước để tránh bị phạt theo quy định.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
Văn bản hợp nhất số 19/VBHN-VPQH Luật bảo hiểm xã hội.
Quyết định số 595/QĐ-BHXH ban hành quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế
