Mẫu công văn thông báo chậm tiến độ và hướng dẫn cách viết

1. Mẫu công văn thông báo chậm tiến độ:

TÊN ĐƠN VỊ/CƠ QUAN RA THÔNG BÁO ————— Số: …./CV-…. V/v: ………(1)……

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ……, ngày …. tháng….. năm…….

Kính gửi:………(2)……

– Về phần nội dung công văn thông báo:

+ Nêu rõ các nội dung cần thông báo;

+ Nguyên nhân, lý do phát sinh thông báo này;

– Về phần kết thúc công văn thông báo: Trình bày rõ các mong muốn, nguyện vọng trong thời gian sắp tới.

Trân trọng./.

Nơi nhận: – Như trên ..(3)……..; – …….; – Lưu: VT, ..(4)……..

ĐẠI DIỆN CƠ QUAN/ TỔ CHỨC (Ký, đóng dấu)

Địa chỉ: Số nhà…… đường….., huyện/quận/thành phố:…., tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương……

Điện thoại: …… , Fax: …….….

Email: ….; Website: …..

2. Hướng dẫn cách viết công văn thông báo chậm tiến độ:

Khi tiến hành làm công văn thông báo chậm tiến độ, cá nhân, tổ chức cần đảm bảo các quy chuẩn chung về nội dung và hình thức. Cụ thể như sau: 

– Công văn thông báo chậm tiến độ phải nêu rõ nội dung thông báo về vấn đề gì. Đây là phần mục có vai trò, ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Bởi, người ta khi nhìn vào một tờ công văn, họ sẽ dựa vào tên nội dung của công văn đó để xác định vấn đề thông báo là gì. 

– Trong công văn phải ghi rõ nơi nhận công văn. Nơi nhận công văn có thể là tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân mà người làm công văn có dự định gửi công văn đến. Nội dung này nhằm xác định đối tượng nhận công văn.

– Công văn thông báo chậm tiến độ cũng cần đảm bảo ghi rõ tên đơn vị, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ việc hoặc trong nội dung công văn. 

– Công văn thông báo cần đảm bảo các thông tin cơ bản khác như: Địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan để tiếp nhận đơn; số điện thoại đơn vị, cá nhân nhận công văn, số Telex, số Fax; địa chỉ email; Website. Nếu nơi nhận trong phần kính gửi của Công văn là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh (chức vụ) đó vào.

Trong công văn báo thông báo chậm tiến độ cần đảm bảo tuân thủ các nội dung nhất định như trên. Đây là các nội dung mang tính chất bắt buộc, cần phải có trong một bản công văn thông báo chậm tiến độ. Các nội dung đó không chỉ là những thông tin tạo nên giá trị của một công văn thông báo, mà nó còn giúp tính chuẩn chỉnh trong văn bản thông báo được bảo đảm thực hiện.

3. Ý nghĩa của công văn thông báo chậm tiến độ:

– Công văn thông báo chậm tiến độ là một trong những hình thức, cách thức mà cá nhân, tổ chức, thông bảo với cá nhân, tổ chức liên quan khác về vấn đề chậm tiến độ.

– Công văn này có thể được sử dụng để thông báo về việc chậm tiến độ trong thực hiện dự án, công trình, để cá nhân, tổ chức có quyền hạn liên quan nắm bắt được tình hình và lý do chậm tiến độ. Từ đó, đưa ra những phương thức hỗ trợ hợp lý, kịp thời theo đúng quy định của pháp luật.

– Ở bất kỳ công việc cụ thể nào cũng có tiến trình, tiến độ công việc. Người ta thường nói “hoàn thành đúng tiến độ”, nghĩa là các cá nhân, tổ chức thực hiện một công việc bất kỳ sẽ phải đảm bảo hoàn thành nó trong một khoảng thời gian nhất định như kế hoạch đã đề ra. Tiến độ ở đây chính là mục đích mà các cá nhân, tổ chức hướng đến trong việc cố gắng hoàn thành những hình thức công việc nhất định. Cùng với đó, từng loại hình công việc, dự án đầu tư bất kỳ trong xã hội đều mang những giá trị, ý nghĩa nhất định. Theo đó, những dự án, công trình này tác động sâu sắc đến đời sống dân cư của người dân và xã hội. Do đó, tiến độ không chỉ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với việc hoàn thành một dự án, công trình, mà nó còn tác động sâu sắc đến sự phát triển của xã hội.

