Xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn

1. Xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn:

Pháp luật hiện nay đã quy định cụ thể về hóa đơn điện tử. Căn cứ theo quy định tại Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thì hóa đơn điện tử là loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của Cơ quan thuế, hóa đơn điện tử được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do các tổ chức và cá nhân buôn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập thông qua các phương tiện điện tử, hóa đơn điện tử được sử dụng để ghi nhận lại các thông tin liên quan tới hoạt động mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, trong đó bao gồm cả trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối trực tiếp và khả năng điều chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế. Trong đó:

– Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế được xem là loại hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi các tổ chức, cá nhân buôn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ gửi cho người mua;

– Hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử do các tổ chức buôn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trực tiếp gửi cho người mua mà không cần phải đăng ký mã của Cơ quan thuế.

Căn cứ theo quy định tại Điều 91 của Luật quản lý thuế năm 2019 có quy định về việc doanh nghiệp/tổ chức kinh tế sử dụng các loại hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế trong quá trình buôn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần buôn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, ngoại trừ các trường hợp như sau:

– Doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực xăng dầu, lĩnh vực điện lực, lĩnh vực bưu chính viễn thông, lĩnh vực tài chính tín dụng, bảo hiểm y tế, nước sạch, dịch vụ kinh doanh thương mại điện tử, thương mại siêu thị, vận tải hàng không, vận tải đường bộ, vận tải đường sắt, vận tải đường biển, vận tải đường thủy, và các doanh nghiệp/tổ chức đã hoặc sẽ thực hiện các giao dịch với Cơ quan thuế thông qua phương thức điện tử, xây dựng các cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng cho quá trình lập hóa đơn và tra cứu hóa đơn điện tử, lưu giữ và bảo quản dữ liệu đối với hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật, bảo quản việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến các Cơ quan thuế, thì sẽ được quyền sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế trong quá trình buôn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị của từng lần mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, ngoại trừ trường hợp rủi ro về thuế cao theo quy định của chủ thể có thẩm quyền đó là bộ trưởng Bộ tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng các loại hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế;

– Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng đầy đủ điều kiện bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế theo quy định của pháp luật, tuy nhiên cần phải có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trong trường hợp các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, các tổ chức khác được Cơ quan thuế đồng ý cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng, thì sẽ được Cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh, đồng thời cần phải thực hiện thủ tục kê khai thuế và nộp thuế trước khi Cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh đó.

Bên cạnh đó, căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về thời điểm lập hóa đơn điện tử. Theo đó, thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động mua bán hàng hóa (trong đó bao gồm cả hoạt động bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, xung cung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) theo quy định của pháp luật hiện nay được xác định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc chuyển giao quyền sử dụng các loại hàng hóa đó cho người mua, không phân biệt người bán đã thu được tiền hay chưa thu được tiền của người mua.

Theo đó, trong trường hợp doanh nghiệp bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho các khách hàng là khách lẻ, thì bên bán vẫn phải có nghĩa vụ xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng theo các quy định nêu trên. 

Dựa theo nguyên tắc tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thì trong quá trình mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn để giao cho người mua (trong đó bao gồm cả trường hợp hàng hóa và dịch vụ dùng để khuyến mại, hàng hóa và dịch vụ dùng để quảng cáo, các loại hàng mẫu, hàng hóa và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, dùng để trao đổi, trả thay lương cho người lao động theo quy định của pháp luật và dùng trong hoạt động tiêu dùng nội bộ, xuất hàng dưới các hình thức cho vay, hình thức cho mượn hoặc hoàn trả lại hàng hóa), và đồng thời bắt buộc phải ghi đầy đủ các nội dung căn cứ theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì bắt buộc phải sử dụng theo định dạng chuẩn dữ liệu của Cơ quan thuế căn cứ theo quy định tại Điều 12 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Tóm lại, việc xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ là nghĩa vụ của bên bán, bất kể trường hợp khách hàng lấy hóa đơn hay không lấy hóa đơn thì các đơn vị bán hàng vẫn phải có nghĩa vụ xuất hóa đơn, các đơn vị có thể ghi chú thêm vào nội dung trong hóa đơn là “khách hàng không lấy hóa đơn”.

2. Trường hợp nào hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có tiêu thức người mua?

Căn cứ theo quy định tại khoản 5 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thì trong trường hợp người mua không có mã số thuế, nội dung trên hóa đơn không bắt buộc phải thể hiện thông tin liên quan tới mã số thuế của người mua, và trong một số trường hợp nhất định thì trên hóa đơn cũng không bắt buộc phải thể hiện tên của người mua và địa chỉ của người mua. Bao gồm các trường hợp đặc biệt sau:

– Hóa đơn điện tử bán hàng tại các siêu thị, tại các khu trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh;

– Hóa đơn điện tử bán lẻ xăng dầu cho các khách hàng là cá nhân không kinh doanh;

– Hóa đơn điện tử là vé, thẻ, tem;

– Hóa đơn điện tử sử dụng cho hoạt động thanh toán internet giữa các hãng hàng không. 

Theo đó, hóa đơn điện tử cần phải được thực hiện theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử bắt buộc phải có các nội dung liên quan tới người mua, tuy nhiên trong một số trường hợp ngoại lệ nêu trên thì không bắt buộc phải có tiêu thức người mua.

3. Hóa đơn không đầy đủ nội dung có bị xử phạt như thế nào?

Trong trường hợp, hành vi lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc căn cứ theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với tổ chức, và phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với cá nhân (căn cứ theo quy định tại điểm h khoản 4 Điều 24 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Đồng thời, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi này được xác định là hai năm được tính bắt đầu kể từ thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm căn cứ theo quy định tại Điều 8 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Cụ thể, căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 24 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về mức phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với các tổ chức khi thực hiện một trong những hành vi vi phạm quy định của pháp luật như sau:

– Có hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ;

– Có hành vi lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định của pháp luật;

– Lập hóa đơn ghi ngày trên hóa đơn trước thời điểm mua hóa đơn của các Cơ quan thuế;

– Lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, và đồng thời đã giao hóa đơn đó cho người mua, đã thực hiện thủ tục kê khai thuế;

– Lập hóa đơn điện tử khi chưa nhận được thông báo đồng ý của cơ quan thuế, hoặc lập hóa đơn trước giai đoạn ngày cơ quan thuế chấp nhận cho phép sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã;

– Lập hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ trong phản thời gian tạm ngưng hoạt động kinh doanh, ngoại trừ trường hợp lập hóa đơn giao cho khách hàng nhằm mục đích thực hiện các hợp đồng đã ký kết trước giai đoạn thông báo tạm ngưng kinh doanh;

– Lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không có khả năng kết nối và điều chuyển dữ liệu điện tử với các cơ quan thuế;

– Lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn căn cứ theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Nghị định 125/2020/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn

– Luật quản lý thuế năm 2019;

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế;

– Nghị định 125/2020/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.

THAM KHẢO THÊM:

• Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm
• Quy định ngày xuất hoá đơn? Xuất hoá đơn trước hay sau ký biên bản thanh lý?
• Quy định ngày xuất hoá đơn? Xuất hoá đơn trước hay sau khi ký thanh lý?