Ví dụ: Công ty Cổ phần X tiến hành xây dựng một dự án sân golf có quy mô hơn 2 ngàn mét vuông. Theo đó, từng mảng thực hiện công trình này được vạch ra, giao cho các cá nhân, tổ chức nhất định. Anh Nguyễn Văn A, là nhân viên mẫn cán của công ty X. Anh được chủ tịch Hội đồng quản trị công ty X bàn giao nhiệm vụ tạo mặt sân golf trong vòng 2 tháng. Tuy nhiên, trong khoảng thời gian 2 tháng đó, do mưa kéo dài, nên quá trình thực hiện công việc gặp rất nhiều khó khăn. Tiến độ công việc không được hoàn thành. Gần đến ngày bàn giao công việc, anh A (với trách nhiệm là người chịu trách nhiệm với nhiệm vụ này) đã tiến hành làm công văn thông báo chậm tiến độ đến Hội đồng quản trị công ty X. Trong công văn đã ghi rõ nội dung chậm tiến độ, lý do chậm tiến độ. Công văn đã được Hội đồng quản trị thông qua. Qua công văn, công ty X đã nắm bắt được lý do chậm tiến độ, khảo sát thực tế. Từ đó, đưa ra phương hướng giải quyết kịp thời. 

– Hiện nay, công văn thông báo chậm tiến độ được áp dụng rất phổ biến trong thực tế. Bởi:

+ Xã hội ngày càng phát triển. Công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước làm hình thành ngày càng nhiều các công trình xây dựng, cơ sở vật chất. Các công trình xây dựng này đòi hỏi một hệ thống quản lý, xây dựng kín kẽ và cụ thể. Để thực hiện và hoàn thành nên một công trình, dự án hoàn thiện, cần có sự nhất quán cao trong công tác vận hành giữa các cơ quan ban ngành, cá nhân, tổ chức có thẩm quyền. Cơ quan, tổ chức cấp trên sẽ bàn giao công việc, nhiệm vụ cho cơ quan cấp dưới. Trong một khoảng thời gian nhất định, các cá nhân, tổ chức được bàn giao công việc phải hoàn thành tiến độ công việc mà mình được giao phó. Song, trong thực tế, có rất nhiều trường hợp cá nhân, cơ quan, tổ chức không hoàn thành được tiến độ công việc của mình. Với những tình huống như vậy, các cá nhân, tổ chức phải tiến hành làm công văn thông báo chậm tiến độ. 

+ Quản lý hoạt động công việc là chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan ban ngành cấp trên. Ở bất kỳ lĩnh vực công việc nào, đều cần có sự quản lý thực hiện rõ ràng. Quy trình quản lý này giúp chất lượng công việc đạt được kết quả cao, công tác hoạt động công việc đạt được kết quả tốt đẹp nhất. Công văn thông báo chậm tiến độ giúp các cá nhân, tổ chức thực hiện công việc sẽ có ý thức, trách nhiệm đối với công việc của mình. Nếu chưa hoàn thành công việc, họ phải đưa ra những thông báo với lý do cụ thể, để từ đó giúp cơ quan ban ngành cấp trên hiểu rõ vấn đề và đưa ra những biện pháp hỗ trợ kịp thời. 

– Thông qua công văn thông báo chậm tiến độ, người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc bất kỳ sẽ giải trình, đưa ra những lý do về việc chậm tiến độ công việc đối với cơ quan chức năng có thẩm quyền. Mặt khác, công văn thông báo chậm tiến độ cũng giúp cơ quan chức năng (cá nhân, tổ chức) có quyền hạn đối với công việc đó được biết về tiến độ thực tế của công việc, lý do khiến tiến độ công việc không được hoàn thành kịp thời. Từ đó, các bên sẽ cùng nhau đưa ra những biện pháp hợp lý để xử lý, giải quyết vấn đề. 

Qua những phân tích trên, có thể thấy, công văn thông báo chậm tiến độ có vai trò, ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong qua quá trình thực hiện, hoàn thành một dự án, công trình bất kỳ. Nó là căn cứ phục vụ giám sát, giải trình về quá trình xây dựng dự án bất kỳ; là trách nhiệm của bên chịu trách nhiệm với công việc được giao. Để dự án, công trình hay công việc nào đó đạt được kết quả cao nhất, các cá nhân, tổ chức phải có sự liên kết, ràng buộc với nhau về việc bàn giao nhiệm vụ và thực hiện nhiệm vụ. Trong trường hợp bên được giao nhiệm vụ không hoàn thành công việc đúng thời gian, chất lượng công việc như đã thỏa thuận, họ phải có trách nhiệm thông báo cho bên chủ đầu tư, cá nhân, tổ chức bàn giao công việc về vấn đề này. Từ đó, cá nhân, tổ chức có thẩm quyền sẽ đưa ra những biện pháp hỗ trợ xử lý kịp thời, giúp công việc đó đạt được kết quả tốt nhất.